Бухгалтерський облік касових видатків у Центрі зайнятості ведеться на субрахунку 321 «Реєстраційні рахунки», за кредитом якого обліковуються суми коштів, сплачених на утримання установи та фінансування соціальних заходів. Узагальнені дані за місяць відображаються у меморіальному ордері №2 «Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України в установах банків» (див. дод.Д.3) відповідно до щоденних виписок з реєстраційного рахунку (див. дод.Д.4), а обороти по рахунку вносяться до книги Журнал-головна (див. дод.Б.1).
Кореспонденція рахунків в Ірпінському МЦЗ з обліку касових видатків:
Оплата за водопостачання та водовідведення «Ірпіньводоканал», КЕКВ 1162:
Дт 364 «Розрахунки з іншими дебіторами»
Кт 321 «Реєстраційні рахунки» 103,04 грн. (м/о 2);
Допомога безробітним за квітень «Ірпінський ощадбанк», КЕКВ 1341:
Дт 675 «Розрахунки з іншими кредиторами»
Кт 321 «Реєстраційні рахунки» 5580,03 грн. (м/о 2);
Фактичні видатки списуються за дебетом субрахунку 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи» та кредитом відповідного субрахунку, який відповідає цілям проведених видатків. Регістрами синтетичного обліку в Ірпінському МЦЗ, в яких фіксуються місячні обороти списаних видатків є такі меморіальні ордери:
м/о 5 - Зведення розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендій (дод.Е.5);
м/о 6 - Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами (дод.Е.6);
м/о 8 - Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами (відрядження) (дод.Е.7);
м/о 8а - Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами (бензин) (дод.Е.8);
м/о 13 - Накопичувальна відомість витрачання матеріалів (дод.Е.9). Обороти з даних регістрів переносять до книги Журнал-головна (див.дод.Б1) [1].
Кореспонденція рахунків з обліку фактичних видатків в Ірпінському МЦЗ:
Нараховано заробітну плату за травень, КЕКВ 1111:
Дт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи»
Кт 661 «Розрахунки із заробітної плати» 34114,21 грн. (м/о 5);
Нараховано внески до Пенсійного фонду, КЕКВ 1120:
Дт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи»
Кт 651 «Розрахунки з пенсійного забезпечення» 11630,22 грн. (м/о 5);
Нараховано плату за користування природним газом ВАТ «Київоблгаз», КЕКВ 1164:
Дт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи»
Кт 364 «Розрахунки з іншими дебіторами» 367,00 грн. (м/о 6);
Сплачено за користування природним газом ВАТ «Київоблгаз»:
Дт 321 «Реєстраційні рахунки»
Кт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи
та інші заходи» 5143,24 грн. (м/о 6);
Нараховано добові на відрядження Іванченко М.М., КЕКВ 1140:
Дт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи»
Кт 362 «Розрахунки з підзвітними особами» 30 грн. (м/о 8);
Оплачено добові згідно поданого Звіту Іванченка М.М.:
Дт 321 «Реєстраційні рахунки»
Кт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи
та інші заходи» 30,00 грн. (м/о 8);
Списано з підзвіту вартість бензину:
Дт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи»
Кт 362 «Розрахунки з підзвітними особами» 445,34 грн. (м/о 8а);
Списано використані господарські матеріали, КЕКВ 1134:
Дт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи»
Кт 234 «Господарські матеріали і канцелярське приладдя» 30 грн. (м/о 13).
З метою забезпечення попереднього контролю за витрачанням коштів державного бюджету документи, які підтверджують необхідність проведення оплати рахунка, перевіряються відносно доцільності та ефективності витрат. Суми, які підлягають перерахуванню, звіряються з кошторисом доходів і видатків Ірпінського МЦЗ (див. дод.В1), із залишками невикористаних асигнувань за кодами економічної класифікації.
Оформлення розрахункових документів на оплату здійснюється Ірпінським відділом ДКУ в день їх надходження. Відмітка про дозвіл на проведення оплати ставиться на першому екземплярі прийнятих платіжних доручень (див.дод.Е.1) у вигляді відтиску штампа казначея.
У випадках, коли доцільність проведення оплати рахунка викликає сумнів, строк надання дозволу на оплату може бути продовжений. Розрахункові документи, які підтверджують необхідність оплати рахунків, до здійснення оплати залишаються в органі Державного казначейства. Підготовлені платіжні доручення надаються в уповноважений банк у вигляді електронних розрахункових документів в системі клієнт-банк [28].
При виконанні кошторису доходів і видатків в Ірпінському МЦЗ інколи виникають зобов'язання у вигляді дебіторської або кредиторської заборгованості, які зазвичай погашаються до кінця року і ведуться на субрахунках класу 6 «Поточні зобов'язання».
