Бухгалтерский учет на предприятии не автоматизированный. Все документы заполняются вручную, что является очень неудобным и трудоемким. Компьютер используется одним бухгалтером только для начисления заработной платы в программе АМБА.
3 ОРГАНИЗАЦИЯ И УЧЕТ ДВИЖЕНИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ
3.1 Учет кассовых операций
Для работы с наличными денежными средствами (выдача заработной платы, выдача денег под отчет на командировочные и другие расходы, закупка товарно-материальных ценностей и т.п.) организации обязаны иметь кассу.
В настоящее время налично-денежное обращение регулируется Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ, утвержденным Банком России 5.01.98 г. № 14-П, Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. № 40.
Согласно этим документам работу в кассе организации осуществляет кассир. На него возлагается ответственность за сохранность наличных денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе. В небольших организациях обязанности кассира как правило выполняет бухгалтер.
Должность кассира на предприятии занимает Козлова Л.П.
Кассир не имеет право перепоручать выполнение своей работы другим лицам. Если появляется необходимость временной его замены, то исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника. В данном случае работодатель издает соответствующий приказ (решение, постановление). С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности.
Организации имеют право оставлять в кассе на коней рабочего дня наличные денежные средства в пределах лимитов, установленных банками (для данной организации установлен лимит в 75000 (семьдесят пять тысяч) рублей 00 копеек). При этом организации должны сдавать в обслуживающий их банк суммы сверх установленных лимитов. Превышение лимита возможно в течение трех дней – в период выплаты заработной платы.
Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций.
Поступление наличных денежных средств в кассу оформляется квитанцией, она заменяет приходный кассовый ордер на предприятии. В квитанции отмечено от кого получены деньги, за что получены и какая сумма. Подписывается квитанция плательщиком и кассиром, когда будет произведен расчет. Заполняется в трех экземплярах: первый – приходный кассовый ордер, второй – отчетный документ материально ответственного лица, третий – заказчику. Например, 9 января 2008 года в кассу поступила выручка из магазина в сумме 27779 рублей 92 копейки.
Выдача денежных средств из кассы производится расходным кассовым ордером в котором отмечается когда, кому выданы деньги, в какой сумме. Подписывается ордер руководителем организации, главным бухгалтером и кассиром. Например, расходный кассовый ордер № 2 от 9 января 2008 г. Выданы деньги под отчет в сумме 2001 рубль 42 копейки Пермяковой Е.Г.
Все операции по поступлению и расходованию денежных средств заносятся в кассовую книгу. В конце каждого рабочего дня в кассовой книге подсчитываются итоги операций за день, и выводится остаток денег в кассе на следующий день. Записи в ней ведутся в двух экземплярах под копирку, отрывные листы служат для отчета кассира. Синтетический учет ведется в журнале - ордере № 1, но так как учет на предприятии не автоматизиранный, журнал - ордер ведется вручную и является объемным документом.
Инвентаризация денежных средств в кассе должна проводиться на 1 число каждого месяца. Ревизия кассы проводится на основании приказа председателя кооператива, инвентаризационной комиссией и в присутствии кассира. Комиссия проверяет фактическое наличие денег и сверяет его с данными документов. По окончании проверки составляется акт инвентаризации наличных денежных средств, в котором указывается количество наличных денег на начало проверки, а также сумма излишек или недостач. В СПК «Колхоз им. Свердлова» инвентаризация наличных денежных средств в кассе не проводится.
Для учёта наличия и движения денежных средств в кассе организации используется счёт 50 «Касса». Счет активный, по дебету отражается остаток и поступление денежных средств в кассу, а по кредиту – выплата наличных денег из кассы. Рассмотрим схему записей хозяйственных операций по данному счету, на основе сводной ведомости.
