Благодатной почвой для судебных споров может стать вопрос о реквизитах, которые трактуются как обязательные элементы оформления документа. Согласно ст. 10 Правил состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. В тех случаях, когда не удастся обнаружить подходящий нормативный документ, устанавливающий состав реквизитов конкретного вида документа, их расположение и оформление, можно настаивать на том, что должны присутствовать все 24 реквизита, перечисленных в ст. 9 (тем более, в статье не сказано четко, что это список возможных реквизитов).
Поэтому, для того, чтобы новые Правила стали действительно основным документом, регламентирующим деятельность делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (в т.ч. и налоговых органов), необходима дальнейшая работа по их уточнению и совершенствованию. Помимо этого возникает и необходимость совершенствования всего нормативно-правового обеспечения по вопросам стандартизации делопроизводства и документооборота.
2. Отсутствие возможности работы в СЭД с бумажными документами.
Поэтому дальнейшее совершенствование системы электронного документооборота (СЭД) налоговых органов должно проходить в направлении, когда СЭД сможет обеспечивать управление не только электронными, но и неэлектронными документами и поддерживать ведение смешанных дел.
Мероприятия по совершенствованию СЭД могут быть организованы по следующим направлениям:
- Разработка национальных стандартов в области электронного документооборота в направлениях обеспечения долговременной сохранности юридически значимых документов, порядку доступа к документам и хранения метаданных.
Стандарты содержат четко сформулированные требования к работе с документами и информацией. Они могут помочь в ситуации, когда необходимо объяснить руководству, представителям службы информационных технологий, других служб и деловых подразделений основные требования, связанные, например, с организацией делопроизводства и документооборота.
Стандарты рассматривают следующие вопросы:
· требования к созданию документов, устанавливающие, какие документы должны быть оформлены или сформированы в ходе процесса и введены в систему документооборота; какую информацию эти документы должны содержать; какие данные об этих документах должны быть сохранены (метаданные для управления документами);
· требования в отношении сроков хранения, определяющие, в течение какого срока следует сохранять документы; требования к организации передачи документов другим заинтересованным сторонам; процесс определения судьбы документов по истечении срока их хранения;
· требования в отношении доступа к документам, определяющие, кому разрешен доступ к документам и как осуществляется управление доступом;
· требования к обеспечению сохранности, определяющие, каким образом поддерживаются доступность документов и их пригодность к использованию;
· требования к системам, в задачи которых входит создание и сохранение документов.
- Автоматизация номенклатуры дел, экспертизы ценности и установления сроков хранения документов.
Одним из направлений развития СЭД является дальнейшее расширение их возможностей организации хранения и уничтожения документов. Для этого можно предложить ведение различного рода досье, в которые включаются разные виды документов, имеющие различные собственные сроки хранения. Реализовать это можно с помощью метода «больших корзин».
Метод «больших корзин» предполагает разделение всех документов инспекции на несколько относительно крупных групп, в зависимости от того, какую функцию исполняют документы, и для каждой группы устанавливается срок хранения. При проведении экспертизы ценности требуется определить, какую функцию в деятельности инспекции выполняет документ и к какой группе документации его можно отнести, а значит, срок хранения документа будет установлен по сроку хранения данной группы. В этом случае нет необходимости перечислять в номенклатуре дел все типы документов, выполняющих одну и ту же функцию, и все возможные заголовки.
Если в одном массиве хранятся документы близких сроков хранения, то, согласно данному методу, всему массиву можно установить наибольший из сроков хранения – это опять-таки облегчает автоматизацию и позволяет избежать трудоемкой и дорогостоящей выемки тех документов, сроки хранения которых истекли чуть раньше.
3. Несоблюдение сроков обработки документов, несвоевременная печать и адресная рассылка населению уведомлений, извещений и требований на уплату имущественных налогов, повышенные трудозатраты и время на обработку и подготовку документов в связи с огромным объемом входящей и исходящей бумажной информации.
Одним из путей решения данных проблем может стать создание центров обработки данных (ЦОД), на которых будет возложено основное бремя задач по вводу, обработке, хранению и использованию большого объема информации налоговых органов всех уровней. Эти центры должны создаваться как специализированные налоговые инспекции, в зону деятельности которых должны входить как региональные управления ФНС, так и подчиненные им территориальные налоговые инспекции.
