4.5. Требования к изготовлению документов
Упорядочение процессов документирования включает помимо соблюдения процедур составления документов также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.
Управленческие документы изготавливаются на пишущий машинках или компьютерах. Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений, Существуют определенные правила изготовления документов печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер, обеспечивает их качество.
Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят m нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал.
Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5 — 2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2 — 3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) — 28 знаков.
Текст документа на бланках А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 — через один интервал.
Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе и оформления документа сводятся к следующему:
• От границы левого поля печатают: реквизиты «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложений», «фамилия исполнителя и номер телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «подпись», «гриф согласования», надписи «верно»; слова «примечания» и «основание», если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию; в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»; в протоколах слова: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ».
• Отступив пять печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.
• Отступив 32 печатных знака — реквизит «адресат».
• Отступив 40 печатных знаков — реквизиты «гриф ограничения доступа к документу» и «гриф утверждения».
• Отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите «подпись».
При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства — текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональных возможностях.