Реквизит 16 резолюция. Резолюция составляется руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Ее пишут от руки на первом листе поступившего документа под реквизитом «адресат». В резолюции указываются: фамилия (или фамилии) исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции
включает несколько фамилий, то первой обычно стоит фамилия ответственного исполнителя. ГОСТ Р 6.30-97 предусматривает составление резолюции и в виде отдельного документа. Резолюция в этом случае является . самостоятельным документов, содержащим поручение руководителя. Для этих целей используют обычно небольшие бланки (формата А6) с напечатанной типографским способом фамилией руководителя, на которых и составляется текст резолюции.
Реквизит 17 заголовок к тексту. Заголовок к тексту составляется исполнителем документа во всех случаях, когда документ оформлен на бумаге формата А4. Если документ подготовлен на формате А5, реквизит можно опустить. Заголовок к тексту реквизит, выражающий в краткой форме основное содержание документа. Заголовок позволяет быстро определить степень информативности документа, его важность или срочность, помогает ориентироваться в содержании документа при его получении, рассмотрении. Заголовок обязательно используется при регистрации документов.
Заголовок должен быть кратким и точно передавать смысл текста, он должен быть грамматически согласован с названием вида документа. Например:
Приказ (о чем?) о создании структурного подразделения
Приказ (о чем) об увольнении
Протокол (чего?) заседания ученого совета
Письмо (о чем?) о заключении договора
Должностная инструкция (кого?) секретаря
Акт (чего?) ревизии
Акт (о чем?) о. выделении к уничтожению документов
Место для размещения заголовка на документе обычно отмечается уголками при изготовлении бланка. Заголовок располагают слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок печатают через один интервал. Точку в конце заголовка не ставят.
Реквизит18 отметка о контроле. Отметка о контроле проставляется только на тех документах, процесс исполнения (или сроки) которых контролируется. Отметка наносится делопроизводственной службой (или секретарем) после того, как руководитель принимает решение о контроле документа. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 отметка о контроле представляет собой крупную букву «K», которую наносят от руки ярким фломастером или специальным резиновым штемпелем. Проставляется отметка на левом поле документа на уровне заголовка к тексту, Возможно использование других отметок о контроле, например, штамп «контроль» и срок исполнения документа.
Реквизит 19 текст документа. Текст документа печатают отступив 2 — 4 интервала от реквизита «заголовок к тексту» через 1,5 межстрочных интервала.
ГОСТ Р 6.30-97 допускает печатать текст документа на двух, сторонах листа бумаги.
В документах, составленных на двух и более страницах, вторая и последующая страницы нумеруются. Номер страница проставляется посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, дефисов и слова страница (стр.).
Реквизит 20 отметка о наличии приложений. Отметка о наличии приложений предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект. Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2 — 4 интервала), выше реквизита «подпись». Слово «Приложение» печатается от левого поля, после него ставится двоеточие. Текст приложения печатается через один межстрочный интервал, если приложений несколько, текст разделяется 1,5 интервалами. Если в тексте документа даются названия документов, которые будут являться приложением к ним, отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:
Приложение: на 10 л. в 3 экз.
Если в тексте документа приложения упомянуты, но не названы, в отметке о приложениях они должны быть указаны полностью. Например:
Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 2 экз.
2. Смета расходов.... на 3 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов можно не указывать.
Документы, которые являются приложениями к другим, должны быть оформлены на стандартных листах бумаги и иметь в правом верхнем углу отметку, состоящую из слова «Приложение» (которое печатают без кавычек), наименования, номера, и ты и других реквизитов основного документа. Например:
Приложение
к приказу ректора университета
11.04.99№ 07/21
При наличии нескольких приложений к одному документу на них проставляется порядковый номер. «Приложение №1», : ;«Приложение № 2» и т. д. Допускается выражение печатать прописными буквами, а также центровать это выражение, документа, его дату, и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например,
ПРИЛОЖЕНИЕ № 3
к приказу ректора университета
11.04.2000 № 07/21
Реквизит 21 подпись. Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.).
Доклады, докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера могут быть подписаны исполнителем (автором) документа, но только в тех случаях; когда решаемые в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции.
Документ может быть подписан двумя или более должностными лицами, если за его составление и содержание ответственны несколько должностных лиц. Например, документы, в которых содержатся сведения денежного, материального, кредитного характера, являющиеся основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей; документы, изменяющие кредитные и расчетные обязательства, подписывают и руководитель организации, и главный бухгалтер. Документы, составленные совместно двумя или более организациями, подписывают руководители этих организаций.
В состав реквизита «подпись» входит наименование должности лица и наименование организации, которую оно возглавляет (если документ подготовлен без использования бланка), личная подпись, инициалы и фамилия.
Если документ оформлен на бланке, то реквизит «подпись» включает краткое наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию.
Если документ подготовлен двумя организациями и его подписывают лица равных должностей, то их подписи располагают двумя группами на одном уровне.
В таком случае документы оформляют не на бланках и подписывают столько экземпляров документа, сколько организаций принимало участие в их разработке. Таким образом каждая организация (учреждение) имеет официально оформленный подлинник документа.
Если документ .подписывают несколько должностных лиц одной организации, их подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей. Например:
Генеральный директор А,Д. Лакеенков
Главный бухгалтер Л.Д. Жукова
Две подписи оформляются на документах коллегиальных органов — протоколы и выписки из них подписывают председатель и секретарь.
Документы, составленные комиссией (акты), подписывают председатель и все члены комиссии.
Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на тех, которые остаются в делах организации — автора документа. Приложения к документам также должны быть подписаны в установленном порядке. Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2 — 3 межстрочных интервала.
В отечественной практике оформления документов часто встречается проставление косой черты или предлога «за» перед наименованием должности руководителя, означающих, что документ подписан другим должностным лицом. Такая практика недопустима, это нарушает юридическую силу документа. Документ может подписать лицо, официально исполняющее обязанности руководителя. Использование предлога «за» или сокращения «зам», недопустимо.
Допускается в реквизите «подпись» центрирование наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например,
Коммерческий директор ЗАО «Вымпел» Н.Ф. Рубцов
В ряде случаев (для подписания приглашений, извещений, справок, внутренних документов) может быть использовано факсимиле. Факсимильная подпись — это механическое воспроизведение собственноручной подписи руководителя. Организация самостоятельно определяет порядок использования факсимильной подписи и виды документов, которыми она заверяется. Правила пользования факсимиле закрепляются либо изданием распорядительного документа, либо инструкцией по дело производству. При этом необходимо помнить, что использование факсимильной подписи вместо настоящей не должно противоречить закону или иным правовым актам.
Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» установил порядок удостоверения документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью информационных и телекоммуникационных систем. Юридическая сила таких документов удостоверяется электронной цифровой подписью.
Реквизит 22 гриф согласования документа. Реквизит 23 визысогласования документа. Согласование документа осуществляется в тех случаях, когда возникает необходимость оценки его содержания определенным кругом должностных лиц. Оценка проводится с точки зрения целесообразности создания документа, его соответствия действующему законодательству, точности изложения и формулировки рассматриваемого вопроса и др. Согласование документа необходимо для подтверждения согласия одного или нескольких должностных лиц, структурных подразделений, организаций или учреждений с решением вопроса, изложенным в документе.