Документооборот на предприятии (стр. 4 из 5)

Рассмотренные начальником отдела документы передаются главному специалисту, который, осуществляет принятое начальником управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение специалиста.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день рассмотрения руководителем документа. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, специалист размножает его в нужном количестве экземпляров.

К исходящим документам относят: коммерческое предложение, запросы, заявки, письма. Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем документа, который затем согласовывается с начальством и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается начальником отдела, затем отправляется адресату.

Документы оправляются в другие организации различными способами: по почте, по факсу, по электронной почте и др. Почтовые отправления упаковывают, оформляют и сдают в отделения связи. Перед упаковкой документов отдел ОЮЛиКК обязан проверить правильность оформления документов, неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Расчет за услуги электросвязи осуществляется в программе АСР «Старт». Современная автоматизированная система расчетов за услуги электросвязи (АСР) или биллинговая система определяется как комплекс аппаратно-программных средств и организационно-технологических мероприятий, обеспечивающих следующие функции:

- учет и обслуживание абонентов сети оператора связи;

- сбор информации об оказанных услугах и их тарификацию;

- формирование платежных документов;

- прием платежей и контроль их прохождения.

Уникальность биллинга как информационной системы состоит в объединении разнородных информационных потоков на уровне управления услугами и расчетами (объединение представлено на рисунке 2).

На входе в АСР с помощью различных средств и протоколов поступает первичная информация об оказанных услугах связи, данные о неоказании услуг связи, заявки, претензии клиентов, платежи за услуги связи в наличной и безналичной форме.

На выходе биллинговой системы первичные данные представлены в агрегированном виде, согласно требованиям финансовых систем управления. Сюда же относятся отчетные формы, статистические выборки по услугам и загрузке оборудования, данные по отдельным пользователям и группам абонентов и клиентов. При этом внешние задачи могут управлять биллинговой системой, например посредством изменения тарифов или установки скидок на отдельные услуги или пакеты услуг.

Рисунок 2 – Схема объедания компонентов информационной системы АСР «Старт» (биллинговая система)

В результате АСР или биллинговая система сама по себе представляет собой многокомпонентную технически сложную систему. Каждая компонента представляет собой функционально законченный блок и самостоятельно реализовывает одну из задач оператора.

Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект документа, проводится его согласование с должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается начальником. Внутренними документами являются договора, заявки, допсоглашения и др.

Обмен внутренними документами (отправка и получение или передача и прием) производится исполнителями документов непосредственно адресатам; через секретарей или лиц, ответственных за ведение делопроизводства - между соответствующими должностными лицами администрации; посредством каналов внутренней электронной связи (локальной сети); средствами почтовой, курьерской связи, а также по каналам факса и телефонной связи.

Документы исполняются либо в сроки, установленные резолюцией, определяющей порядок исполнения документа, либо в соответствии с типовыми сроками, предусмотренными для их исполнения. Контроль сроков исполнения внутренних документов ведется в отделе.

Таким образом, сделав анализ организации документооборота в отделе обслуживания юридических лиц и корпоративных клиентов, обнаружены следующие недостатки, из-за отсутствия журналов регистрации не ведется подсчет количества документов, что затрудняет и инструкции по делопроизводству в отделе ОЮЛиКК.

3. Совершенствование организации документооборота в отделе обслуживания юридических лиц и корпоративных клиентов открытого акционерного общества «Электросвязь Оренбургской области»

Сегодня на любом современном предприятии основным способом предоставлении информации является документ. Фактически, неэффективное использование информации или ее утрата может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ – это потерянные денег, потерянное время, упущенные возможности.

В конечном счете, автоматизация документооборота позволяет обеспечить предприятию конкурентное преимущество.

Предлагаем ввести электронную программу для регистрации всех документов. Внедрение информационных систем требуют не только немало усилий, но и больших капиталовложений.

Эффективность работы можно повышать двумя способами: сокращая затраты и повышая производительность труда. Внедрение системы электронного документооборота может решить обе эти проблемы.

Рассчитать прямой экономический эффект можно, проведя комплексное обследование отдела и выявить набор измеряемых параметров.

Эти параметры будут касаться, прежде всего, таких факторов как:

- уменьшение площадей, отводимых для хранения документов;

- уменьшение затрат на копирование;

- сокращение затрат на бумагу и расходные материалы для принтеров;

- уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде;

- уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование.

Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников: повышение скорости выполнение работ, увеличение объема выполняемых работ, снижение ошибок при работе (особенно с документами, имеющими юридические обязательства).

Переход хотя бы части документов в электронный вид позволяет существенно уменьшить затраты на бумагу, копировальное оборудование, расходные материалы, содержание огромных архивов бумажных документов.

Ниже проведен сравнительный анализ системы электронного документооборота «ДокМенеджер», автоматизированная система контроля исполнения документов и поручений АСКИД и CompanyMedia — программный комплекс - система электронного документооборота.

Таблица 1 – Сравнительная характеристика автоматизированной системы документационного управления

Критерий		ДокМенеджер	АСКИД		CompanyMedia
1		2	3		4
Класс системы (основная функциональность)		Система электронного документооборота	Автоматизирован-ная система		система электронного документооборота
Продолжение таблицы 1
1		2	3		4
1. Работа с документами		+	+		+
Контроль исполнительской дисциплины		+	+		+
Поиск документов		+	+		+
Организация защищенного документооборота в сети
Разграничение прав доступа — задание пользователю или группе пользователей прав на чтение / модификацию для каждого документа или для выбранной номенклатуры дел		+	-		+
Шифрование, хранение и передача документов и инф-ии о поручениях в зашифрованном виде		-	-		-
Контроль бизнес-процесса
Назначение сроков -возможность назначить срок выполнения задания, этапа бизнес-процесса, всего бизнес-процесса		+	+		+
Автоматические уведомления — возможность настроить автоматические оповещения в зависимости от сроков		+	+		+
Контроль состояния - возможность в любой момент наглядно увидеть состояние всех реализующихся бизнес-процессов		+	+		+
Средства просмотра и печати отчетов -наличие в системе встроенных средств для просмотра и печати выходных документов		+	+		+
Редактор отчетов -возможность на выбор задания запросов информации из базы данных и создания соответствующей этому запросу формы вывода итогового документа (отчета либо журнала).		-	+		-
Продолжение таблицы 1
1		2	3		4
Службы доступа через глобальную сеть
Поддержка электронного бизнеса, Удаленное администрирование	-			-	-
Электронная подпись — возможность использования электронной подписи	+			+	+
Основные преимущества	Простота использования и внедрения; широкие возможности взаимосвязи с другими системами (CRM, ERP, 1С и другими) и др.			Многоуровневая вертикальная система сквозного контроля; легкость внедрения; гибкость; обмен информацией	Простота использования и внедрения; состоит из модуляторов; возможность работы с другими программами и др.
Стоимость системы	Серверная лицензия -17945 руб. Лицензия на рабочее место (при количестве 1-70) - 2553 руб.			Серверная лицензия -19453 руб. Лицензия на рабочее место (при количестве 1-70) - 5833 руб.	Серверная лицензия -20451руб. Лицензия на рабочее место (при количестве 1-70) - 6553 руб.

По этим критериям руководитель предприятия должен выбрать одну из программ для своего офиса. Необходимо выбрать ту, которая имеет больше положительных критериев, чем отрицательных.