Содержание
Введение …………………………………………………………………………..4
1. Теоретические основы организации документооборота…...………………..5
1.1 Этапы работы с документами………………………………………………..5
1.2 Нормативно-правовое регулирование организации документооборота на предприятии………………………………………………………………………8
2. Анализ организации документооборота в отделе обслуживания юридических лиц и корпоративных клиентов в филиале ОАО «ВолгаТелеком» Открытого акционерного общества «Электросвязь Оренбургской области»……………………………………………………….12
2.1 Характеристика деятельности предприятия ОАО «Электросвязь Оренбургской области»…………………………………………………………12
2.2 Особенности организации документооборота в отделе ОЮЛиКК ОАО «Электросвязь Оренбургской области»………………………………………..14
3. Совершенствование организации документооборота в отделе обслуживания юридических лиц и корпоративных клиентов Открытого акционерного общества «Электросвязь Оренбургской области»……………19
Заключение……………………………………………………………………….23
Список использованных источников…………………………………………...24
Приложение А – Организационная структура отдела продаж ..……………..25
Приложение Б – Устав ОАО «ВолгаТелеком» ………………………………..26
Приложение В - Виды лицензий на услуги связи ОАО «Электросвязь Оренбургской области» ………………………………………………………...27
Приложение Г – Должностная инструкция главного специалиста отдела ОЮЛиКК …………………………………………………………………...……28
Приложение Д – Сертификат соответствия ОАО «Электросвязь Оренбургской области» ………………………………………………………...29
Приложение Е – Бланки заявлений отдела ОЮЛиКК ОАО «Электросвязь Оренбургской области» ……………………………………………………….30
Приложение Ж – Бланк письма-просьбы поступающие на e-mail в отдел ОЮЛиКК ОАО «Электросвязь Оренбургской области» ……………………31
Приложение З – Бланк письма-просьбы поступающие по факсу в отдел ОЮЛиКК ОАО «Электросвязь Оренбургской области» ………………….32
Приложение И - Инструкция по делопроизводству ОАО «Электросвязь Оренбургской области»…………………………………………………………33
Введение
Документ является основным способом предоставления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранение и умелое использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса.
Тема делопроизводства в системе управления имеет сейчас большую актуальность. Эффективность управления предприятием зависит от того, на сколько разумно организованно управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще, хуже ее утрата) может привести к потере всего бизнеса.
Ведь вовремя использованная информация или документ – это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. В следствии этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.
Делопроизводство – отрасль деятельности человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения.
Современное делопроизводство включает:
- обеспечение своевременного и правильного создания документов;
- организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка, уничтожение).
Параллельно с термином «делопроизводство» в последнее десятилетие используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» является синонимами, и применяются для обозначения одной и той же деятельности.
Цель курсовой работы – рассмотреть документооборот предприятия и внедрение автоматизации документооборота.
Задачи курсовой:
- рассмотреть процесс и организацию документооборота;
- провести анализ входящих, исходящих и внутренних документов;
- дать рекомендации по улучшению документооборота.
Объектом исследования в данной курсовой является отдел обслуживания юридических лиц и корпоративных клиентов Открытого акционерного общества «Электросвязь Оренбургской области».
Предметом изучение является документооборот на данном предприятии.
1. Теоретические основы организации документооборота
1.1 Этапы работы с документами
Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение). На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются ответственные за ведения делопроизводства сотрудники.
Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией. [20]
В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов:
- поступающие (входящие) документы;
- внутренние документы;
- отправляемые (исходящие) документы.
Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.
Работа с входящими документами начинается со стадии приема документов, предшествующей процедуре регистрации.
Алгоритм работы с исходящими документами не имеет существенных отличий от схемы организации работы с внутренними документами, кроме того, что работа с оригиналами исходящих документов заканчиваются на стадии отправки документа адресату после его регистрации. Копии исходящих документов после подшивки в дела проходят те же стадии обработки, что и внутренние документы.
Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего, для входящих документов. Многие предприятия не проводят регистрацию внутренних документов.
Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции: использование в справочно-информационной работе в течение 1 – 3 лет и определение дальнейшей «судьбы» документа (архивное хранение, дальнейшие использование или уничтожение). [20]
Инструкция по делопроизводству разрабатывается для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на конкретном предприятии.
В организации работы с документами и в инструкции по делопроизводству необходимо предусмотреть:
- образцы правильно оформленных документов с указанием имен файлов. При этом на компьютерах работников должны быть установлены шаблоны различных документов предприятия с примерами их заполнения;
- номенклатуру (список) дел предприятия и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;
- правила хранения файлов (на каком компьютере, в какой папке следует хранить файлы конкретных документов);
- сроки хранения документов и файлов;
- порядок регистрации документов;
- сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;
- правила формирования и оформления дел;
- методическое руководство работой с документами, информирование руководства предприятия о состоянии исполнения документов.
Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.
Поступившие документы проходят следующие этапы:
- первичную обработку;
- предварительное рассмотрение, разметку;
- регистрацию;
- рассмотрение документов руководством;
- направление на исполнение;
- контроль исполнения;
- исполнение документов.
Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно: значительная часть документов поступает руководству, которое поэтому испытывает большие информационные перегрузки. Вместе с тем большая часть информации не соответствует их уровню и информационным потребностям и может быть направлена сразу в структурные подразделения. Ожидание результатов рассмотрения документов руководством значительно увеличивает время исполнения и удлиняет путь к исполнителям
Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами, например регистрации. Нерациональная система регистрации и (или) контроля может ощутимо увеличить время движения документа от получения до поступления к исполнителю. [19]
Отправляемые предприятием документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
- составление проекта документом исполнителем;
- проверка правильности оформления проекта документа;
- согласование проекта документа;
- подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);
- регистрация документа;
- отправка документа адресату.
Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом или работником делопроизводства.