В целях равномерного включения предстоящих расходов в состав издержек обращения отчетного периода торговая организация может создавать резервы предстоящих расходов. При этом виды создаваемых резервов и порядок их создания должен быть закреплен в учетной политике. В целях бухгалтерского учета организации могут создавать следующие резервы (п. п. 70, 72 Положения по ведению бухгалтерского учета):
1) резерв по сомнительным долгам;
2) резерв на предстоящую оплату отпусков работникам;
3) резерв на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет;
4) резерв на выплату вознаграждений по итогам работы за год;
5) резерв на ремонт основных средств;
6) резерв на гарантийный ремонт и гарантийное обслуживание.
В учетной политике должен быть раскрыт порядок формирования каждого из создаваемых резервов.
Так, резерв по сомнительным долгам является оценочным резервом, который дает возможность уточнения оценки тех или иных забалансовых статей. К оценочным резервам относятся также резервы под снижение стоимости материальных ценностей и под обесценение финансовых вложений. Указанные активы отражаются в бухгалтерском балансе за вычетом созданных по ним резервов.
Для организаций торговли наличие дебиторской задолженности практически неизбежно, т.к. не всегда все товары оплачиваются покупателями вовремя, кроме того, возрастает доля коммерческих кредитов. А при наличии задолженности есть вероятность ее невозвратности. В связи с этим решение о формировании резерва по сомнительным долгам для организаций торговли весьма актуально.
Прежде всего, следует отметить, что под сомнительным долгом признается задолженность, не погашенная в установленные договором сроки. При этом в разряд сомнительных долгов задолженность переводится на следующий день по истечении сроков оплаты, установленных договором, и не обеспеченная какими-либо гарантиями. Списать в убыток непогашенную задолженность можно только по истечения срока исковой давности, установленного Гражданским кодексом РФ (ст. 196), который составляет три года.
Учет формирования и использования резервов по сомнительным долгам ведется на счете 63 «Резервы по сомнительным долгам». Аналитический учет по данному счету ведется по каждому дебитору, задолженность которого признана сомнительной и по которой создан резерв. В регистрах и на счетах бухгалтерского учета операции по формированию и использованию резервов отражаются следующими записями:
Дебет счета 91-1 «Прочие доходы» Кредит счета 63 «Резервы по сомнительным долгам» - на сумму резерва, создаваемого в каждом отчетном периоде, и рассчитанную на основании расчета бухгалтера в соответствии с результатами проведенной инвентаризации задолженности;
Дебет счета 63 «Резервы по сомнительным долгам» Кредит счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» или Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - на сумму списываемой безнадежной задолженности;
Дебет счета 63 «Резервы по сомнительным долгам» Кредит счета 91-1 «Прочие доходы» - на сумму неиспользованного резерва, в случае если дебитор перечислил сумму долга до истечения сроков исковой давности.
Для обобщения информации о состоянии и движении сумм, зарезервированных в целях равномерного включения расходов в расходы на продажу, предназначен счет 96 «Резервы предстоящих расходов».
При формировании резерва сумма отчислений в него отражается по кредиту счета 96 «Резервы предстоящих расходов» в корреспонденции со счетом учета расходов на продажу (счет 44).
Фактические расходы, на которые ранее был образован резерв, относятся в дебет счета 96 «Резервы предстоящих расходов» в корреспонденции, в частности, со счетами:
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - на суммы оплаты труда работникам за время отпуска и ежегодного вознаграждения за выслугу лет;
44 «Расходы на продажу» - на стоимость ремонта основных средств, произведенного работниками организациями, и др.
Правильность образования и использования сумм по тому или иному резерву периодически (а на конец года обязательно) проверяется по данным смет, расчетов и т.п. и при необходимости корректируется.
Кроме учетной политики для целей бухгалтерского учета также необходимо сформировать учетную политику для целей налогообложения.
В соответствии со ст. 313 Налогового кодекса РФ организации исчисляют налоговую базу по итогам каждого отчетного (налогового) периода на основе данных налогового учета.
При этом налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с установленным налоговым законодательством порядком.
