На рахунках синтетичного й аналітичного обліку розрахунків з дебіторами повинні залишитися тільки підтверджені виписками з особових рахунків суми.
Інвентаризаційна комісія шляхом документальної перевірки з метою контролю повинні також установити:
- тотожність розрахунків з дебіторами;
- суми дебіторської заборгованості, по яких пройшовстрок давнини;
- особливий контроль над строками по заборгованості оформленій векселем;
- вжиті заходи по ліквідації простроченої заборгованості підприємства перед дебіторами;
- законність списання незатребуваної дебіторами заборгованості.
Результати інвентаризації розрахунків оформляються актом. У ньомувідзначаються найменування перевірених рахунків по облікові розрахунків, суми виявленої непідтвердженої дебіторської заборгованості, дебіторської заборгованості, по якій пройшовстрок оплати і яким пройшовстрок позовної давнини.
По цих видах дебіторської заборгованості до акту інвентаризації додається довідка, у якій приводяться найменування й адреси підприємств-дебіторів, сума й причини заборгованості, час виникнення й на підставі яких документів це підтверджується.
Дані проведеної інвентаризації розрахунків підприємства звіряються з даними бухгалтерського обліку, відбитими в "Баланс" формі №1, головній книзі, а також з аналітичними даними по розрахункових рахунках і рахункам синтетичного обліку (регістри обліку). При перевірці розрахунків з дебіторами також перевіряють повноту аналітичного обліку. Дані аналітичного обліку перевіряються позиційно по кожному запису, при цьому з'ясовуються наявність виправдувальних документів, їх юридична повноцінність, наявність документів, що підтверджують оприбуткування матеріальних цінностей або отриманих послуг.
Перевірці підлягають господарські операції підприємства з дебіторами, відбиті в журналі №3 і відомості до нього, у відомості розрахунків з іншими дебіторами підприємства.
На ВАТ «Стальмонтаж» контроль над формуванням і погашенням дебіторської задолжености здійснюється бухгалтерією підприємства. Достовеpность ДЗ пpовеpяется шляхом свеpки її суми по кожній статті балансу на дату пpовеpки із сумами заборгованості, отpаженной в облікових pегистpах і пеpвичных документах. Заборгованість підзвітних осіб є однієї зі складових ДЗ. Т.к. підзвітні особи pасходуют грошові сpедства без пpедваpительного контpоля, необхідно пpоанализиpовать, не допускалися чи наpушения pасчетной дисципліни, а також пpавильно чи офоpмлены опpавдательные документи. Контроль розрахунків кредитних операцій по прибуткових і платіжних документах дозволяє встановити не тільки правильність, але й своєчасність розрахунків. Для цього на ВАТ «Стальмонтаж» порівнюють дату прийманняовідвантаження продукції, зазначену в приймально-здавальних документах, з датою перерахування грошей підприємству.
Однієї з головних завдань внутрішньогосподарського контролю є дотримання норм податкового обліку дебіторської заборгованості. Щодо податкового обліку ДЗ діють норми Законів України " Про оподаткування прибутку підприємств" і " Про податок на додану вартість ". Відповідно до Закону (2,34) платник податку має право зменшити суму валового доходу звітного періоду на вартість відвантажених товарів (виконаних робіт, зроблених послуг) у випадку, якщо покупець таких товарів (робіт, послуг) затримує без узгодження із платником податків оплату їх вартості. Для здійснення зазначеного зменшення необхідна наявність трьох умов:
- затримка платежу здійснюється боржником без узгодження із платником податку;
- затримка в оплаті повинна перевищувати 30 днів від дати, певної умовами договору;
- платник податку звернувся до суду із заявою про стягнення заборгованості або про визнання боржника банкрутом, або якщо за поданням платника нотаріус учинив виконавчий напис про стягнення боргу або закладеного майна .
У випадку якщо протягом наступних податкових періодів суд не задовольняє позов платника податків або задовольняє його частково, платник повинен збільшити валовий дохід відповідного податкового періоду на вартість відвантажених товарів (виконаних робіт, зроблених послуг) або її частина, не визнану судом. А також нарахувати пеню, виходячи з діючої облікової ставки НБУ, збільшеної в 1, 2 рази.
Повідомлення про зменшення валового доходу й копія рішення суду про прийняття справи до проведення висилаються в податковий орган за правилами, установленим центральним податковим органом. У випадку ухвалення судового рішення на користь платника його валові доходи збільшуються на суму заборгованості, фактично відшкодованої боржником. Однієї з особливостей покриття безнадійної заборгованості банками й небанківськими фінансовими установами є обов'язок створення ними страхового резерву.
У випадку, якщо дебітор повністю або частково погашає безнадійну заборгованість, попередньо віднесену платником податків до складу валових видатків або відшкодовану за рахунок страхового резерву, платник податків збільшує валовий дохід на суму компенсації, отриманої від дебітора.
