Таблица 2 - Классификация документов
| Признаки | Виды документов | Характеристика документов |
| 1 | 2 | 3 |
| По месту составления | Внешние Внутренние | - оформляют хозяйственные операции, совершаемые между организациями (договоры); поступают со стороны (платежные поручения, требования, счета-фактуры поставщика); - составляются на предприятии; |
| По назначению | Распрядительные Оправдательные Комбинированные | - отражают распоряжение о выполнении тех или иных хозяйственных операций (платежное поручение, платежные требования); - удостоверяют факт совершения хозяйственной операции (приходные ордера материалов); - сочетаются различные варианты (приходные, расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и др.); |
Продолжение таблицы 2
| 1 | 2 | 3 |
| По назначению | Бухгалтер-ского оформления | - составляются, когда в записи хозяйственных операций нет других документов или при обобщении вышеуказанных документов (справки, ведомости); |
| По объему содержания | Первичные: а) разовые б) накопи-тельные в) сводные | - оформляют каждую операцию и составляются в один прием; - составляются в течение определенного времени путем накапливания однородных операций (лимитные карты); - обобщают показатели путем группировки, систематизации первичных документов; |
| По количеству строк | Одностроч-ные Многострочные | - оформляются одной из хозяйственных операций на один предмет или одну работу (приходный ордер на материалы); - оформляют одной хозяйственной операцией на несколько предметов и работ (требование на материалы); |
| По отража-емым операциям | Документы по каждому объекту учета | - первичные документы группируются согласно типовой форме, которой присваивается шифр; - сводные документы также имеют свою нумерацию; |
| По способу изготовления | Рукописные Машино-писные | - создаются и обрабатываются вручную; - оформляются с использованием электронных машин и ВТ; - применяются при компьютерной обработке информации. |
По назначению документы подразделяют на:
- распорядительные - содержащие распоряжение, приказ на совершение хозяйственной операции, но они еще не подтверждают факта свершения операции, поэтому сами по себе не служат основанием для отражения операции в бухгалтерском учете. После совершения операции большинство распорядительных документов становится оправдательными;
- оправдательные (исполнительные) - удостоверяющие факт совершения хозяйственной операции, то есть оформляющие уже произведенные операции. Документы такого типа представляют собой первичную форму бухгалтерского отражения хозяйственной операции и являются основанием для учетных записей;
- бухгалтерского оформления - составляемые бухгалтерией на основании распорядительных и оправдательных документов; самостоятельного значения не имеют;
- комбинированные - выполняющие одновременно функции, свойственные нескольким видам приведенных выше документов; их применение упрощает, облегчает и делает более наглядной учетную документацию.
По способу составления документы подразделяют на:
- разовые - применяемые для оформления одной или нескольких хозяйственных операций при совершении. Сразу же после составления они могут быть использованы для бухгалтерских записей;
- накопительные - применяемые для оформления однородных хозяйственных операций по мере их совершения. Их применение, в отличие от разовых, сокращает время на оформление документации и ее количество. Их отражают в учете только после внесения в них последней операции и суммирования всех записей.
По объему содержания документы подразделяют на:
-первичные - оформляемые непосредственно при совершении хозяйственной операции;
-сводные - составляемые на основе первичных документов; они служат для объединения данных первичных документов и для группировки этих данных с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях.
По месту составления документы подразделяют на:
- внутренние - составленные на самом предприятии;
- внешние - поступающие от других предприятий, организаций, физических лиц. По способу заполнения документы подразделяют на:
- типовые - применяемые во всех отраслях народного хозяйства без каких-либо изменений и дополнений;
- специализированные - применяемые в отдельных отраслях народного хозяйства, разработанные индивидуально для конкретного предприятия.
Первичные документы должны создаваться своевременно, соответствуя следующим требованиям:
- проверяемость по форме, арифметически по существу. Проверенные и обработанные документы должны иметь отметку, исключающую возможность повторного их использования;
- наличие обязательных реквизитов, отсутствие которых лишает их юридической силы.
Первичные документы на электронном носителе имеют силу первичных документов, оформленных на бумажном носителе. Они должны быть составлены в момент совершения операции или события либо непосредственно после их окончания. Формы и требования к первичным документам, применяемым для оформления операций или событий, утверждаются уполномоченным органом и (или) Национальным банком Республики Казахстан. В случаях если формы и требования первичных документов как на бумажном, так и в электронной носителе не утверждены уполномоченным органом и (или) Национальным банком Республика Казахстан, предприниматели и организации сами разрабатывают самостоятельно форму, в которой должны содержаться следующие обязательные реквизиты:
1)наименование документа (формы);
2)дату составления;
3)наименование организации или фамилию и инициалы предпринимателя, от имени которых составлен документ;
4)содержание операции или события;
5)единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражениях);
6)наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события) и правильность ее (его) оформления.
В зависимости от характера операции или события, требований нормативно-правовых актов Республики Казахстан и способа обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. [5]
Понятие "реквизиты" подразумевает совокупность обязательных сведений о документах.
При составлении первичных документов и регистров бухгалтерского учета на электронных носителях предприниматели и организации должны изготовить копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций, а также по требованию государственных органов, которым такое право требования предоставлено в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
Многие документы необходимо регистрировать в специальном журнале с присвоением им регистрационных номеров. Перечень таких документов определен инструкциями министерств и ведомств Республики Казахстан и законодательством Казахстана.
В финансово-бухгалтерских службах регистрируют выданные доверенности, платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, поступающие грузы и т.д.
Номера документам присваивают в порядке возрастания цифр, начиная обычно с начала календарного года. Документам, к которым приходится часто обращаться (договоры, гарантийные письма и др.), присваивают регистрационный индекс, включающий в себя обозначение года, структурного подразделения, к которому относится документ, при необходимости - число и месяц его составления.
От качества оформления первичного документа и содержащейся в нем информации зависит правильность бухгалтерского учета и дальнейших выводов из нее. Записи в первичных документах производятся чернилами (пастой шариковых ручек) с помощью пишущих средств, средств механизации и других, обеспечивающих сохранность этих записей в течение времени, установленного для хранения документов в архиве. Поэтому запрещаются записи простым карандашом. Формы или требования к первичным документам, применяемым для оформления операций или событий, утверждаются уполномоченным органом в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
Внесение исправлений в кассовые и банковские первичные документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками операций и событий, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы с указанием даты внесения исправлений.
Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учета, формы которых или требования к которым утверждаются уполномоченным органом в соответствии с законодательством Республики Казахстан. Данные регистров бухгалтерского учета в сгруппированном виде переносятся в финансовую отчетность.
Руководство определяет лиц, имеющих право подписи бухгалтерских документов. При этом может быть установлена иерархия подписи в зависимости от занимаемой должности, размеров денежных сумм, сферы действия и сущности операции.
Предприниматели или организации, использующие электронные подписи, должны установить надлежащие меры предосторожности и контроля, касающиеся права использования и доступа к электронным подписям.
В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы должны быть включены дополнительные требования:
- первичные документы составляются средствами, которые обеспечивают сохранность записей в них в течение длительного времени;