Якщо погашення зобов'язань відбувається після завершення поточного року, то облік такої довгострокової дебіторської або кредиторської заборгованості ведеться на субрахунках класу 5 «Довгострокові зобов'язання».
Дебіторська заборгованість в Ірпінському МЦЗ – це фінансовий актив, який виникає внаслідок договірних відносин між двома юридичними особами, і дає право на отримання платежів, товарів, робіт, послуг.
Кредиторська заборгованість Ірпінського МЦЗ – це фінансовий пасив, який виникає внаслідок договірних відносин між двома юридичними особами, і дає право на відпущення платежів, товарів, робіт та послуг [1].
Суми дебіторської та кредиторської заборгованості відображаються у квартальній формі звітності №7д «Звіт про заборгованість бюджетних установ» (дод.Е.10) [2].
Отже, у процесі своєї діяльності Ірпінський міський центр зайнятості витрачає кошти на утримання установи та обслуговування незайнятого населення, які називаються видатками загального фонду і залежно від етапу руху поділяються на касові і фактичні. Також існує бюджетна класифікація видатків, за якою видатки класифікуються за функціями, головними розпорядниками бюджетних коштів, видами цільових програм та за економічними ознаками.
Аналітичний облік видатків загального фонду в Ірпінському МЦЗ не ведеться.
Касові видатки обліковуються на синтетичному субрахунку 321 «Реєстраційні рахунки» і протягом місяця реєструються в м/о 2.
Фактичні видатки накопичуються за дебетом субрахунку 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи» та меморіальних ордерах 5, 6, 8, 8а, 13.
5. Форми грошових розрахунків та облік розрахункових операцій
У процесі виконання кошторису видатків (див. дод.В.1) Ірпінський міський центр зайнятості проводить виплати заробітної плати, перераховує внески до соціальних фондів (див. дод.Д.3) та податок з доходів фізичних осіб до податкових органів (дод.Ж.1), грошової допомоги безробітним (див. дод.Е.1), виплату добових на відрядження (див. дод.Е.4), оплату за матеріальні цінності й надані послуги та виконані роботи підприємцям та іншим бюджетним установам (див. дод.Е2), виплату дотацій за створення додаткових робочих місць роботодавцями (див. дод.Е.1) тощо.
Тому розрахунки за економічним змістом поділяються на групи:
за надані послуги, виконані роботи, придбані матеріальні цінності та послуги;
за нетоварними операціями − платежі до бюджету, фондів соціального страхування, сплата страхових платежів тощо.
Такі розрахунки можуть здійснюватися як в готівковій, так і в безготівковій формі.
Готівкова форма розрахунків може проводитись лише при наявності каси. При цьому надходження готівки в касу оформляється прибутковим касовим ордером, а видача – видатковим касовим ордером. Кожного робочого дня касир реєструє прибуткові та видаткові ордери в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів, заповнює касову книгу з первинного обліку готівки в касі, а кінці дня формує звіт касира [10].
Реєстром синтетичного обліку касових операцій є меморіальний ордер № 1 «Накопичувальна відомість за касовими операціями» [14].
Але в Ірпінському МЦЗ немає каси, тому всі розрахунки проводяться в безготівковій формі шляхом перерахування коштів з реєстраційного рахунку в Ірпінському відділенні ДКУ на рахунки одержувачів коштів у банках.
Безготівкові розрахунки в Ірпінському МЦЗ здійснюються за такими розрахунковими документами як меморіальні ордери та платіжні доручення при виплаті заробітної плати, сплаті внесків до фондів соціального страхування та Пенсійного фонду, податку з доходів фізичних осіб до податкового органу (див. дод.Е.5).
Ірпінський відділ ДКУ реєструє всі здійснені операції з надходження та списання коштів у спеціальній виписці з реєстраційного рахунку (див. дод.Д.4).
Виписка - це документ, який видається Державним казначейством та відображає рух грошових коштів на реєстраційному рахунку. Вона замінює собою регістр аналітичного обліку за операціями на реєстраційному рахунку та одночасно є підставою для бухгалтерських записів [28].
Після отримання виписки головний бухгалтер проставляє кореспонденцію рахунків відповідно до проведених операцій у меморіальному ордері №2 «Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України в установах банків», який є регістром синтетичного обліку руху грошових коштів загального фонду. У м/о 2 фіксують операції по дебету і кредиту субрахунку 321 «Реєстраційні рахунки» із зазначенням залишків на початок та кінець місяця та суму оборотів грошових коштів за місяць (див. дод.Д.3). Суми оборотів по кожному рахунку заносяться до книги Журнал-головна (див. дод.Д.4).