Документооборот на предприятии (стр. 2 из 5)

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракта, акты, нормативные документы).

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».

После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в то же день отправляются адресату.

Внутренний документопоток составляют документы, не выходящие за пределы организации. Происхождение документов совпадает со сферой их применения: они создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации.

К внутренним, прежде всего, относятся организационные документы, определяющие задачи, функции предприятия в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности - положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др.

Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, - приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы и т.д. [19]

На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними, такой же и с исходящими документами:

- составление проекта документа исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа специалистом;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем (утверждение в необходимых случаях);

- регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемов).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

- передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);

- контроль исполнения документа;

- исполнение документа;

- проставление отметки об исполнении.

Завершающими стадиями работы с внутренними документами: использование в справочно-информационной работе и определение сроков хранения. [20]

1.2 Нормативно-правовое регулирование организации документооборота на предприятии

Регулирование, организации документооборота на предприятии представленная на рисунке 1, опирается на законодательную базу:

- Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 года, последняя редакция 30 декабря 2008года; [1]

- Федеральный закон «О государственном языке» от 01 июня 2005 года № 53-ФЗ. Направлен на обеспечение использования государственного языка Российской Федерации на всей территории Российской Федерации в оформлении документов на предприятиях и в исполнительных органах; [2]

- Федеральный закон «Об акционерных обществах» от 26 декабря 1995 года за № 208-ФЗ (по состоянию на 19.07.2009г. № 205-ФЗ). Устанавливает требования к фирменному наименованию общества, бланков, штампов, места нахождения, определяет правила составления устава общества, обязанность ведения протокола собрания акционеров и документирования деятельности исполнительного органа; [3]

- Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года за № 149-ФЗ. Регулирует отношения, возникшие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, применении информационных технологий, обеспечении защиты информации.

Регламентирует единые правила организации работы с документами государственных органов и органов местного самоуправления.[4]

- Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 года за № 1-ФЗ (по состоянию на 08.11.2007г. № 258-ФЗ). Регулирует обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе; [5]

Рисунок 1 – Структура нормативно-правового регулирования работы с документами.

- Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 года за № 98-ФЗ (по состоянию на 24.07.2007г. за № 214-ФЗ). Регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, составляющей секрет производства. Организационно-правовая документация предприятия не является коммерческой тайной; [6]

- Федеральный закон «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002г.№184-ФЗ (по состоянию на 18 июля 2009г.№189-ФЗ) устанавливает порядок разработки национальных стандартов, закрепляет требования к построению, изложению, оформлению различных видов документов, создание и использование классификации ТЭСИ, проведение унификации документов и применение унифицированной системы документации, автоматизация информационных ресурсов в сфере управления. [7]

- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 ноября 2004 года за № 125-ФЗ (по состоянию на 13.05.2008г. за № 68-ФЗ). Регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства; [8]

- Кодекс Российской Федерации «Об административных правонарушениях», принят 30 декабря 2001 году (по состоянию на 9.11.2009г.). Регулирует соблюдение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов; [10]

- Гражданский Кодекс Российской Федерации, принят 30 ноября 1994 году (по состоянию на 17.07.2009г.). Устанавливает единые правила к оформлению устава, учредительного договора, бухгалтерских документов. Ряд статей кодекса устанавливает обязательность документирования, виды и разновидности документов, созданных при совершении актов гражданских взаимоотношений, устанавливаются требования к их оформлению; [11]

- Трудовой Кодекс Российской Федерации, принят 30 декабря 2001 году (по состоянию на 9.11.2009г.). Устанавливает обязательность применения в каждой организации локально-правовых актов (должностная инструкция, и др. документы); [12]

- Уголовный Кодекс Российской Федерации, принят 13 июня 1996 году (по состоянию на 9.11.2009г.). Определяет уголовную ответственность за преступления в области документационного обеспечения управления; [13]

- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, принят 8 ноября 2005 года. Инструкция регламентирует правила оформления, организации контроля, регистрации, использования в текущей деятельности, проведения экспертизы ценности документов, подготовка и передача документов в архив, порядок передачи документов на хранение в архив, формирование и оформление дел, составление номенклатур дел, организация документооборота и исполнения документов, особенности подготовки и оформления отдельных видов документов; [14]

- ГОСТ Р 511.41-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. [14]

- ГОСТ Р ИСО 154.89-1-2007 «Управление документами. Общие требования» принят 12 марта 2007г. №28(по состояния на 16 января 2009г.). Регулирует вопросы управления документами, как в государственных, так и в коммерческих организациях. [16]

2 Анализ организации документооборота в отделе обслуживания юридических лиц и корпоративных клиентов в филиале ОАО «ВолгаТелеком» Открытого акционерного общества «Электросвязь Оренбургской области»

2.1 Характеристика деятельности предприятия ОАО «Электросвязь Оренбургской области»

Открытое акционерное общество «ВолгаТелеком» - один из крупнейших в России и крупнейший в Поволжье оператор связи. Сегодня ОАО «ВолгаТелеком» занимает свыше 80% рынка фиксированной связи, является ведущим провайдером интернет-услуг с долей рынка около 60%. ОАО «ВолгаТелеком» предоставляет комплекс услуг телефонии, сотовой связи, Интернет и передачи данных, телевидения и радиовещания. Монтированная емкость – 5,2 млн. телефонных номеров. Количество пользователей услуг широкополосного доступа в Интернет – 928 тыс.

Процесс объединения 11 предприятий связи Поволжья, завершенный 30 ноября 2002 г., позволил создать единую мощную компанию, обладающую высоким уровнем капитализации, рентабельности и инвестиционной привлекательности, огромным маркетинговым потенциалом.

ОАО "ВолгаТелеком" сегодня – это:

- разветвленная телекоммуникационная сеть в 11 регионах Поволжья;

- крупнейший Интернет – провайдер;

- новейшие технологии связи;

- устойчивая динамика роста доходов и объемов услуг;

- эффективные технологии управления бизнесом.

ОАО «ВолгаТелеком» стабильно развивается, непрерывно наращивает производственные мощности и расширяет спектр оказываемых услуг. Компания уверенно смотрит в будущее, укрепляя свои позиции на отечественном рынке телекоммуникационных услуг, проводя активное развитие и модернизацию телефонной сети на базе новейших технологий.