Все документы по учету рабочего времени и выработки работников должны быть надлежаще оформлены и представлены в бухгалтерию в сроки, установленные графиком документооборота.
Синтетический учет расчетов с рабочими и служащими по оплате труда осуществляют на пассивном счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Этот счет предназначен для обобщения информации о расчетах с персоналом предприятия как списочного, так и несписочного состава по оплате труда, включая начисление и выплату премий, надбавок к заработной плате, пособий, социальных выплат работникам и членам их семей, доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации. По кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» отражают начисление заработной платы и других выплат работникам, а по дебету - удержания из заработной платы, выдачу причитающихся сумм работникам и депонированные (не выплаченные в срок) суммы заработной платы и других доходов. Кредитовое сальдо по счету отражает кредиторскую задолженность организации перед своими работниками по оплате труда, как правило, за вторую половину месяца. Дебетовое сальдо по счету может быть в исключительных случаях по отдельным работникам, когда выплата аванса превышает начисление заработной платы за. месяц. Сальдо по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в главной книге и в балансе отражают развернуто.
Основанием для синтетического учета расчетов по оплате труда при автоматизированной форме учета является исходная база данных: расчеты заработной платы по ставкам и расценкам, премий, отпускных и других выплат работникам, а при журнально-ордерной форме учета - журнал-ордер № 8.
Расходы на оплату труда являются одним из основных элементов и статьей затрат производства продукции (работ, услуг) и расходов на реализацию товаров, поэтому они обобщаются по видам выплат и отражаются в учете по видам деятельности. Бухгалтер руководствуется Основными положениями по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), инструкцией по бухгалтерскому учету «Расходы организации», другими нормативными документами и контролирует законность и обоснованность включения расходов на оплату труда в затраты производства и реализации. В бухгалтерском учете при отражении отдельных поощрительных и компенсирующих выплат важно соблюдать ограничения, установленные налоговым законодательством и связанные с учетом затрат и формированием прибыли для целей налогообложения. Например, в затраты, учитываемые при налогообложении прибыли хозяйствующего субъекта, включают:
• средства, направленные на выплату руководителям, специалистам и служащим надбавок за высокие, творческие, производственные достижения в работе, сложность и напряженность труда, за выполнение особо важных (срочных) работ, не превышающие 20 % суммы должностных окладов этих категорий работников в целом по организации;
• выплаты по системам премирования рабочих, руководителей, специалистов и служащих за производственные результаты, включаемые в себестоимость продукции, работ, услуг, не превышающие 30 процентов заработной платы по сдельным расценкам, тарифным ставкам (должностным окладам) в расчете на одного работника организации.
Для разграничения расходов на оплату отпусков по отчетным периодам в учетной политике организации закрепляют одну из методик их учета: формирование резерва на оплату отпусков или отражение расходов на оплату отпуска за дни следующего месяца в составе расходов будущих периодов.
Выплаты, не связанные с основными видами деятельности организации и не учитываемые в составе расходов по видам деятельности, в зависимости от их вида учитывают в составе операционных и внереализационных расходов организации, относят за счет полученных целевых средств и других источников.
Независимо от применяемой формы бухгалтерского учета аналитический учет по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» должен обеспечить учет расчетов по оплате труда с каждым работником с последующей группировкой и обобщением данных о начисленной заработной плате по видам выплат и об удержаниях из заработной платы по их видам.
При журнально-ордерной форме учета аналитический учет расчетов с рабочими и служащими ведут непосредственно в расчетно-платежных ведомостях (Приложение Д), которые составляют по категориям работников или на каждый магазин, отдел, секцию. В ней отражают количество отработанных дней (часов), начисленную заработную плату, произведенные удержания их заработной платы по их видам, сумму к выдаче, должность и фамилию, имя, отчество работника. Ведомость составляют в двух экземплярах: один экземпляр остается в бухгалтерии, а второй передают в кассу для выплаты заработной платы. Организации могут составлять расчетные и платежные ведомости отдельно. На некоторых предприятиях на основании ведомостей ведут лицевые счета на каждого работника, где все графы расчетно-платежной (расчетной) ведомости повторяются и на каждый месяц отводится одна строка. Ведение лицевых счетов облегчает работу бухгалтера при начислении отпускных, пособий по нетрудоспособности и т.п., так как они содержат полную информацию о заработке работника за весь отчетный (прошлый) год и не требует выборок.