Создание ЦОД повлечет за собой необходимость внедрения налогового администрирования, в том числе бесконтактного способа подачи деклараций, централизованной обработки налоговых документов и ведения лицевых счетов, бесконтактного информационного обслуживания.
Перераспределение функции налоговых органов в связи с созданием межрайонных и межрегиональных инспекций по централизованной обработке данных будет способствовать более качественному выполнению основных задач ФНС и не должно вызвать невыполнение или неполного выполнения функций налоговых органов.
Централизованные информационные ресурсы регионов, сосредоточенные в межрайонных и межрегиональных инспекциях ФНС России по централизованной обработки данных, будут доступны сотрудникам налоговых органов в степени, необходимой для выполнения ими должностных обязанностей в полном объеме.
Специализированные налоговые органы по ЦОД будут иметь возможность информационного взаимодействия между собой и тем самым представлять собой каркас единой информационной, программно-технической и телекоммуникационной системы налоговых органов РФ. При этом в результате централизации информационных ресурсов должны возникнуть дополнительные возможности для анализа информации с целью усиления контроля за соблюдением законодательства РФ о налогах и сборах.
Централизация информационных ресурсов должна обеспечить возможность оперативного и полного информационного обслуживания налогоплательщиков как о состоянии взаиморасчетов с бюджетом, так и о законодательстве РФ о налогах и сборах, что должно способствовать повышению уровня добровольного исполнения налоговых обязательств.
4. Отсутствие четких указаний по организации документооборота для каждого отдела налоговой инспекции.
Для решения данной проблемы можно предложить регламентирование документооборота. Несмотря на то, что весь процесс документооборота, осуществляемый в инспекции, зафиксирован в технологических схемах и регламентирован Инструкцией, периодически происходит путаница, недопонимание или отказ от обработки документа с связи с отсутствием четких указаний. Поэтому необходима разработка регламентов для каждого отдела инспекции. Обязательным условием эффективности внедрения регламентов должно быть постоянное поддержание актуальности и своевременная их корректировка.
В связи с тем, что регламенты представляют собой общие принципы действий, я рекомендую дополнить их еще и инструкциями - более подробными документами, в которых описано, что нужно делать при работе с документами, в какие сроки, кто отвечает за тот или иной процесс и кто его контролирует. Инструкции должны создаваться также для каждого отдела инспекции.
Заключение
В результате выполнения дипломной работы была рассмотрена организация документооборота в Инспекции Федеральной налоговой службы № 30 по России в республике Башкортостан, проведен ее анализ, определены проблемы и намечены пути совершенствования данного процесса.
В процессе выполнения работы были решены следующие задачи:
- рассмотрена структура налоговых органов РФ, определено их значение и принципы деятельности;
- рассмотрено в историческом аспекте развитие теоретических вопросов организации делопроизводства и документооборота в налоговых органах;
- дано понятие документообороту, определено его место в системе ДОУ налоговых органов;
- рассмотрены основные элементы процесса документооборота, а также нормативно-правовые акты, регулирующие делопроизводство и документооборот налоговых органов;
- проанализирована система организации документооборота в ИФНС № 30;
- определены актуальные проблемы организации документооборота в ИФНС № 30 и предложены мероприятия по их решению.
В процессе исследования было выявлено, что нормативно-правовой и методической базой организации документооборота в ИФНС № 30 являются Временная типовая инструкция по делопроизводству в Управлении Федеральной налоговой службы по республике Башкортостан, утвержденная Приказом Управления 29.12.2006 № 621/19-04,которая была разработана на основании положений нормативных правовых и нормативно-методических актов в области организации и введения делопроизводства в Российской Федерации, а также правовые и законодательные акты Президента, Правительства РФ, Министерств и ведомств, субъектов РФ в области документационного обеспечения управления.
В документообороте ИФНС выделяют документопотоки входящей, исходящей и внутренней документации. Обработка всей документации осуществляется как отдел общего и хозяйственного обеспечения, так и другими отделами (финансовым, юридическим, по работе с налогоплательщиками и т.п.), что позволяет говорить о смешанном характере документооборота ИФНС. Поступление, прохождение документов внутри инспекции, отправка документов осуществляется как лично налогоплательщиками (их представителями), так и с использованием современных технических средств связи (телефакс, электронная почта, СЭД).