Задачи, функции и порядок работы отдела общего и хозяйственного обеспечения определяется положением об отделе, а права, обязанности и ответственность работников данного отдела, а также работников других отелов, связанных с ведением делопроизводства, определяются соответствующими должностными инструкциями (приложение 2, 3).
Основным документом, регулирующим документооборот ИФНС № 30, является Временная типовая инструкция по делопроизводству в Управлении Федеральной налоговой службы по республике Башкортостан, утвержденная Приказом Управления 29.12.2006 № 621/19-04. Данная Инструкция разработана на основании положений нормативных правовых и нормативно-методических актов в области организации и введения делопроизводства в Российской Федерации.
Положения Инструкции определяют правила работы со всеми документами в УФНС и ИФНС по республике Башкортостан, кроме тех, порядок работы с которыми регламентируется специальными нормативными актами.
Для эффективной работы с документами в деятельность налоговых органов внедрена система электронного документооборота (СЭД). Данная система создана на основе программного комплекса БОСС-Референт, разработанного компанией «АйТи» на платформе Lotus Domino/Notes. ИФНС № 30 работает с адаптированной версией для территориальных инспекций ФНС – «СЭД-регион».
В целом функциональные возможности «СЭД-регион» охватывают все ключевые процессы налогового органа в области документационного обеспечения управления:
- обработку входящей / исходящей документации, включая заявления налогоплательщиков;
- работу с организационно-распорядительными документами, служебными записками и поручениями, в том числе согласование и подписание документов;
- ведение единых ведомственных справочников (организационная структура ведомства, информация о сотрудниках и пр.).
Архитектура СЭД построена с учетом иерархической структуры налоговых органов и содержит более 50 баз данных.
Основной особенностью ФНС является трехуровневая система канцелярий. Собственную канцелярию имеет не только руководитель ведомства, но и его заместители, а также руководители департаментов. В связи с этим на уровнях центрального аппарата и управлений действует многоканцелярская структура, что позволяет обеспечить работу с документами различных групп только тем пользователям, которые наделены соответствующими правами доступа.
Сотрудники районных инспекций работают с базами данных «Канцелярия-ИФНС», созданными специально для каждой инспекции.
СЭД автоматически формируются еженедельные реестры о доставленных и зарегистрированных в управлениях налоговой службы документах, которые передаются в центральный аппарат. Аналогичные реестры поступают из районных инспекций в соответствующее управление.
Также такие базы данных, как «Для служебного пользования» (для документов с высокой степенью конфиденциальности) и «Заявления граждан» (для обращений налогоплательщиков), разделены для центрального аппарата, управлений и инспекций.
В СЭД ФНС реализована возможность архивирования документов базы данных «Канцелярия». Архивы региональных управлений, инспекций и центрального аппарата автономны.
Специально для сотрудников налоговой службы была разработана система дистанционного обучения, которая учитывает все особенности СЭД ФНС и является ее модулем.
3.2 Документооборот входящей корреспонденции
Порядок прохождения документов внутри ИФНС № 30 закреплен в специальных технологических схемах. В таких схемах нашли отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.
Вся корреспонденция на бумажных носителях, доставленная в адрес ИФНС в течение рабочего дня, поступает в отдел общего и хозяйственного обеспечения. Та корреспонденция, которая доставляется нарочными непосредственно руководству ИФНС через бюро пропусков, передается в этот же рабочий день в отдел для ее регистрации.
В отделе проверяется правильность доставки корреспонденции по адресу и целостность упаковки. В том случае, если документы были доставлены ошибочно, они возвращаются отправителю.
При нарушении целостности упаковки работник, доставивший почту в отдел, проставляет на упаковке пометку «Поступило в поврежденном виде», которую заверяет своей подписью с расшифровкой и датой. Затем почтовое отправление направляется на исполнение с упаковкой.
Вся корреспонденция, поступившая почтой, вскрывается в отделе. Конверты с надписью «Лично» вскрываются только адресатом.
Работники отдела проверяют наличие указанных в документах приложений, а также соответствие номеров полученных документов номерам, указанным на конвертах. При отсутствии приложений на документе проставляется штамп «Получено без приложений» или делается аналогичная запись от руки.
Все конверты, в которых поступила бумажная корреспонденция, подлежат уничтожению, кроме случаев:
- если проставленная на конверте в почтовом штемпеле дата получения или отправления имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данной корреспонденции;
- если в документе нет адреса отправителя и (или) соответствующих реквизитов (номер, дата);
- если дата, проставленная на документе, расходится с датой в почтовом штемпеле на конверте более чем на двадцать календарных дней;
- обязательно к обращениям и декларациям граждан;
- обязательно к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также по решениям, определениям и постановлениям судов.
Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте служит доказательством дня получения документа.
В программе «СЭД-регион», в базе данных «Канцелярия Экспедиция» создаются регистрационные карточки, в которых заполняются поля: «От кого», «Исходящий №» и «Дата исходящего», а также поле «Кому», в которое вносится наименование адресата. Первичная обработка завершается регистрацией регистрационной карточки, то есть в соответствующих полях карточки автоматически проставляются регистрационный номер и дата регистрации полученной корреспонденции. При регистрации карточка входящего документа автоматически пересылается в базу данных «Канцелярия» в соответствии с информацией в поле «Кому».
В правой нижней части лицевой стороны первого листа каждого полученного документа, а так же на конвертах корреспонденции, которая не вскрывается в Отделе, проставляется штамп, на котором указывается дата регистрации документа и его входящий номер.
На письменных обращениях граждан, доставленных в приемную руководителя ИФНС № 30 лично, проставляется штамп «Получено».
Регистрация входящей корреспонденции производится в день поступления. Та корреспонденция, которая поступила в течение последних 30 мин. рабочего дня, регистрируется на следующий рабочий день.
Прием, обработка и регистрация корреспонденции, поступающей по «СЭД-регион», имеет свои особенности и отличия.
По «СЭД-регион» поступают все официальные документы из ФНС России, Управлений и Межрегиональных инспекций, за исключением документов, которые подлежат отправке в бумажном виде. Вся корреспонденция передается в форме регистрационных карточек, которые поступают в базу данных «Канцелярия экспедиция». В поступивших карточках документов уже заполнены поля «От кого», «Исходящий №», «Дата исходящего», а также вложены электронные образы документов с ЭЦП (электронно-цифровой подписью).
В общем отделе проверяется правильность заполнения основных реквизитов, наличие электронного образа документа и ЭЦП «Disign», подлинность ЭЦП «Disign». В случае отсутствия ошибок, в поле «Кому» вносится наименование адресата и карточка документа регистрируется и автоматически пересылается в базу данных «Канцелярия» в соответствии с информацией в поле «Кому». Одновременно в ФНС России и в Управления автоматически направляются уведомления, подтверждающие факт регистрации. При выявлении ошибок регистрационная карточка документа возвращается отправителю без регистрации с отметкой о причинах отказа в регистрации.
Прием, обработка и регистрация корреспонденции, поступающей по электронной почте, регламентируется Положением об обмене информацией, которое разрабатывается Управлением ФНС по РБ на основе соответствующих нормативных актов ФНС России. По электронной почте в ИФНС может поступать информация ФНС России, Управления, от органов местной исполнительной и муниципальной власти, налогоплательщиков.
При получении на официальный электронный почтовый ящик обращений налогоплательщиков оператор, осуществляющий прием, проверяет наличие в сообщении либо в файле обратного адреса. В случае отсутствия указанной информации, электронное сообщение не регистрируется, а заявителю направляется ответ о причинах отказа в приеме обращения.