Необходимость обеспечения эффективного управления деятельности бюджетных организаций и рациональное использование средств, выделяемых на их содержание из государственного бюджета и получаемых из внебюджетных источников (от осуществления предпринимательской деятельности), вызывают потребность в организации бухгалтерского учета в этих организациях.
В бюджетных организациях учёт ведётся по Плану счетов бухгалтерского учёта исполнения смет расходов организаций, финансируемых из бюджета.
В названных организациях имеются характерные для них объекты бухгалтерского учёта, в частности: кассовые и фактические расходы, производимые за счёт бюджетного финансирования и внебюджетных источников; расходы на продукты питания; расходы на медикаменты; расчёты с родителями за содержания (обучение) детей в детских учреждениях; расчёты со стипендиатами. Имеются особенности в организации и методике бухгалтерского учёта отдельных видов имущества (основных средств, нематериальных активов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и др.), вытекающие из законодательства и указаний Министерства финансов, а также в организации и оплате труда работников различных отраслей бюджетной сферы.
При осуществлении предпринимательской деятельности бухгалтерии бюджетных организаций (централизованные бухгалтерии) ведут учёт затрат на производство, определяют себестоимость выпущенной продукции (работ, услуг), ведут учёт движения готовой продукции на складе, учёт отгрузки и реализации продукции (работ, услуг), учёт финансовых результатов и использования прибыли, следят за состоянием расчётов с покупателями.
Организация бухгалтерского учёта в бюджетном учреждении
Бухгалтерский учёт исполнения сметы доходов и расходов учреждения в зависимости от объёма учётной работы ведётся самостоятельным структурным подразделением (централизованной бухгалтерией), возглавляемым главным бухгалтером, или непосредственно главным бухгалтером (бухгалтером) в случаях отсутствия самостоятельного структурного подразделения.
Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю учреждения, несёт ответственность за ведение бухгалтерского учёта, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчётности. Главный бухгалтер утверждает должностные инструкции для работников бухгалтерии. Распределение служебных обязанностей в бухгалтерии проводится по функциональному признаку, т.е. за каждой группой работников или отдельным работником закрепляется определённый участок. В бухгалтериях, как правило, создаются следующие группы: финансовая, материальная, расчётов и т.д. В зависимости от объёма работ из финансовой и материальной групп могут быть выделены следующие группы: оперативно-финансовая, расчётных операций, основных средств и малоценных предметов, продуктов питания.
В необходимых случаях в учреждениях, обслуживаемых централизованными бухгалтериями, создаются учётно-контрольные группы из работников централизованных бухгалтерий, на которые могут быть возложены: оформление всей первичной документации по бухгалтерскому учёту операций данного учреждения, контроль за сохранностью ценностей, находящихся у материально ответственных лиц, и выполнение других работ, предусмотренных распределением обязанностей.
Все структурные подразделения, входящие в состав учреждения, а также учреждения, обслуживаемые централизованными бухгалтериями, обязаны своевременно передавать в бухгалтерию необходимые для бухгалтерского учёта и контроля документы (копии выписок из приказов и распоряжений, относящихся непосредственно к использованию сметы доходов и расходов, а также всякого рода договоры, акты выполненных работ и т.п.). Требования главного бухгалтера относительно порядка оформления и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех работников учреждения, а при централизации учёта – для всех обслуживаемых учреждений.
Бухгалтерский учёт в учреждении должен обеспечивать систематический контроль над ходом исполнения смет доходов и расходов, состоянием расчётов с юридическими физическими лицами, сохранностью денежных средств и материальных ценностей.
