У травні 2009 р. було найбільше витрачено коштів на виплату допомоги по безробіттю за КЕКВ 1341 «Виплата пенсій і допомоги» - 750 тис. грн., а також на оплату праці працівників Центру зайнятості – 55 тис.грн.
Крім інформації про використання коштів, у відділі бухгалтерського обліку Ірпінського МЦЗ зберігається картка аналітичного обліку отриманих асигнувань, яка у зв’язку зі специфікою бухгалтерської програми державної служби зайнятості має вигляд виписки із казначейського рахунку починаючи з 14 січня 2009 р. (дод.Д.2).
Оскільки операції з державними коштами здійснюються виключно на казначейському рахунку, який відкривається на початку нового бюджетного періоду, то для його відкриття Ірпінський МЦЗ подає до Ірпінського відділення ДКУ такі документи:
заява про відкриття рахунку з підписом керівника і головного бухгалтера;
копію довідки про включення до ЄДРПОУ, засвідчену нотаріально чи органом, що видав довідку;
копію зареєстрованого положення про Ірпінський міський центр зайнятості, засвідчену нотаріусом чи органом, що реєструє;
копію документа, засвідченим податковим органом, який підтверджує, що Ірпінський МЦЗ стоїть на обліку в ДПІ, і є платником податків (податок з власників транспортних засобів, податок з доходів фізичних осіб);
картку зі зразками підписів осіб, яким відповідно до положення надане право розпоряджатися рахунком і підписувати розрахункові документи (у двох екземплярах). Дана картка завіряється Київським ОЦЗ. У картку включається також зразок відбитка печатки;
довідку про реєстрацію в органах Пенсійного фонду. У довідці в обов’язковому порядку вказується орган ДКУ, у якому відкривається рахунок. Працівник ДКУ, що приймає документи на відкриття рахунка, зобов’язаний оформити відривну частину довідки і повернути її клієнту для надання в орган Пенсійного фонду;
документ, який підтверджує, що установа зареєстрована як платник соціальних страхових внесків, чи його копію, засвідчену нотаріально чи органом, що його видав;
затверджений кошторис установи. У період до затвердження кошторисів надається тимчасовий кошторис, затверджений директором Київського ОЦЗ.
Відкриття реєстраційного рахунку стає здійсненим фактом після письмового повідомлення про це Ірпінський МЦЗ [9].
Асигнування згідно з бюджетними призначеннями надходять на реєстраційний рахунок Київського ОЦЗ для подальшого розподілу між районними центрами зайнятості чи використання через систему органів казначейства. Отримані асигнування за поточний рік списуються із загального фонду бюджету і відображаються в картці аналітичного обліку отриманих асигнувань.
Картка аналітичного обліку використовується для відображення однойменної інформації. В Ірпінському МЦЗ зазначений реєстр аналітичного обліку ведеться за кожним кодом економічної класифікації видатків протягом одного року [1].
Інформація про надходження асигнувань з Державного бюджету України містить обсяг асигнувань (суми), що надійшли за кодами економічної класифікації, дату виписки органу Державного казначейства та номер реєстраційного рахунку (див. дод.Д.2).
Синтетичний облік отриманих асигнувань із загального фонду Державного бюджету ведеться на субрахунку 701 «Асигнування з державного бюджету на утримання установи та інші заходи», за кредитом якого обліковують надходження коштів, а за дебетом проводять списання отриманих за поточний рік асигнувань із загального фонду під час визначення результатів виконання кошторису.
Для обліку руху грошових коштів на реєстраційних рахунках в Ірпінському МЦЗ використовують активний субрахунок 321 «Реєстраційні рахунки», за дебетом якого обліковуються кошти, отримані із загального фонду Держбюджету відповідно до кошторису, а за кредитом – суми грошових коштів, використані на утримання Центру зайнятості та надання соціальних послуг [12].
Регістром синтетичного обліку доходів загального фонду є меморіальний ордер №2 «Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України в установах банків» (дод.Д.3).
Записи операцій в меморіальний ордер №2 здійснюються на підставі щоденних виписок з реєстраційного рахунку, відкритих в органі Державного казначейства України, з доданням до них підтверджуючих документів (платіжних доручень). У виписці з рахунку Центру зайнятості за 18 травня 2009 р. зазначено номери рахунків одержувачів грошових коштів, призначення платежів та сплачені суми, а також розміри фінансування з Київського ОЦЗ (дод.Д.4).
Позиція «Сума оборотів за меморіальним ордером» у вигляді відповідної кореспонденції рахунків переноситься до книги «Журнал-головна» (див.дод.Б.1).
Кореспонденція рахунків в Ірпінському МЦЗ з обліку асигнувань отриманих від Київського ОЦЗ відображається таким чином:
Отримані асигнування з державного бюджету списано на фактичні видатки:
Дт 321 «Реєстраційні рахунки»
Кт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи
та інші заходи» 303,15 грн. (м/о 2);
Отримано кошти від вищестоящого розпорядника коштів – Київського ОЦЗ:
Дт 321 «Реєстраційні рахунки»
Кт 68«Внутрішні розрахунки » 861383,00 грн. (м/о 2).
