При інвентаризації коштів у касі підприємства в увагу береться тільки їх фактична наявність. Ніякі документи або розписки в залишок готівки в касі не включаються. Виявлені кошти, не виправдані прибутковими касовими ордерами, уважаються надлишком і підлягають зарахуванню в дохід підприємства. Недостача коштів, виявлена при інвентаризації, підлягає відшкодуванню касиром.
Інвентаризація розрахункових відносин з іншими підприємствами й організаціями здійснюється за даними документів. Підприємства обмінюються контокоррентными виписками, тобто виписками з особових рахунків дебіторів і кредиторів. При цьому виписки посилають підприємствами-кредиторами підприємствам-дебіторам, які повинні в 10-денний строк підтвердити заборгованість або повідомити свої заперечення. У бухгалтерському балансі суми заборгованості повинні відображатися тільки в погоджених сумах.
В окремих випадках, коли до кінця звітного періоду розбіжності не врегульовані, розрахунки з дебіторами й кредиторами відображаються кожною стороною у своєму балансі в сумах, які значаться в записах поточного обліку й уважаються нею правильними.
Свої висновки й пропозиції відносно врегулювання інвентаризаційних разниц комісія оформляє протоколом і подає на затвердження керівникові. Керівник повинен прийняти рішення про оприбуткування надлишків і списанні недостачі й затвердити протокол в 5-денний строк. Результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку в 10-денний строк, після чого його показники приводяться в повну відповідність із фактичною наявністю господарських коштів.
Таким чином, щоб забезпечити контроль над збереженням господарських коштів і для повної відповідності даних обліку фактичним залишкам, для забезпечення реальності показників бухгалтерського обліку використовується елемент методу бухгалтерського обліку — інвентаризація, тобто встановлення фактичної наявності коштів і їх джерел, зроблених витрат і т.д. шляхом перерахування залишків у натурі або перевірки облікових записів.
Найдетальніша класифікація інвентаризацій була дана в 1934 р. видатним італійським бухгалтером Пьетро д'альвизе[1] . Він виділив вісім класифікаційних підстав: за обсягом (повні, часткові); по приналежності (майно в організації й поза неї); по меті (вступні, наступні, при передачі цінностей, ліквідаційні); по послідовності ( від об'єкта до регістру, від регістру до об'єкта); по суб'єкті (ординарні — ініціатива власника; екстраординарні — ініціатива зовнішніх органів: судових, фінансових і т.п.); по використанню даних (інформативні й доказові); по ступеню агрегування (диференційовані, інтегровані); за формою опису (усні, письмові, на механічних носіях); по способу проведення.
За обсягом, розділити інвентаризації дуже важко, тому що зовсім не ясно, що таке повна інвентаризація. Об'єктивний критерій отут один — тотальна перевірка наявності всього майна, наявного в країні, як в організаціях, в установах, так і у всіх громадян. Зовсім очевидно, що така інвентаризація неможлива. Тому будь-яка інвентаризація, по суті, носить частковий і одночасно повний характер. Звідси випливають два висновки першорядної важливості:
- ступінь повноти інвентаризації задається суб'єктом її, що призначають;
- часткової інвентаризація може бути визнана тільки стосовно раніше заданої повної інвентаризації.
У цей час має місце монетарна вибірка, при якій проводиться строге розмежування між фундаментальними статистичними поняттями: одиниця спостереження й одиниця сукупності. У цьому випадку, стосовно до товарної маси, одиницею спостереження виступає найменування товарів, а одиницями сукупності будуть або вартісні, або натуральні величини.
По приналежності передбачається насамперед установити місце знаходження майна: воно може бути здане в оренду, значачись на балансі орендодавця; відвантажене покупцеві, але не відомо, чи одержав він це майно і т.д.
Однак набагато важливіше встановити при інвентаризації, про яке майно мова йде: про те, яке перебуває у володінні організації, або про те, яке перебуває в його власності. Звичайно інвентаризація переслідує перше завдання — вона досягається простіше, але друге завдання важливіше.
По меті, яку ставлять адміністратори, що призначають інвентаризацію виділяють:
- вступні (починальні) інвентаризації необхідні на початку будь - якої господарської діяльності.
- поточні — ті звичайні інвентаризації, включаючи перманентні, які проводяться заради того, щоб і власники, і адміністратори могли переконатися в репрезентативності (точності) облікових даних.
