Методический аспект учетной политики (стр. 7 из 17)

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или приказа с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Разрабатывает график документооборота, как и учетную политику, главный бухгалтер, а утверждает руководитель организации.

Отсутствие графика документооборота не влечет административной или финансовой ответственности, но усложняет работу сотрудников бухгалтерии и других служб.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и, наконец, обеспечивают своевременность составления отчетности. Целесообразно вручить каждому работнику выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере его деятельности.

Контроль и ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Для всех документов существуют пять основных этапов движения, т.е. свой документооборот:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

4) обработка документа в бухгалтерии;

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

В график документооборота рекомендуется включать разделы:

1. Порядок создания документа (количество экземпляров; ответственный за выписку; ответственный за оформление; ответственный за исполнение; срок исполнения).

2. Порядок проверки документа (ответственный за проверку; кто представляет документ; порядок представления документа; срок представления документа).

3. Порядок обработки документа (исполнитель; срок исполнения).

4. Порядок передачи документа в архив (исполнитель; срок передачи).

В качестве примера можно привести график документооборота оформленного в виде приказа с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов:

«В целях своевременного отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете установить следующие сроки сдачи документов:

не позднее 3 числа месяца, следующего за отчетным, - табели рабочего времени (главному бухгалтеру и / или бухгалтеру, осуществляющему расчет заработной платы);

до 1 числа каждого месяца - документы на сотрудников, принятых на работу в течение последнего месяца (главному бухгалтеру и / или бухгалтеру, осуществляющему расчет заработной платы);

не позднее 1 числа каждого месяца - отчеты об использовании бланков строгой отчетности (главному бухгалтеру);

еженедельно (ежедневно) - отчет кассира (главному бухгалтеру (по кассовой книге));

не реже чем до 3 числа первого месяца квартала - отчет об остатках товарно-материальных ценностей (главному бухгалтеру и / или бухгалтеру, ведущему учет товарно-материальных ценностей);

не позднее 3 дней (а для загранкомандировок - 10 дней) после возвращения из командировки - отчет работника о командировке.

2.4. Разработка формы бухгалтерского учета

Организация (по своему выбору) принимает решение о технологии обработки учетной информации.

Применяемые в настоящее время формы бухгалтерского учета приведены в таблице 1.

Таблица 1. Формы бухгалтерского учета.

Вариант	Комментарий
1 . Автоматизированная форма ведения бухгалтерского учета (с помощью определенной бухгалтерской программы)	Применятся во всех организациях, использующих для ведения бухгалтерского учета специальные программные средства.
2. Мемориально-ордерная форма ведения бухгалтерского учета	Приказ Минфина РФ от 30 декабря 1999г. №107н. Примечание. Традиционно применяется в бюджетных организациях.
3. Журнально-ордерная форма счетоводства для предприятий	Утверждена письмом Минфина СССР от 8 марта 1960 г. № 63 с учетом рекомендаций, утвержденных письмом Минфина РФ от 24 июля 1992 г. №59. Единая журнально-ордерная форма счетоводства разработана на основе единого Плана счетов бухгалтерского учета и предназначена для применения во всех отраслях народного хозяйства (промышленности, строительстве, снабжении, сбыте и др.).
4. Журнально-ордерная форма счетоводства для небольших предприятий и организаций	Утверждена письмом Минфина СССР от 6 июня 1960 г. №176 с учетом рекомендаций, утвержденных письмом Минфина РФ от 24 июля 1992 г. №59. Журнально-ордерная форма счетоводства предназначена для небольших промышленных предприятий, строительных, снабженческих, сбытовых и других хозяйственных организаций .
5. Упрощенная форма ведения бухгалтерского учета	Утверждена приказом Минфина РФ от 21 декабря 1998 г. № 64н. Упрощенная форма бухгалтерского учета малым предприятием может вестись: по простой форме бухгалтерского учета (без использования регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия); по форме бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия.

Мемориально-ордерная форма учёта получила название от мемориального ордера, которым завершается обработка первичных документов. Это форма предусматривает составление проводок на каждый первичный документ отдельной справкой в мемориальных ордерах.

Для операций с одинаковой корреспонденцией счетов устанавливаются отдельные ведомости, по которым в конце месяца подводятся итоги и составляются итоговые мемориальные ордера.

