2.2 Порядок сдачи инкассации в банк
В конце каждого рабочего дня старший кассир, либо ассистент старшего кассира сдает инкассацию в банк. Кассир собирает вырученные с продажи наличные деньги, раскладывает их по принципу номинальности, считает на специальной счетной машинке, проверяет на поддельность каждую банкноту на УФ - лучах. Далее каждые 100 (сто) листов банкнот одного достоинства формируются в корешки и подвязываются специальной резинкой поперек с двух сторон. Каждые пять корешков складываются в один и также подвязываются специальной резинкой поперек с двух сторон. Если банкнот одного достоинства менее 100 (ста), то они подвязываются одной резинкой поперек.
На сдаваемую сумму заполняется препроводительная ведомость (форма ведомости утверждена приложением 8 к Положению № 318-П). Эта ведомость объединяет в себе три документа, которые заполняются под копирку: препроводительная ведомость, накладная и квитанция к сумке. Ведомость вкладывают внутрь вместе с деньгами.[приложение 8] Сумку с деньгами и документами необходимо опломбировать с соблюдением правил при передаче инкассаторам. Прежде чем передать выручку инкассаторам, кассир организации должен проверить у них документы. Инкассаторы предъявляют: документ, удостоверяющий личность; доверенности на перевозку наличных денег и на инкассацию выручки. Затем они передают кассиру для заполнения явочную карточку и пустую сумку. В явочную карточку кассир вписывает сумму наличности, упакованную в сумку и записанную в препроводительную ведомость, дату, номер сумки и показывает инкассатору заверенный образец оттиска пломбы и передает заполненные накладную и квитанцию к сумке. Явочную карточку имеет право заполнить только кассир организации. Если он допустил ошибку, то неправильную запись зачеркивает, а затем вписывает верные данные.
Инкассатор сверяет записи в явочной карточке и в накладной и ставит на квитанции дату, свою подпись и штамп. Квитанция остается у организации. [приложение 10]После этого он вернет квитанцию кассиру. Накладная отдается инкассаторам вместе с сумкой.[приложение 9]
На основании квитанции бухгалтер организации выписывает расходный кассовый ордер. [приложение 11]Кассир записывает его в кассовую книгу и отражает расход наличных денег.[9]
Согласно Плану счетов бухгалтерского учета наличные денежные средства, переданные в банк через службу инкассации для зачисления на счет организации, отражают по дебету счета 57 «Переводы в пути» в корреспонденции со счетом 50 «Касса».[5]
2.3 Порядок заполнения журнала кассира – операциониста
Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 утверждены Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККМ.
В соответствии с Указаниями форма № КМ-4 «Журнал кассира - операциониста» применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по ККМ, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.
Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и старшего кассира организации и печатью.
Все записи в журнале ведутся кассиром - операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира - операциониста, руководителя и старшего кассира организации. (приложение 12,13)
В журнал записываются показания счетчиков ККМ на начало и окончание рабочего дня. Разница между этими показателями является дневной выручкой. Она должна совпадать с суммой, сданной кассиром и отраженной в кассовом отчете.
После снятия с ККМ Z-отчета, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в журнале кассира-операциониста о показаниях денежных счетчиков на начало и конец смены (графы 6 и 9), а также о величине выручки (графа 10). Эти данные подтверждаются подписями кассира, старшего кассира или администратора (графы 7 и 8).
В графе 11 журнала записывают сумму выручки, сданную наличными, а в графах 12 и 13 раздела «Оплачено по документам» соответственно указывают сумму продаж по платежным карточкам (или другим документам) и количество соответствующих документов. Если таких операций не было, то необходимо поставить прочерк.
В графе 14 журнала указывается общая сумма выручки (графа 11 + графа 13).
Сумма денег, выплаченная по возвращенным покупателями чекам, записывается в графу 15, на нее уменьшается сумма выручки контрольно-кассовой машины за данный день. В этой графе также отражается сумма денег по ошибочно пробитым кассовым чекам. В подтверждение этого оформляется акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3), который составляется в одном экземпляре членами комиссии и вместе с погашенными чеками сдается в бухгалтерию организации (индивидуального предпринимателя) и хранится в документах за данное число.[приложение 14] Возвращать деньги из денежного ящика ККМ можно только по чекам, пробитым в этот день.