Поточні інвентаризації проводяться при наступних обставинах:
- згідно із плановим графіком;
- по сигналах, коли адміністрації повідомляють про неблагополуччя в справі зберігання й реалізації товарно-матеріальних цінностей;
- при стихійних лихах (пожежі, повені) — ціль інвентаризації зафіксувати факт загибелі цінностей. Сюди ж відносять втрати від крадіжок;
- при переоцінці цінностей;
- при передачі цінностей — обов'язкові інвентаризації, проведені при зміні матеріально відповідальних осіб, що й дають, як правило, дуже високий результат у змісті точності даних;
- ліквідаційні — пов'язані із закриттям організації й мають величезне значення у зв'язку з тим, що в ліквідованої організації, як правило, виникає необхідність оплатити дуже більші борги.
По послідовності — одна з визначальних класифікації, що випливають із облікових процедур. Кращим уважається підхід від об'єкта до регістру, тому що передбачається, що матеріально відповідальна особа, не знаючи скільки яких цінностей за ним значиться, представить об'єктивну картину стану справ. На практиці переважає підхід від регістру до об'єкта, тому що він легше й для перевіряючого, і для, що перевіряється, тому що заздалегідь відомий результат, на який слід вийти. Але великий недолік даного підходу укладається в тому, що він полегшує й фальсифікацію результатів інвентаризації. Однак при проведенні перманентних інвентаризацій цей підхід певною мірою виправданий, але навіть у цьому випадку слід віддати перевагу підходу від об'єкта до регістру.
По суб'єкті виділяють інвентаризації:
- ординарні, проведені з ініціативи власників або адміністраторів;
- екстраординарні, що вживають на настійну вимогу яких-небудь сторонніх органів, наприклад, банків або ж за рішенням судових органів. В останньому випадку, якщо справа дійшла до цих органів, то положення, по суті, вийшло з під контролю адміністрації організації.
По використанню даних виділяють:
- інформативні — необхідні тільки для підтвердження якої-небудь гіпотези, наприклад, наскільки обґрунтовані кредити, що испрашиваемые фірмою. Інформативні інвентаризації переслідують насамперед економічні цілі;
- доказові — застосовуються якщо буде потреба обґрунтувати можливість судового позову або для спростування останнього. Доказові інвентаризації переслідують насамперед юридичні цілі.
Більш правильним було б розподіл на інвентаризації, які можуть служити підставою для пред'явлення позову або недостатні для цього. Однак і отут виникає складність: адже відразу ж після закінчення інвентаризації важко розв'язати ступінь її юридичної доказовості, це вирішує суд. Направляти або не направляти позов до суду залежить від адміністрації, але це, у свою чергу, знов-таки тільки підкреслює умовність даної класифікації.
По ступеню агрегування розрізняють інвентаризації:
- диференційовані, тобто доведені до кожного найменування цінностей;
- інтегральні — інвентаризуються цінності тільки тією чи іншою мірою агрегированной групи.
З погляду бухгалтера, практичне значення мають диференційовані інвентаризації, тому що в цьому випадку йому необхідно звірити кожне найменування товарів, що є в наявності, з їхньою чисельністю за даними обліку.
По способу проведення виділяються два види інвентаризацій:
- заздалегідь оголошені (призначені) — відповідальні особи знають про час проведення інвентаризації й зобов'язано підготуватися до неї;
- раптові — відповідальні особи не знають про час проведення інвентаризації й не можуть заздалегідь підготуватися до неї.
Обоє виду інвентаризацій мають переваги й недоліки.
При практичному підході до інвентаризації багато сучасних бухгалтерів старі ідеї, що сповідують, уважають, що кожний баланс повинен бути підтверджений інвентарним описом, інакше баланс буде нереальним. Це помилковий висновок.
Найбільш ефективними є раптові часткові інвентаризації, оскільки вони підвищують відповідальність матеріально відповідальних осіб у своєчаснім оприбуткуванні й списанні матеріальних цінностей, правильності їх зберігання, попереджають зловживання.
1.3 Характеристика підприємства ВАТ «Стальмонтаж»
Відкрите акціонерне товариство «Стальмонтаж» (далі - «Суспільство») засноване відповідно до Наказу Регіонального відділення Фонду державного майна України по м. Севастополю № 23/5 від 12 травня 1994 р. на основі Угоди про викуп орендованого майна із Суспільством покупців членів трудового колективу СУ-119 тресту «Южстальмонтаж» відповідно до Декрету Кабінету Міністрів України від 20.05.93г. № 57-93 « Про приватизацію цілісних майнових комплексів державних підприємств і їх структурних підрозділів, зданих в оренду», протоколом від 20.07.94г. загальних зборів ВАТ «Стальмонтаж» і чинним законодавством.