Основными принципами мемориально-ордерной формы учёта являются:

· оформление бухгалтерских проводок мемориальными ордерами;

· деление синтетического учёта на хронологический и систематический;

· ведение аналитического учёта на карточках;

· особенная структура Главной книги, которая раскрывает корреспонденцию счетов.

Мемориально-ордерная форма даёт широкие возможности для деления бухгалтерской работы, но требует многоразового переписывания данных из регистра в регистр (рис. 6).

Аналитические (вспомогательные) счета ведут в книгах, на карточках, на свободных листах. Карточки или свободные листы соответственно регистрируются. Аналитический учёт кассовых операций осуществляется в кассовой книге, а материалов – путём раскладывания первичных документов в картотеке или с помощью оперативно-бухгалтерского (сальдового) метода. Записи по аналитическим счетам делают ежедневно с ссылкой на номер мемориального ордера. В конце месяца по всем счетам подводятся итоги и составляют оборотную или сальдовую ведомость – одну на группу аналитических счетов, которые объединяются определённым синтетическим счётом.

Мемориальные ордера нумеруются в хронологическом порядке, подписываются главным бухгалтером предприятия и исполнителем и записываются в регистрационном журнале.

Условные обозначения

Запись

Сверка

Рис.6. Схема мемориально-ордерной формы учёта.

Преимущества и недостатки мемориально-ордерной формы учёта приведены в таблице 2.

Журнально-ордерная форма учёта основывается на использовании журналов-ордеров, где собираются и систематизируются данные первичных документов, необходимых для синтетического и аналитического учёта. Для каждого счёта в соответственном журнале-ордере отображаются суммы всех хозяйственных операций, которые проходят по кредиту этого счёта, а также номера счетов, дебет которых изменяется в результате этой операции. Все хозяйственные операции записываются в хронологическом порядке на основании первичных документов. Однако при большом количестве документов, которые показывают однородные операции, ведутся накопительные (вспомогательные) ведомости, а в конце месяца их итоговые данные переносят в журналы-ордеры.

Таблица 2. Преимущества и недостатки мемориально-ордерной формы учёта

Преимущества
1. Довольно простая структура	Вместо многочисленных регистров синтетического учёта применяется один регистр синтетического учёта – Главная книга. Удачно сочетается использование книг и карточек
2. Наглядность записей	Все синтетические счета располагаются на одном листе, что даёт возможность проверять правильность записей в учётных регистрах и выявлять допущенные ошибки
3. В любое время можно получить баланс по счетам	Для этого достаточно подсчитать суммы по итоговой графе и корректированным счетам
4. Возможность разделения учётной работы между специалистами разного уровня квалификации	Простота и доступность учётной техники, строгая последовательность учётного процесса
Недостатки
1. Многоразовость записей	Каждая хозяйственная операция, чтобы пройти путь с момента выписки документа до момента передачи его в архив, записывается от семи до девяти и больше раз в учётных регистрах. Это приводит к неоправданным затратам работы учётных работников, затраты оперативности и гибкости учёта
2.Отрыв синтетического учёта от аналитического	Для связи синтетического и аналитического учёта используются оборотные ведомости, которые ведутся практически по всем счетам. Синтетический учёт ведётся возле аналитического, причём, как правило, опережает его. Громоздкость записей в большинстве случаев на конец месяца делают невозможным завершение разнесения документов в регистры аналитического учёта и сверки с данными синтетического учёта до составления баланса. Ошибки, которые возникают после этого, исправить можно только в следующем периоде
3. Длительность учётного цикла работ	Многоразовость записей, отрыв синтетического учёта от аналитического, накопление учётной работы за месяц приводят к увеличению объёма учётных работ. После подачи годового отчёта годовой учётный цикл не завершается, а продолжается, пока не завершится разнесение данных по аналитическим счетам и их сверка.
4. Неудобность проверки взаимных расчётов	Проверка расчётов или расшифровка, с каких сумм составляется остаток по счетам, является очень сложным процессом, который часто невозможно выполнить. Незаконченные расчёты для большинства документов перекрывают один другого, и для их проверки затрачивается много времени.

В каждом журнале-ордере показываются хозяйственные операции по одному или по нескольким взаимосвязанным синтетическим счетам.