Таблиця 8.1.
Характеристика груп матеріальних необоротних активів для нарахування зносу в Ірпінському МЦЗ
| Номер групи | Склад групи | Норма зносу, % | |
| Спрощений | Детальний | ||
| Група 1 | НА на субрахунках 103, 106 (підгрупа 1) | Будинки та споруди, їхні структурні компоненти | 5 |
| Група 2 | НА на субрахунках 104, 106 (крім підгруп 1, 2), автомобільний транспорт на субрахунку 105, інструменти та інвентар на субрахунку 106 (крім підгрупи 1) | Автомобільний транспорт, меблі, побутові електронні, ЕОМ, інші машини для автоматичної обробки інформації, інформаційні системи, телефони, інше офісне обладнання | 25 |
| Група 3 | нематеріальні активи, які обліковуються на субрахунку 121 «Авторські та суміжні з ними права» | Будь – які інші необоротні активи, що не входять до груп 1 і 2 | 15 |
У Центрі зайнятості балансова вартість основних засобів на кінець 2007 року становила 1871,4 тис. грн. , а сума нарахованого зносу - 164,7 тис. грн. (див. дод.Б.2).
Але навіть при нарахуванні зносу у розмірі 100% вартості необоротних активів, які придатні для подальшої експлуатації, не є підставою для їх списання, але надалі знос на такі об'єкти не нараховується [4].
Нарахування зносу у синтетичному обліку відбувається за кредитом регулюючого субрахунку 131 «Знос основних засобів»:
Нараховано знос основних засобів:
Дт 401 «Фонд у необоротних активах за їх видами»
Кт 131 «Знос основних засобів».
Модернізація, реконструкція та ремонт необоротних активів Ірпінського МЦЗ проводиться вищестоящою установою – Київським ОЦЗ, у 2008 р. на капітальний ремонт інших об’єктів було виділено 3000 грн., а на 2009 р. у кошторисі взагалі не передбачено капітальні видатки (див.дод.В.1).
Вибуття основних засобів у Центрі зайнятості відбувається у разі їх фізичного або морального зношення чи непридатності у подальшому використанні. Основними напрямками вибуття необоротних активів є списання через ліквідацію або безоплатна передача іншим установам. Списання проводиться на підставі наказу директора Центру зайнятості комісією, яка працює протягом року, і складається з не менш як трьох осіб.
Директор може дозволити списати об’єкт необоротних активів, якщо його вартість за одиницю чи комплект не перевищує 5000 грн., дозвіл на списання об’єкту вартістю від 5000 грн. до 10000 грн. надає директор Київського ОЦЗ, а списати об’єкт вартістю більше, ніж 10000 грн. можна лише за наявності дозволу виконавчої дирекції Фонду соціального страхування на випадок безробіття [1].
Варто зазначити, що списання основних засобів може здійснюватись лише за наявності обґрунтованих причин після огляду об'єкта, який підлягає списанню, комісією із обов’язковим оформленням акта про списання основних засобів. При цьому інвентарна картка ліквідується, а інвентарний номер списаного об'єкта не присвоюється іншому протягом трьох років [28].
Для узагальнення обліку вкладень до фонду основних засобів, які перебувають у безпосередньому розпорядженні Ірпінського МЦЗ ведеться субрахунок 401 «Фонд у необоротних активах за їх видами» [12]
Синтетичний облік вибуття основних засобів і нематеріальних активів відображається у меморіальному ордері №9 «Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення необоротних активів», в якому ведеться реєстрація всіх операцій по субрахунку 401 «Фонд у необоротних активах за їх видами» та рахунках 10 «Основні засоби», 11 «Інші необоротні матеріальні активи» і 12 «Нематеріальні активи» (дод.К.5).
Обороти по рахунках за місяць переносяться до книги Журнал-головна (див. дод.Б.1).
Таким чином, за період з 01.03.09 р. до 31.03.09 р. відбулись такі операції:
Списано господарський інвентар, непридатний для використання:
Дт 131 «Знос основних засобів»
Кт 106 «Інструменти, прилади та інвентар» 917,00 грн. (м/о 9);
Безоплатно отримано нематеріальні активи від Київського ОЦЗ:
Дт 121 «Авторські та суміжні з ними права»
Кт 401 «Фонд у необоротних активах за їх видами» 2405,00 грн. (м/о 9);
Безоплатно отримано малоцінні необоротні предмети від Київського ОЦЗ:
Дт 113 «Малоцінні необоротні матеріальні активи»
Кт 401 «Фонд у необоротних активах за їх видами» 13211,79 грн. (м/о 9).
Узагальнення облікової інформації у кінці звітного року відбувається у Звіті про рух необоротних активів (форма №5), у якому фіксуються суми балансової вартості запасів на початок та кінець року по кожному субрахунку, умови отримання необоротних активів – безоплатна передача в межах Київського ОЦЗ та за рахунок коштів загального фонду (дод.К.6).
