Всякий сверхлимитный отпуск материалов на производство (возмещение брака, перерасход, перевыполнение производственной программы) или замена материалов оформляется выпиской специального требования с отметкой в нем кода причины и виновника перерасхода.
Сверхлимитный отпуск материалов на РУП “Минский завод шестерен” и замена одних видов материалов другими допускается только по разрешению руководителя предприятия или лиц, им на то уполномоченных. При этом выписывается акт-требование на замену (дополнительный отпуск) материалов формы М-10. При замене в лимитно-заборной карте пишут “Замена, смотри требование №__” с обязательным уменьшением остатка.
В случае возврата неиспользованных сырья и материалов их записывают в лимитно-заборную карту без составления сопроводительных накладных. Акт-требование выписывается на один вид материала и его многократный отпуск в двух экземплярах: один из них предназначен для получателя (цеха, участка), второй – для склада. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах акта-требования дату и количество отпущенного материала, после чего выводит остаток.
В акте-требовании получателя (цеха, участка) расписывается заведующий складом (кладовщик), а в складском экземпляре – представитель получателя (цеха, участка).
Изменение лимита производится теми же лицами, которым предоставлено право его установления, т.е. отделом материально-технического снабжения.
По лимитно-заборной карте ведется учет возврата материалов, не использованных в производстве. При этом никаких дополнительных документов не составляется.
Особенностью документального оформления отпуска материалов в производство на РУП “Минский завод шестерен” является то, что на предприятии используются раскройные листы. Данный документ используется на заготовительном участке производства, т.е. в кузнечном цехе. В раскройном листе указывается цех и участок, получающий данный материал, наименование материала, его номенклатурный номер, цена за единицу, т.е. за одну тонну материала. По окончании раскроя показывается фактическое движение материала в цехе: остаток на начало, фактически получено за вычетом возврата, фактический расход и остаток на конец. Здесь же указывается выход деталей в количественном выражении и расход материала по норме. И в конечном итоге выводится результат раскроя: экономия или перерасход. Например, из раскройного листа [ПРИЛОЖЕНИЕ 9] видно, что сталь 25 ХГТ ф80 (номенклатурный номер 10121027) имелась в цехе № 9 (кузнечный цех) на участке 14 в количестве 15 тонн. Фактически было получено 117,335 тонн, а израсходовано на производство 132,335 тонн. В итоге по окончании раскроя данной стали в цехе не осталось. Из данной стали были получены детали, обозначение которых также указывается в раскройном листе. На изготовление каждой детали существует своя норма расхода данного материала, но общий расход материала по норме составил 132,455 тонн. Таким образом была получена экономия стали в размере 0,12 тонн (132,335 – 132,455).
В конце месяца на основании раскройных листов в бухгалтерии составляется баланс металла по кузнечному цеху [ПРИЛОЖЕНИЕ 10], где отражается экономия или перерасход по каждому металлу, а также выводится общая экономия или перерасход металла за месяц в целом в стоимостной оценке.
Оформление отпуска материалов трудоемко из-за большого количества и разнообразия первичных документов. Поэтому важное значение имеет упрощение учета на этом участке. И главным направлением упрощения учета отпуска материалов в производство является автоматизация данного участка учета. При использовании электронно-вычислительной техники возможно применение карточек складского учета в качестве единого документа для учета расхода материалов в производство. По данным карточек выдается машинограмма (ведомость) расхода материала за подписями цеха-получателя и материально ответственного лица склада, отпустившего ценности.
Используя вычислительные машины, можно централизованно по данным технологических карт предварительно выписывать расходные документы на отпуск материалов и до начала месяца передавать их цехам (участкам). В дальнейшем эти документы будут использоваться цехами (участками) для получения материалов со складов.
Кроме того, значительно улучшает снабжение цехов, участков, бригад и отдельных рабочих мест материалами их централизованная доставка. При такой доставке материалов составляется специальный документ на отпуск (план-карта), в котором отражаются лимит отпуска и сроки подачи материалов в производство. По этому документу склад сам выписывает расходные документы на отпуск материалов в пределах месячного лимита и доставляет их производству в утвержденные сроки (через экспедитора). Это значительно сокращает расходы на транспортировку и освобождает производственников от заботы о материальном обеспечении. К сожалению, на предприятии РУП “Минский завод шестерен” план-карты используются лишь при сдаче готовой продукции на склад и не применяются при снабжении цехов и участков материалами.
2.2 Учет отпуска и использования материалов в производстве
Учет и контроль за расходованием товарно-материальных ценностей – одна из важных задач бухгалтерского учета.