Таблица 5 - Схема записей хозяйственных операций по счету 50 «Касса» за январь 2008г
| Корр. Счет | Содержание операции | Сумма, р. | Корр. счет | Содержание операции | Сумма, р. |
| 60 70 76 90 91 91-9 | Сальдо на 1 июняВозврат ранее выданных авансов Возвращена излишне выплаченная заработная платаПогашение части задолженности дебиторамиПоступила в кассу выручка от реализации продукцииПоступила в кассу выручка от прочей реализацииПоступила выручка из магазинаДебетовый оборот | 2658,26 20000,00 371,20 60121,56 2532511,30 3142,50 85385,502701532,06 | 10-5 10-8 26 44-1 51 60 70 71 76 84 | Оплачено наличными приобретение удобренийОплачено наличными приобретение запчастейОплачены наличными общехозяйственные расходыОплачены наличными расходы на продажуСданы деньги из кассы на расчетный счетИз кассы оплачен счет поставщикаВыдана из кассы заработная плата работникамВыданы деньги под отчетВыплачены алиментыОплачено наличными ведение ссудного счетаКредитовый оборот | 3300,00 132,00 2167,00 396,00 1000000,0 289635,88 1324336,2 71452,4 7529,32 129,00 2699077,8 |
| Сальдо на 1 июля | 5112,52 |
Следует обратить внимание на проводки такого типа: Дт 10-5 Кт 50, эта проводка отражает расходы, связанные с покупкой. Правильные проводки: Дт 10 Кт 60 – поступили удобрения от поставщиков, и Дт 60 Кт 50,51 – оплачен счет поставщика. А так же проводка: Дт 84 Кт 50 тоже записывается неверно, нужно: Дт 91 Кт 51.
3.1.1 Организация движения денежных средств
Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого в соответствии с Трудовым Кодексом РФ.
Статья 67 ТК РФ регламентирует форму трудового договора, он должен заключатся в письменной форме, составляться в двух экземплярах, каждый из которой подписывается сторонами. Заверяется печатью работодателя. И после подписания один экземпляр передается работнику, другой работодателю. Трудовой договор включается в личное дело.
После того как заключен договор, работодатель издает Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1). В приказе также указывается наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, а так же условия приема на работу и характер предстоящей работы.
После издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу работодатель обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций. Затем с кассиром должен быть заключен договор о полно материальной ответственности в двух экземплярах: один передается кассиру, второй – в бухгалтерию (или в отдел кадров).
Действие договора распространяется на все время работы кассира с вверенными ему ценностями организации. По истечении срока его следует хранить в архиве в течение 5 лет.
Должностные обязанности кассира утверждении Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37. «Квалификационный Справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих».
Согласно данному справочнику кассир должен:
- осуществлять операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность;
- получать денежные средства и ценные бумаги в учреждении банка для выплаты рабочим и служащим заработной платы, премии, оплаты командировочных и других расходов;
- вести на основании приходных и расходных документов кассовую книгу, сверять фактическое наличие денежных сумм и ценным бумаг с книжным остатком;
- составлять кассовую отчетность и прочее.
Банк России устанавливает единые требования по оборудованию и укреплению сигнализационных помещений касс. Помещение кассы должно отвечать следующим требованиям:
- быть изолированной от других служебных помещений;
- иметь капитальные станы, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;
- закрываться на две двери: внутреннюю и внешнюю;
- оборудоваться специальным окошком для выдачи денег;
- иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей; прочно прикрепленных к строительным конструкциям пола;
- располагать исправным огнетушителем.
Стены должны быть капитальными. Если это кирпичная складка, то ее толщина должна быть не менее 500 мм. Перекрытия и перегородки так же должны быть капитальными.
Некапитальные стены, перекрытия, перегородки необходимо укрепить металлическими решетками.
Дверь должна быть не менее 40 мм, иметь не менее двух врезных самозащелкивающихся замков, установленных на расстоянии не менее 300 мм друг от друга. Двери должны быть обиты с двух сторон листовой сталью. Окна должны быть не менее 200 х 300 мм. Если больше, то снаружи их следует укрепить металлической решеткой.
Вентиляционные шахты, короба и дымоходы должны быть оборудованы металлическими решетками.
Ключи то металлических шкафов и печати хранятся у кассира, которые запрещено передавать посторонним лицам, либо изготавливать неучтенные дубликаты. Ключи – дублеры должны хранится в пакетах, шкатулках, опечатанных кассиром, у руководителя организации или других уполномоченных на это лиц.