Организация первичного учета на предприятии и пути его совершенствования (стр. 4 из 17)

Бухгалтерский документ - это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственной операции, право на ее совершение и/или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Каждая хозяйственная операция должна быть при ее возникновении зафиксирована в первичном документе. Стадия регистрации хозяйственной операции документом называется первичным учетом.

Документ является основным носителем экономического содержания хозяйственной операции. Документ имеет юридическую силу, так как содержит подписи, дающие право на разрешение и выполнение данной хозяйственной операции. Документ имеет также доказательное и оправдательное значение в различных спорах или при проведении ревизии.

Кроме того, первичные документы содержат в себе информацию, которая в дальнейшем с помощью методов и приемов бухгалтерского учета обобщается и используется для составления бухгалтерской отчетности.

Термин "документ" не имеет однозначного толкования. Существуют две точки зрения, первая из которых ставит знак равенства между документом и носителем информации. Согласно второй точке зрения, преимущественно распространенной в юридической литературе, документом является носитель такой информации, содержанию и способу фиксации которой действующее законодательство придает правовое значение, означающее, что за ним следуют определенные юридические последствия. Юридическая полноценность и доказательная достоверность получаемой в бухгалтерском учете информации основана на документальном подтверждении каждой хозяйственной операции, отражаемой на счетах.

Согласно Закону Республики Казахстан "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности" от 28.02.07 г. № 234-111 (статья 7-1) бухгалтерская документация включает в себя первичные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовую отчетность и учетную политику. [5]

В большинстве случаев деятельность бухгалтера связана непосредственно с делопроизводством, которое охватывает совокупность нижеследующих работ:

- составление корреспонденции (переписка);

- прием поступающих (входящих) документов;

- отправка исходящих документов;

- регистрация и контроль за исполнением документов;

- хранение отработанных документов в текущем архиве;

- прекращение хранения документов в текущем архиве.

На счетных работников возлагается определенная ответственность за правильную организацию делопроизводства, ибо от этого зависит дальнейшая работа всего учетного аппарата.

Постановка делопроизводства на предприятии в конечном итоге зависит от размеров, традиций и направления бизнеса. Развитие различных периферийных, технических устройств и аппаратов регистрации документов и первичных данных усовершенствовало способы наблюдения и ввода данных о хозяйственных фактах. Но это обстоятельство не освобождает от необходимости оформления юридически полноценного подтверждения той или иной хозяйственной операции. Например, показания счетчиков периодически должны фиксироваться в специальных журналах за подписью ответственных лиц, а затем переноситься в первичные бухгалтерские документы. Это значит, что оформление документа должно соответствовать всем юридическим нормам и служить доказательством отражаемого факта.

По общепризнанной методологии ведения документации для любой организации в современных условиях можно выделить три вида документопотока (структуры информационного обмена): входящие, внутренние, исходящие (таблица 1).

Таблица 1 - Структура информационного обмена

Форма документа	Документопоток информации
	входящей	внутренней	исходящей
Электронные	Сообщения электронной почты, различная факсимильная информация	Сообщения корпоративной сети, факсы, отчеты, распоряжения	Ответы на письма по электронной почте, факсимильная информация
Бумажные	Письма, договоры, контракты, законодательные акты, нормативные документы, периодические издания	Приказы, инструкции, отчеты, бухгалтерские документы и т.п.	Письма, договоры, пресс-релизы и т.д.

Как видно, наименования документов могут быть разными, но они в конечном итоге указывают на характер отражаемых в них фактов, что облегчает работу с ними. Путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив, называется документооборотом [6, c.19] Движение документов, поступающих в организацию, представлено на Рисунке 3.

Рисунок 3 - Движение документов, поступающих в организацию

Важное контрольное и информационное значение имеет дата, поскольку хозяйственные факты могут быть однотипными и повторяющимися. Для предотвращения возможности повторно использовать один и тот же документ на них ставят штампы гашения.

Для установления персональной ответственности за достоверность сведений, указанных в документе, а также подтверждения правомочности ее осуществления необходимо обеспечить собственноручную подпись личности. Перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с финансовым директором.

Получают распространение "электронные подписи". Субъект, использующий электронные подписи, должен установить надлежащие меры предосторожности и контроля, касающиеся права использования и доступа к электронным подписям.

Движение документов, составляемых в организации, можно представить в следующем виде (Рисунок 4).

Рисунок 4 - Движение документов в организации

В работе с документами важно знать, когда и кем принят тот или иной документ, кому он направлен для исполнения, какое принято решение по данному вопросу. Во многих предприятиях устанавливают:

- порядок приема поступающей корреспонденции и ее регистрации;

- правила отправки исходящих документов и контроля за их исполнением;

- способы хранения отработанных документов в специальных папках, объединяющих документы одного наименования;

- переписку с отдельными организациями и лицами.

В наиболее общем виде движение документов (поступление от сторонних организаций и лиц, обработка, принятие к учету, сдача в архив) регламентируется графиком документооборота, утвержденным руководителем предприятия. Он может быть оформлен в двух вариантах - в виде схемы и в виде перечня работ по созданию, проверке, обработке документов, выполняемых структурными подразделениями организаций с указанием ответственных исполнителей и сроков.

Ответственность за соблюдением графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

График документооборота должен быть увязан с должностными инструкциями и учетной политикой предприятия. Ответственность за соблюдением графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов и передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в них данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Число таких лиц должно быть минимальным, с обязательным закреплением за каждым из них перечня документов, которые они имеют право подписывать.

Главное связующее звено документооборота - данные первичных документов, характеризующие хозяйственные факты количественно и качественно.

Следовательно, документация учета призвана обеспечить:

- сплошной непрерывный учет всех объектов;

- юридическое обоснование бухгалтерских записей, производимых на основании документов, имеющих доказательную силу;

- использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью субъекта;

- контроль за сохранностью собственности, поскольку документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности;

- укрепление законности, так как документы дают основание для суждения о правильности и целесообразности той или иной операции.

1.3 Первичные документы, их классификация и требования к их оформлению и движению

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и в которых отражается первичная учетная информация. Другими словами, по законодательству Республики Казахстан бухгалтерские записи должны производиться на основании первичных документов, которые фиксируют факт совершения операции или события.

Учетные документы системы бухгалтерского учета Казахстана в основном стандартизированы. Основанием для отражения совершенных хозяйственных операций в бухгалтерском учете служат первичные документы, которые должны содержать полные и достоверные данные.

К первичным учетным документам относятся: приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, акты приема-передачи основных средств, накладные, требования, счета, акты выполненных работ или услуг, товарные чеки, платежные поручения, акты выбытия, акты на списание материалов, лимитно-заборные карты и многие другие. Для более полного и точного понимания содержания и назначения документов их классифицируют по ряду признаков: по назначению, способу составления, объему содержания, месту составления, количеству позиций, способу заполнения (таблица 2).