Следовательно, в графе 11 (графа 10 - графа 13 - графа 15) указывается сумма наличных денежных средств за минусом сумм возвратов и сумм, оплаченных по документам.
Журнал кассира - операциониста должен отражать достоверную и полную информацию о полученной ежесменной выручке по ККМ.
Каждый снятый Z-отчет – это отдельная запись в журнал.[приложение 15] Поэтому если за смену снято более одного Z-отчета (при замене блока ЭКЛЗ), количество записей в журнале должно совпадать с количеством этих отчетов. Соответственно, могут появиться записи с одинаковыми датами, что не является нарушением ни типовых правил эксплуатации ККМ, ни закона о применении ККМ. [10]
В данном случае в конце смены нужно сделать три записи в «Журнале кассира - операциониста» (КМ-4):
- Z-отчет и сумма выручки до замены блока ЭКЛЗ;
- Z-отчет с проверочной суммой накопления 1 рубль 11 копеек;
- Z-отчет и сумма выручки после замены блока ЭКЛЗ.
Выплата заработной платы оформляется платежной ведомостью. При получении денег, сотрудник рассчитывается в платежной ведомости.
Если сотрудник в установленные сроки (3 дня с даты выдачи) не получил в кассе заработную плату, то производится ее депонирование - сдача в банк неполученной в срок заработной платы. При этом учет депонированных сумм ведется в специальных регистрах или книгах учета депонентов. Выплата депонированных сумм осуществляется на основании письменного заявления сотрудника в сроки выплаты очередной заработной платы.[11]
Данная операция отражается на 70 счете.[5] На выплаченную сумму составляется расходный кассовый ордер. В графе получатель указываем старшего кассира. (приложение 16)
2.4.Инвентаризация как основной прием обеспечения сохранности денежных средств и учет ее результатов
Кассир несет материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий причиненный в связи с неправильным их применением ущерб организации. Касса должна иметь соответствующее помещение, оборудование и защиту. Руководитель организации обязан после издания приказа о назначении кассира ознакомить его с порядком ведения кассовых операций, после чего кассир заполняет договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Второй ключ от кассы храниться у руководителя в сейфе.
Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств в кассе производится согласно Положению “О порядке ведения кассовых операций” не менее одного раза в месяц. Ревизия кассы производится внезапно комиссией, назначаемой приказом руководителя организации, в присутствии кассира. При этом проверяется наличие денег, денежных документов, ценных бумаг и бланков строгой отчетности.
О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт формы (ИНФ № 15) в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй - остается у материально ответственного лица. При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах.
Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии. Никаких подчисток и помарок в описях не допускается.
Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций в организации возлагается на руководителя организации, главного бухгалтера и кассира. На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель организации по итогам инвентаризации принимает решение об их списании.
Если проводится инвентаризация операционной кассы, то в акте указывают сумму денег, находящихся в кассе на начало дня, показания счетчиков ККМ на начало рабочего дня и на момент проведения инвентаризации. Если в процессе внезапной инвентаризации, проводимой с участием сотрудника налоговой инспекции, будет выявлен излишек денег в кассе, организация может быть оштрафована. Сумма штрафа от 40 000 руб. до 50 000 руб.
Выявленные излишки наличных денег приходуются в кассу с последующим перечислением в доход организации:
Дебет счета 50 «Касса»,
Кредит счета 91 “Прочие доходы”.
В случае выявления недостач их суммы подлежат взысканию с материально ответственного лица (кассира) и оформляются записью:
Дебет счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”,
Кредит счета 50 “Касса”.
Дебет счета 73.2 “Расчеты по возмещению материального ущерба”,
Кредит счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”;
Дебет счета 50 “Касса”, 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”,
Кредит счета 73.2 “Расчеты по возмещению материального ущерба”.