Отже, Ірпінський МЦЗ отримує асигнування з державного бюджету через вищестоящу установу – Київський ОЦЗ, і обліковує їх на рахунку в меморіальному ордері №2 «Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України в установах банків» та на рахунку 68, хоча необхідно отримані асигнування обліковувати на субрахунку 701 «Асигнування з державного бюджету на видатки установи та інші заходи.
4. Класифікація та облік видатків бюджетної установи
Для забезпечення якісного надання соціальних послуг та утримання Ірпінського міського центру зайнятості дана установа витрачає грошові кошти в межах сум, затверджених кошторисом. Такі витрати в бюджетних установах називаються видатками.
Джерелом покриття видатків Ірпінського МЦЗ є асигнування із загального фонду Державного бюджету, так як власних надходжень Центр зайнятості не має.
Залежно від етапу руху бюджетних коштів видатки в Ірпінському МЦЗ поділяють на касові і фактичні.
Касовими видатками є суми грошових коштів, проведені органом Держказначейства з реєстраційного рахунку Центру зайнятості готівкою або безготівковим шляхом. Підставою для проведення касових видатків в Ірпінському МЦЗ є платіжні доручення (дод.Е.1) та документи, які підтверджують цільове направлення коштів (рахунки, рахунки-фактури, накладні, акти виконаних робіт тощо (дод. Е.2)) при наявності залишків коштів на реєстраційному рахунку.
Платіжні доручення подаються до органу ДКУ у двох примірниках, на першому з яких ставиться відбиток печатки та підписи відповідальних осіб установи. Дата платіжного доручення повинна відповідати даті його фактичного подання або даті наступного дня, якщо документи надійшли після операційного часу.
Фактичними видатками є дійсні, кінцеві видатки Ірпінського МЦЗ, оформлені відповідними первинними документами і здійснені за рахунок коштів загального фонду, а також нараховані або проведені, але не сплачені. Зокрема, фактичними видатками є списання матеріалів і канцелярського приладдя на потреби установи, оформлені актом про списання (дод.Е.3) та витрати на відрядження згідно із затвердженим звітом про використання коштів (дод.Е.4) [4].
Згідно із бюджетною класифікацією видатки характеризуються за функціональною класифікацією (КФКВ), відомчою (КВК), програмною (КПК) та економічною (КЕКВ).
Функціональна класифікація передбачає класифікацію видатків за функціями, з виконанням яких пов’язані видатки.
Відомча класифікація видатків бюджету визначає перелік головних розпорядників бюджетних коштів.
Програмна класифікація видатків характеризує види цільових програм головних розпорядників бюджетних коштів.
Перші три класифікаційні групи виконують адресну функцію щодо видатків відповідних розпорядників коштів загалом і мають досить обмежене використання у процесі бухгалтерського обліку. Щодо кодів економічної класифікації видатків, то вони дають змогу ідентифікувати видатки бюджетних установ.
Хоча коди економічної класифікації видатків поділено на чотири основні напрямки, в Ірпінському МЦЗ наявні лише видатки на споживання – поточні видатки, які забезпечують функціонування установи та фінансове забезпечення заходів соціального захисту населення. Також в економічній класифікації виокремлюють на загальні та специфічні коди видатків [28].
До загальних, які характерні для кожної бюджетної установи, зокрема і Центру зайнятості, належать видатки, наведені в таблиці 4.1.
Таблиця 4.1.
Загальні коди видатків у Ірпінському МЦЗ
| Код | Назва коду економічної класифікації видатків |
| 1111 | «Заробітна плата»; |
| 1120 | «Нарахування на заробітну плату»; |
| 1131 | «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар»; |
| 1135 | «Оплата транспортних послуг та утримання транспортних засобів»; |
| 1138 | «Послуги зв'язку»; |
| 1139 | «Оплата інших послуг та інші видатки»; |
| 1140 | «Видатки на відрядження»; |
| 1160 | «Оплата комунальних послуг та енергоносіїв» |
Специфічними видатками, які характеризують діяльність Центру зайнятості є видатки, склад яких і характеристика подані у таблиці 4.2.
Таблиця 4.2
Склад і характеристика специфічних видів видатків Ірпінського МЦЗ
| Код | Назва КЕКВ | Характеристика |
| 1341 | «Виплата пенсій і допомоги» | застосовується для обліку сум грошової допомоги у зв'язку з безробіттям, матеріальної допомоги у період професійної підготовки безробітних, допомоги на поховання безробітних, оплату проїзду під час професійної підготовки та відшкодування Пенсійному фонду витрат, пов'язаних із достроковим виходом безробітних на пенсію; |
| 1172 | «Окремі заходи по реалізації державних програм, не віднесені до заходів розвитку» | обліковуються видатки на організацію громадських робіт для безробітних |
Проведені видатки узагальнюються в інформації про використання коштів, яка подається до Київського ОЦЗ (див.дод.Д.1).