В умовах наявності в Ірпінському МЦЗ бухгалтерської програми «Бухгалтерія» недоцільно вести аналітичний облік основних засобів в інвентарних картках на паперових носіях. Програма розроблена таким чином, що бухгалтеру зручно заповнювати форми первинних документів, бланки відомостей з нарахування зносу протягом року приховані, активуються в кінці року, коли необхідно нараховувати знос. Під час проведення первинних документів по надходженню та вибуттю необоротних активів всі операції автоматично реєструються в м/о 9, який в автоматизованому вигляді заповнюється за типовою формою №438-авт (бюджет). У кінці місяця обороти по рахунках з обліку необоротних активів з форми №438 автоматично переносяться до книги Журнал-головна.
Отже, в ході надання соціальних послуг працівники Ірпінського МЦЗ користуються засобами праці – необоротними активами як в матеріальній, так і в нематеріальній формах. Надходження необоротних активів до Центру зайнятості відбувається, як правило, за операціями централізованого постачання від обласного центру зайнятості, а списання відбувається лише у разі фізичного або морального зношення, чи у разі непридатності для подальшого використання.
9. Облік наявності на руху запасів
9.1 Облік запасів на складах
Для надання соціальних послуг незайнятим особам та роботодавцям працівники Ірпінського міського центру зайнятості користуються не тільки засобами праці, а й предметами праці, тобто запасами.
Запаси – це оборотні активи у матеріальній формі, які забезпечують функціонування Центру зайнятості та надання послуг його працівниками, і будуть використані, як очікується, протягом одного року [1].
У зв’язку зі специфікою діяльності у Центрі зайнятості використовують невелику кількість та номенклатуру запасів: господарські матеріали, що використовуються для поточних потреб, бензин та канцелярське приладдя і матеріали. Тому всі запаси придбаваються по мірі необхідності і зберігаються безпосередньо на робочих місцях матеріально-відповідальних осіб. Кожного року з матеріально-відповідальними особами складається договір про повну матеріальну відповідальність (див. дод.К.2).
Деякі запаси надходять до Центру зайнятості безоплатно від Київського ОЦЗ як від вищестоящої установи, при передачі яких оформляють довіреність [20].
При купівлі запасів матеріально-відповідальною особою здійснюється перевірка цілості, кількості та якості товарно-матеріальних цінностей. Придбання запасів в Ірпінському МЦЗ оформлюється накладною, яку виписує продавець або постачальник, а оплата за товари підтверджується чеком.
Видача запасів відбувається на підставі видаткової накладної. Такі запаси як бензин, купуються у разі потреби з розрахунком мінімального залишку за талонами, а продавець видає водію, який є підзвітною особою, видаткову накладну (дод.Л.1). Списання паливно-мастильних матеріалів здійснюється на підставі шляхових листків за фактичними витратами пального, але не більш за установлені норми витрат щодо автомобіля ВАЗ 2107, який належить установі.
Господарські матеріали та канцелярське приладдя видаються працівникам Ірпінського МЦЗ тільки матеріально-відповідальними особами на підставі видаткових накладних. Запаси з балансу Центра зайнятості списуються на підставі акта списання про списання господарських матеріалів та канцелярського приладдя, який складає комісія зі списання товарно-матеріальних цінностей, утворена наказом директора. Акт складається у двох примірниках і затверджується керівником, а далі передається матеріально-відповідальній особі та до бухгалтерії (див. дод.Е.2).
У кінці кожного місяця матеріально-відповідальні особи передають заступнику головного бухгалтера накладні та видаткові накладні для ведення синтетичного обліку.
Синтетичний облік руху матеріалів в Ірпінському МЦЗ ведуть у меморіальному ордері 13 «Накопичувальна відомість витрачання матеріалів» (див.дод.Е.9).
Отже, в Ірпінському МЦЗ невелика кількість запасів, тому вони придбаваються у разі необхідності і зберігаються на робочих місцях матеріально-відповідальних осіб.
9.2 Облік запасів у бухгалтерії
В Ірпінському МЦЗ запаси класифікують як допоміжні матеріали, які використовуються у процесі надання послуг та управління.
До складу запасів в Ірпінському МЦЗ входять: лампи денного світла, вазони, відра, сміттєві корзини, канцелярські набори, предмети протипожежного призначення, бензин, масла, клавіатура, кабелі, модулі пам’яті, комп'ютерні миші, вінчестери, картриджі, автозапчастини тощо.
Оцінку запасів в Ірпінському МЦЗ не проводять, так як установа фінансується з державного бюджету і не виробляє продукції.
Надходження запасів оформляється накладними, а сплата грошових коштів підтверджується товарними чеками. Після придбання запасів матеріально-відповідальна особа подає до бухгалтерії всі накладні і товарні чеки, що підтверджує отримання товарів і сплату грошових коштів, виданих у підзвіт матеріально-відповідальним особам [28].
Видача запасів в Ірпінському МЦЗ відбувається лише на підставі видаткових накладних. При отриманні паливно-мастильних матеріалів водієм за талонами, йому постачальник ТзОВ «Ірпіньнафтопродукт» видає видаткову накладну (див. дод.Л.1) [15].