У випадку якщо фізична особа-дебітор, визнаний у судовому порядку безвісно відсутнім або померлим, оголошується, кредитор зобов'язано здійснити відповідні заходи щодо стягнення заборгованості з такої особи. У випадку якщо така фізична особа або фізична особа, щодо якого органами слідства оголошений розшук, знайдене й оплачує заборгованість, яка була попередньо включена платником податків до складу валових видатків або відшкодована за рахунок страхового резерву, платник податків збільшує валовий дохід на суму коштів, отриманих від дебітора.
Списання з балансу ДЗ із терміном позовної давності, що закінчився, випливає провадити після прийняття всіх необхідних заходів до її стягнення, ретельної перевірки причин виникнення шляхом пред'явлення претензій, позовів в арбітражний суд до дебіторам - юридичним особам і до суду до дебіторам - фізичним особам.
При списанні з балансу ДЗ із терміном позовної давності, що закінчився, по товарним операціям слід нарахувати ПДВ на відпускну (продажну, кошторисну) вартість відвантажених ТМЦ, готової продукції, виконаних робіт, зроблених послуг.
Списання боргу внаслідок неплатоспроможності боржника не є підставою для скасування заборгованості. Ця заборгованість повинна відображатися за балансом не менш трьох років з моменту списання для спостереження за можливістю її стягнення у випадку зміни майнового стану боржника.
Сумнівна й безнадійна заборгованість може вплинути на прибуток підприємства, а отже, і на об'єкт оподатковування раніше, чим пройдуть строки позовної давнини. За умови дотримання порядку, передбаченого статтею 12 Закону (2) віднесення на фінансовий результат може бути здійснене не після закінчення строків позовної давності.
У питанні внесення змін у податковий облік щодо відбиття в ньому ДЗ ( у зв'язку з переходом на нові стандарти) на сьогоднішній день слід виходити з наступного. Оскільки інформація про прийняття Верховною Радою розв'язків по цьому питанню отсутствует, застосування в податковому обліку ДЗ норм П(с)БУ 10 поки неможливо.
На базовім підприємстві внутрішньогосподарський контроль дебіторської заборгованості здійснюється по так званій «системі АВС», що забезпечує ефективний контроль над рухом і своєчасною інкасацією ДЗ. До критерію «А» ставляться найбільш великі й сумнівні види дебіторської заборгованості («проблемні кредити»). До критерію «В» ставляться кредити середніх розмірів, а до критерію «З» - інші види ДЗ, що не виявляють серйозного впливу на результати фінансової діяльності.
Проводиться контроль повноти відбиття інформації про реалізацію й ДЗ, у процесі якого перевіряється, на чи всі відвантажені товари виставлені рахунки й чи зареєстровані вони в обліку; на чи всі повернуті товари й визнані претензії покупців зроблені відповідні виплати й запису в обліку, а також, чи зареєстровані всі отримані аванси.
Крім того, на базовім підприємстві контролюється реальність записів, тобто з'ясовується, чи відповідають відвантаженим товарам виставлені рахунки, а виплаченим компенсаціям - здійснені повернення продукції або визнані претензії.
Контроль правильності розрахунків на ВАТ «Стальмонтаж» забезпечує виписку рахунків відповідно до затверджених цін, кількості відвантажених товарів, установленими законодавством податками й іншими обов'язковими платежами, швидке встановлення рахунків, по яких оплата викликає сумнів і відправлення рахунку за товари й самих товарів на адресу того самого підприємства (особи).
Крім перерахованих вище функцій, контроль ДЗ на базовім підприємстві забезпечує відповідність і своєчасність облікової реєстрації, внаслідок чого всі рахунки реєструються бухгалтером одночасно зі здійсненням поставки (у тому самому обліковому періоді).
На стадії формування й первинної реєстрації даних контроль ДЗ на ВАТ «Стальмонтаж» включає перевірку наявності наказів, договорів, заяв для оформлення дебіторської заборгованості й своєчасності документального оформлення.
На стадії використання первинної інформації при її обробці - ранжирування ДЗ по строках її виникнення й погашення. На стадії використання узагальнених зведених даних і показників – ведення картотеки нагадувань і ретельну перевірку обґрунтованості сум, що значаться на рахунках.
Внутрішньогосподарський контроль ДЗ дозволяє не тільки зменшити саму ДЗ, але й видатки на її втримування. Основної складовій контролю є розв'язок про надання кредиту. Важливим моментом при цьому є постійне втримання ДЗ на прийнятному рівні. Система контролю в цьому випадку має величезне значення, тому що без неї сума ДЗ може перевершити припустимий рівень і тим самим знизити прибуток підприємства. Тому часто виникає потреба в коррективних діях, у зв'язку із чим добре налагоджена система контролю за ДЗ іноді є єдиним способом контролю над ситуацією на даному напрямку.