В случае если в регистрах бухгалтерского учета содержится недостаточно информации для определения налоговой базы в соответствии с требованиями законодательства, то организация имеет право самостоятельно дополнять применяемые регистры бухгалтерского учета дополнительными реквизитами, формируя тем самым регистры налогового учета, либо вести самостоятельные регистры налогового учета.
В случаях применения различных методов формирования показателей в бухгалтерском и налоговом учетах организации должны применять требования Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу прибыль» ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н.
В соответствии с данным Положением в бухгалтерском учете осуществляется формирование и раскрытие в бухгалтерской отчетности информации о расчетах по налогу на прибыль для организаций, признаваемых в установленном законодательством РФ порядке налогоплательщиками налога на прибыль, а также определяет взаимосвязь показателя, отражающего прибыль (убыток), исчисленного в порядке, установленном нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету РФ (бухгалтерская прибыль (убыток)), и налоговой базы по налогу на прибыль за отчетный период (налогооблагаемая прибыль (убыток)), рассчитанной в порядке, установленном законодательством РФ о налогах и сборах.
Кроме того, в соответствии с этим Положением осуществляется отражение в бухгалтерском учете не только суммы налога на прибыль, подлежащего уплате в бюджет, или суммы излишне уплаченного и (или) взысканного налога, причитающейся организации, либо суммы произведенного зачета по налогу в отчетном периоде, но и отражение в бухгалтерском учете сумм, способных оказать влияние на величину налога на прибыль последующих отчетных периодов в соответствии с законодательством РФ.
Данные налогового учета должны отражать порядок формирования суммы доходов и расходов, порядок определения доли расходов, учитываемых для целей налогообложения в текущем налоговом (отчетном) периоде, сумму остатка расходов (убытков), подлежащую отнесению на расходы в следующих налоговых периодах, порядок формирования сумм создаваемых резервов, а также сумму задолженности по расчетам с бюджетом по налогу.
Подтверждением данных налогового учета являются:
1) первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);
2) аналитические регистры налогового учета;
3) расчет налоговой базы.
Аналитические регистры налогового учета представляют собой сводные формы систематизации данных налогового учета за отчетный (налоговый) период, сгруппированных в соответствии с требованиями законодательства, без распределения (отражения) по счетам бухгалтерского учета (ст. 314 Налогового кодекса РФ).
Данные налогового учета представляют собой данные, которые учитываются в разработочных таблицах, справках бухгалтера и иных документах налогоплательщика, группирующих информацию об объектах налогообложения.
Формирование данных налогового учета предполагает непрерывность отражения в хронологическом порядке объектов учета для целей налогообложения (в том числе операций, результаты которых учитываются в нескольких отчетных периодах либо переносятся на ряд лет).
При этом аналитический учет данных налогового учета должен быть организован так, чтобы он раскрывал порядок формирования налоговой базы.
Аналитические регистры налогового учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, аналитических данных налогового учета для отражения в расчете налоговой базы.
Регистры налогового учета ведутся в виде специальных форм на бумажных носителях, в электронном виде и (или) любых машинных носителях.
При этом формы регистров налогового учета и порядок отражения в них аналитических данных налогового учета, данных первичных учетных документов разрабатываются организацией самостоятельно и устанавливаются приложениями к учетной политике организации для целей налогообложения.
Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах налогового учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
При хранении регистров налогового учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.
Исправление ошибки в регистре налогового учета должно быть обосновано и подтверждено подписью ответственного лица, внесшего исправление, с указанием даты и обоснованием внесенного исправления.
При формировании учетной политики в части налога на добавленную стоимость торговые организации должны закрепить порядок исчисления и уплаты НДС, а также порядок формирования налоговой базы по НДС. Торговые организации могут осуществлять как облагаемые, так и не облагаемые НДС операции (п. 2 ст. 146, ст. 149 Налогового кодекса РФ), а также вести деятельность, переведенную на уплату единого налога на вмененный доход. При этом организация должна организовать раздельный учет сумм НДС по приобретенным товарам, в том числе основным средствам и нематериальным активам, применяемым при осуществлении как облагаемой, так и не облагаемой деятельности или операций (п. 4 ст. 170 Налогового кодекса РФ).