В обязанности бухгалтерских служб входят:
- ведение бухгалтерского учёта в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации;
- осуществление предварительного контроля над соответствием заключаемых договоров объёмам ассигнований, предусмотренных сметой доходов и расходов, или лимитам бюджетных обязательств при казначейском обслуживании получателей через лицевые счета; своевременным и правильным оформлением первичных учётных документов и законностью совершаемых операций;
- контроль за правильным и экономным расходованием средств в соответствии с целевым назначением по утверждённым сметам доходов и расходов по бюджетным средствам и средствам, полученным за счёт внебюджетных источников, с учётом внесённых в них в установленном порядке изменений, а также за сохранностью денежных средств и материальных ценностей в местах их хранения и эксплуатации;
- финансирование учреждений, ведущих учёт самостоятельно, а также
контроль над использованием ими смет доходов и расходов и правильной постановкой бухгалтерского учёта;
- начисление и выплата в установленные сроки заработной платы работникам, стипендий учащимся, студентам, аспирантам учебных заведений;
- своевременное проведение расчётов, возникающих в процессе исполнения в пределах санкционированных расходов сметы доходов и расходов, с организациями и отдельными физическими лицами;
- ведение учёта доходов и расходов по средствам, полученным за счёт внебюджетных источников;
- контроль над использованием выданных доверенностей на получение имущественно – материальных и других ценностей;
- участие в проведение инвентаризации имущества и финансовых обязательств, своевременное и правильное определение результатов инвентаризации и отражение их в учёте;
- проведение инструктажа материально ответственных лиц по вопросам учёта и сохранности ценностей, находящихся на их ответственном хранения;
- широкое применение современных средств автоматизации при выполнении учетно-вычислительных работ;
- составление и представление в установленном порядке, и предусмотренные сроки бухгалтерские отчётности;
- составление для утверждения руководителем учреждения смет доходов и расходов и расчётов (при отсутствии планового отдела или другого аналогичного структурного подразделения);
- ведение массива нормативных и других документов по вопросам учёта и отчётности, относящихся к компетенции бухгалтерских служб;
- хранение документов (первичных учётных документов, регистров бухгалтерского учёта, отчётности, а также смет доходов и расходов и расчётов к ним и т.п., как на бумажных, так и на машинных носителях информации) в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.
Руководители учреждений несут ответственность за организацию бухгалтерского учёта в учреждениях, соблюдение действующего законодательства при выполнении финансово-хозяйственных операций и хранение бухгалтерской документации.
При централизации бухгалтерского учёта за руководителями обслуживаемых учреждений сохраняются права учреждений (в частности, в пределах ассигнований, предусмотренных в утверждённой распорядителем смете доходов и расходов: получать в установленном порядке авансы на хозяйственные и другие нужды; разрешать выдачу авансов и заработной платы работникам учреждения; расходовать в соответствии с установленными нормами материалы, продукты питания и другие материальные ценности на нужды учреждения; утверждать авансовые отчёты подотчётных лиц документы по инвентаризации, акты о списании пришедших в ветхость и негодность основных средств и других материальных ценностей с действующим законодательством; решать другие вопросы, относящиеся к финансово-хозяйственной деятельности учреждения).
Централизованная бухгалтерия представляет руководителям обслуживаемых учреждений необходимые им сведения об исполнении смет доходов и расходов в сроки, установленные главным бухгалтером централизованной бухгалтерии по согласованию с руководителями этих учреждений.
Представление первичных учётных документов в бухгалтерию регламентируется графиком документооборота, составленным главным бухгалтером и утверждённым руководителем учреждения. В централизованной бухгалтерии указанный график утверждается руководителем учреждения, при котором создана эта бухгалтерия. Материально ответственным и другим лицам вручается выписка из графика документооборота.
В учреждении все бухгалтерские документы, связанные с исполнением смет доходов и расходов по бюджетным средствам и средствам, полученным за счёт внебюджетных источников, подписываются руководителем учреждения и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. В централизованных бухгалтериях указанные бухгалтерские документы подписываются руководителем и главным бухгалтером учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия, или уполномоченными на то лицами. В случае разногласий между руководителем предприятия и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учётные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя учреждения, который несёт всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включение данных о них в бухгалтерский учёт и бухгалтерскую отчётность.
Для ведения бухгалтерского учёта в учреждениях применяются разработанные с учётом специфики их деятельности формы класса 05 «Унифицированная система финансовой, учётной и отчётной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций» Общероссийского классификатора управленческой документации «ОКУД» и отдельные формы первичных учётных документов класса 03 ОКУД «Унифицированные формы первичной учётной документации», утверждённые Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.