Материалы, сырье, топливо, полуфабрикаты списываются в следующих случаях:
- при передаче их в основное, вспомогательное производство;
- при использовании их в непроизводственной сфере;
- в результате продажи излишних материальных ценностей;
- при безвозмездной передаче юридическим и физическим лицам;
- при передаче в счет вкладов в уставные фонды других предприятий;
- в результате возникших стихийных бедствий;
- при недостаче, порче, хищениях;
- при обнаружении брака в производстве и т.д.
Приобретенные материалы предприятие расходует прежде всего на изготовление продукции, выполнение работ и оказание услуг, а также на другие цели: содержание и ремонт оборудования, помещений; канцелярские и другие цели. В связи с этим на основании первичных документов расход материалов оформляется в зависимости от направления затрат следующей корреспонденцией счетов:
Д-т сч. 20 “Основное производство” - при расходе на выработку продукции (работ, услуг) цехами основного производства;
К-т сч. 10 “Материалы” 473909586;
Д-т сч. 23 “Вспомогательные производства” - при расходе на выработку продукции, работ, услуг во вспомогательных производствах, заказов по освоению новых видов изделий, изготовление экспериментальных образцов технологической оснастки
К-т сч. 10 “Материалы” 85455106;
Д-т сч. 25 “Общепроизводственные расходы” - при расходе на содержание и эксплуатацию машин и оборудования, производственных цехов и хозяйств, их хозяйственные и другие нужды;
К-т сч. 10 “Материалы” 137126103;
Д-т сч. 26 “Общехозяйственные расходы” - при расходе на общехозяйственные нужды;
К-т сч. 10 “Материалы” 2352210;
Д-т сч. 28 “Брак в производстве” - при расходе на исправление производственного брака;
К-т сч. 10 “Материалы” 939192; [ПРИЛОЖЕНИЕ 11]
Д-т сч. 29 “Обслуживающие производства и хозяйства” - при расходе непромышленными хозяйствами (ЖКХ, детские учреждения, подсобное сельское хозяйство, научно-исследовательские и конструкторские подразделения и т.п.);
К-т сч. 10 “Материалы” 145200 [ПРИЛОЖЕНИЕ 12]
Д-т сч. 31 “Расходы будущих периодов” – на освоение новых производств, установок и агрегатов; неравномерно производимый в течение года ремонт или на непредвиденные ремонты основных средств (если не создается ремонтный фонд), когда работы выполнялись неремонтными цехами;
К-т сч. 10 “Материалы” 34600 (сумма условная, так как за отчетный период данные расходы не производились);
Д-т сч. 43 “Коммерческие расходы” - на расход, связанный с упаковкой готовой продукции за счет поставщика и др.
К-т сч. 10 “Материалы” 12000 (сумма условная, так как за отчетный период данные расходы не производились).
В бухгалтерии РУП “Минский завод шестерен”, ведется аналитический и синтетический учет расхода материалов в производство. Существуют разные варианты аналитического учета материалов: сортовой, партионный, оперативно-бухгалтерский и др. [29, с.74-76]
На предприятии используется сортовой способ учета. Сортовой способ учета материалов предусматривает ведение учета в натурально-стоимостном выражении по видам и сортам материалов.
На каждый вид и сорт материалов в бухгалтерии открывают карточки аналитического учета, в которых на основании первичных документов записывают операции поступления и расхода материалов. Эти карточки отличаются от карточек складского учета материалов, тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек по каждому складу составляют сортовые количественно-суммовые ведомости расхода материалов по шифрам затрат, в которых указывается код затрат, номер документа, номенклатурный номер материала, количество отпущенного материала, его цена и сумма [ПРИЛОЖЕНИЕ 13].
На основании этой ведомости и “Ведомости прихода материальных ценностей” составляется “Оборотная ведомость движения материальных ценностей”. В ней указывается остаток на начало месяца по каждому наименованию материала (это остаток на конец месяца за предыдущий отчетный период), приход данного материала за месяц и его расход и остаток на конец месяца в количественном и суммовом выражении. Она так же составляется по каждому складу в отдельности. Например, на начало месяца на складе 82 имелось 5,5 тонн стали 40 ф80 на сумму 2194824,5 тыс. руб. За месяц приход данной стали составил 19,095 тонн на сумму 7772428,8 тыс. руб., а расход 5,5 тонн на сумму 2194824,5 тыс. руб. Таким образом на конец месяца на складе №82 осталось 19,095 тонн данного материала на сумму 7772428,8 тыс. руб. В целом за месяц расход материалов со склада №82 составил сумму 452281191,26 тыс. руб. [ПРИЛОЖЕНИЕ 6].