Не допускается накопление организацией в кассах наличных денег сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда, только если это не согласовано с обслуживающими банками.
При приеме средств в кассу, как и при их выдаче, в каждом случае необходимо соответствующее обоснование.
Прием наличных денег кассой производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. При приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями тех же лиц – главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира. Квитанция заверяется печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.
Приходный кассовый ордер должен обязательно содержать следующие разборчиво заполненные реквизиты:
– наименование предприятия, структурного подразделения, код;
– предприятия по ОКПО и код структурного подразделения;
– регистрационный номер и дату заполнения;
– номер корреспондирующего счета, субсчета;
– в графе «Принято от» пишется наименование лица, вносящего деньги в кассу, а если это юридическое лицо, то обязательно указывается фамилия лица, через которого приняты деньги;
– в графе «Основание» пишется либо номер и дата договора, либо за что осуществляется прием денег и основание для начисления задолженности (номер и дата счета-фактуры);
– указывается сумма цифрами и прописью, причем выделяется отдельной строкой суммы налога с продаж и суммы налога на добавленную стоимость с указанием ставок налогов;
– в графе «Приложение» должны быть указаны дата, номер накладной, по которой отпущены товарно-материальные ценности (квитанции, по которой оказаны услуги) и т.п.
Приходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером.
Кассир, осуществляющий прием денежных средств, проверяет их платежеспособность в соответствии с Признаками платежеспособности банкнот и монеты Банка России, установленными Центральным банком РФ Приказом от 25.03.1997 М 02-101 (в редакции от 23.04.2001). Полученная кассиром сумма должна соответствовать указанной в приходном кассовом ордере.
Выдача наличных денег производится из кассы по расходному кассовому ордеру.
Расходный кассовый ордер также должен быть подписан главным бухгалтером предприятия, и, кроме того, он должен содержать распорядительную подпись руководителя или уполномоченного лица.
При выдаче денег по расходному кассовому ордеру одному человеку кассир должен потребовать предъявить документ, который удостоверяет личность получателя.
На предприятии таким документом может быть и внутреннее удостоверение, если на нем есть фотография и подпись владельца.
Далее кассир должен записать наименование и номер документа, кем и когда он был выдан, и получить подпись о получении денег. Она делается получателем собственноручно, причем чернилами или шариковой ручкой с указанием суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами.
В расходном кассовом ордере должны быть заполнены следующие реквизиты:
– наименование предприятия и структурного подразделения;
– код предприятия по ОКПО и код структурного подразделения;
– регистрационный номер и дата выписки расходного кассового ордера;
– номер корреспондирующего счета, субсчета;
– в графе «Выдать» указывается наименование получателя денежной суммы;
– в графе «Основание» пишется либо номер и дата договора, либо за что осуществляется выдача денежной суммы и основание для начисления задолженности (номер и дата счета-фактуры);
– сумма указывается цифрами и прописью;
– в графе «Приложение» должны быть перечислены все прилагаемые к ордеру документы. В качестве приложений могут выступать, например, доверенность, копия приказа руководителя о командировке работника (на основании данного распорядительного документа бухгалтерией производится определение суммы, подлежащей выдаче подотчетному лицу на командировочные расходы).
Учет кассовых операций предприятия ведется в Кассовой книге, которая должна отвечать следующим условиям:
Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано… листов». Общее количество листов в ней заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения и выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. При незначительном объеме кассовых операций, кассовые отчеты допускается составлять один раз в 3-5 дней.
В кассовой книге указывают номер документа, от кого получены и кому выданы деньги, корреспондирующий счет, сумму (приход, расход). Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир подсчитывает в книги итоги и выводит остаток на конец дня. Подчистки и не оговоренные исправления в книге не допускаются. Исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Контроль за ведением кассовой книги и кассовых операций возлагается на главного бухгалтера.
Бухгалтерский учет операций по кассе ведется на счете 50 «Касса». В случае поступления денег в кассу этот счет – дебетуется, а в случае выдачи – кредитуется с определенными счетами.
1.3 Аналитический и синтетический бухгалтерский учет по расчетному счету
Большая часть расчетов между предприятиями в процессе их деятельности осуществляется безналичным путем. Это происходит перечислением денежных средств со счета плательщика на счет получателя. Посредником в этих расчетах выступает банк. Предприятие может открыть в банках различные виды счетов: расчетный, текущий, бюджетный, валютный.
Расчетные счета открываются предприятиями, являющимися юридическими лицами, имеющими самостоятельный баланс и пр. Для открытия расчетного счета в банк необходимо представить следующие документы:
– заявление на открытие счета;
– временное свидетельство о регистрации, выданное регистрирующим органом;
– прошнурованные и пронумерованные, заверенные нотариально или регистрирующим органом копии устава и учредительного договора;
– заверенные в установленном порядке в двух экземплярах банковские карточки с образцами подписей и оттиска печати;
– решение учредителей о создании предприятия (протокол собрания);
– копия приказа руководителя о назначении главного бухгалтера;
– документ, подтверждающий постановку предприятия на налоговый учет.
При открытии расчетного счета учреждение банка предприятие выбирает самостоятельно.
После открытия расчетного счета на этот счет вносится 50 % суммы, определенного в учредительном договоре размера уставного капитала в денежной оценке. Операции на расчетном счете могут происходить наличными и безналичными расчетами.
При внесении наличных денежных средств оформляется объявление на взнос наличными. При снятии средств с расчетного счета (на заработную плату, пособия, командировочные расходы, хозяйственные нужды) используются денежные чеки. Чеки выдаются лицам, уполномоченным на получение средств, после их полного заполнения (указания суммы, заверения подписью и печатью). После принятия чека банк возвращает контрольную марку, по которой в назначенное время могут быть получены средства. Чеки заполняются от руки чернилами или шариковой ручкой синего, фиолетового или черного цвета.
В основном расчеты между организациями осуществляются безналично. В зависимости от характера расчетных операций, от способа организации расчетов, от финансовых отношений между предприятиями применяются различные формы расчетов, которые оговорены в договоре между сторонами: платежными поручениями, по инкассо (платежными требованиями-поручениями), аккредитивная, чеками.
Все безналичные расчеты производятся через банк на основании расчетных документов, которые представляют собой оформленные в письменном виде распоряжения предприятия (владельца счета) на перечисление средств; формы их должны соответствовать установленным стандартам, и они должны содержать следующие реквизиты:
– наименование расчетного документа;
– номер документа, число, месяц и год его оформления (число и год указываются цифрами, а месяц – прописью; на расчетных документах, заполняемых на компьютерах, допускается обозначение месяца цифрами);
– наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный номер (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;
– наименование плательщика, его идентификационный номер (ИНН), номер счета в банке;
– наименование получателя средств, номер его счета в банке;
– наименование и местонахождение банка получателя (в чеке не указывается), его банковский идентификационный номер (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;
– назначение платежа (в чеке не указывается) с выделением налога, подлежащего уплате отдельной строкой (в противном случае должно быть указано, что налог не уплачивается);
– сумма платежа, обозначенная цифрами и прописью;
– очередность платежа и вид операции.
На первом экземпляре независимо от способа изготовления расчетного документа проставляются подписи и оттиск печати.