Обобщение данных аналитического учета по оплате труда производят в журнале-ордере № 8 по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и дебетовой ведомости к нему. Записи в журнал-ордер по видам выплат начисленной заработной платы и в ведомость по видам удержаний производят линейно-позиционным способом на основании расчетно-платежных (расчетных) ведомостей с подведением итогов по категориям работников и в целом по организации. Итоговые данные по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в дебет разных счетов записывают в главную книгу.
Сводные данные по оплате труда из журнала-ордера №8 применяют для определения фактического фонда заработной платы, используемого при налогообложении, для составления статистической отчетности по труду, для анализа расходов на оплату труда и т.п.
При автоматизированной форме учета, в зависимости от применяемых программных продуктов, предусматривается:
ведение лицевых счетов работников;
составление табеля учета рабочего времени;
автоматизированный расчет ставок (окладов) за отработанное время, премий, индексации заработной платы, отпускных, пособий, доплат и других видов выплат;
автоматизированный расчет всех видов удержаний;
формирование и печать платежных ведомостей и расчетных листков;
формирование сводных ведомостей (Приложение Е) начисления заработной платы и удержаний из заработной платы и формирование соответствующих бухгалтерских проводок;
решение других задач оперативного бухгалтерского и статистического учета.
Изменения действующего законодательства, порядка оплаты труда на предприятии требуют своевременной корректировки нормативно-справочной информации и алгоритмов расчетов по оплате труда.
Всем рабочим, а также служащим, труд которых оплачивается сдельно, наниматель обязан выдать по истечение пяти дней после приема на работу расчетные книжки, в которые записывают условия труда и расчеты по заработной плате. Расчетная книжка должна находиться на руках у работника и представляется им в бухгалтерию организации для записи расчетов по заработной плате за текущий месяц. Бухгалтерия обязана вернуть работнику расчетную книжку не позже, чем за два дня до выдачи заработной платы. В условиях автоматизации учета расчетов по оплате труда всем рабочим и служащим независимо от формы оплаты труда ежемесячно не позже, чем за два дня до выдачи заработной платы, выдают расчетные листки, в которых отражают все виды начисленной заработной платы и удержаний из нее, а также сумму к выдаче. Расчетные книжки и расчетные листки позволяют работнику осуществлять контроль за правильностью расчетов по оплате труда.
2.3 Виды удержаний из заработной платы и порядок их расчёта
Порядок удержаний из заработной платы регулируется ст. 107 Трудового кодекса, согласно которой удержания из заработной платы могут производиться только в случаях, предусмотренных законодательством.
Удержания из заработной платы работников для погашения их задолженности нанимателю могут производиться по распоряжению нанимателя (случаи, сроки и размеры удержаний, осуществляемых по распоряжению нанимателя, ограничены и определены настоящим кодексом). При этом наниматель обязан производить удержания из заработной платы работника по его письменному заявлению для производства безналичных расчетов.
Закон РБ «О подоходном налоге с физических лиц» от 21.12.1991г. №1327-XII в редакции Закона РБ от 12.05.2009г. №19-З определяет плательщиков, порядок исчисления и уплаты в бюджет подоходного налога, устанавливает льготы, предоставляемые по данному налогу, и ставки.
Закон РБ «Об обязательных страховых взносах в фонд социальной защиты населения министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь» от 29.02.1996г. №138-ХIII в редакции Закона РБ от 06.01.2009г. №6-З определяет размеры обязательных страховых взносов для работающих граждан — в размере 1% от всех видов выплат, кроме предусмотренных Перечнем видов выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию. В таком же размере производятся удержания из заработной платы граждан, работающих по гражданско-правовым договорам (предметом которых является оказание услуг, выполнение работ и создание объектов интеллектуальной собственности).
Уплата обязательных страховых взносов производится со всех видов выплат в денежном и (или) натуральном выражении, начисленных за истекший месяц в пользу работников по всем основаниям независимо от источников финансирования, за исключением выплат, предусмотренных законодательством, но не менее суммы обязательных страховых взносов, исчисленной из минимальной заработной платы.