Организация первичного учета на предприятии и пути его совершенствования (стр. 6 из 17)

- ошибки в первичных документах исправляют так, чтобы можно было прочитать исправленное, в кассовых и банковских документах исправления не допускаются;

- нельзя оформлять операции, противоречащие законодательству и установленному порядку обращения с денежными средствами и другими ценностями.

Как уже было рассмотрено выше, движение первичных документов в бухгалтерском учете (составление или получение от других субъектов хозяйствования, принятие к учету, обработка, передача в архив) также должно регламентироваться графиком, который утверждается приказом руководителя.

Для предостережения, как руководителей, так и исполнителей от непредвиденных негативных последствий и в целях экономии времени при поиске информации необходимо после получения нормативных документов создать базу регистрации первичных документов.

Это значит, что все выписываемые и заполняемые в бухгалтерии первичные документы должны иметь свой идентификатор - код (разовый, неповторимый номер), который присваивается им при обязательной регистрации в одном из регистрационных журналов, обязательно открываемых на каждом предприятии.

Порядок составления документов:

- соблюдение всех установленных реквизитов и форм документов;

- точность, ясность изложения содержания совершенных хозяйственных операций в документах;

- своевременность оформления хозяйственных операций, четкое, аккуратное и разборчивое написание текста;

- зачеркивание свободных мест при отсутствии реквизита;

- указание сумм цифрами и прописью во всех ценных документах; зачеркивание ошибок так, чтобы было видно зачеркнутое, и заверение правильного текста подписью лица, оформившего документ;

- исправления не допускаются.

При необходимости в документы можно вносить исправления, используя следующие типы оговорок: "исправленному верить", "вписанному верить", "зачеркнутое не читать" с указанием даты исправления. Исправления должны быть в обязательном порядке согласованы с участниками хозяйственных операций, что нужно подтверждать подписями тех же лиц, которые завизировали документ.

Первичные документы, созданные механизированным способом, требуют специального подтверждения достоверности полученных данных, т.е. авторизации и защиты зарегистрированных данных от несанкционированного получения сведений о них. По факсу может быть передан любой вид документа, но не первичный бухгалтерский документ, ибо он не имеет подтверждения своей подлинности. Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу в установленные сроки для последующего отражения в бухгалтерском учете несут лица, оформившие и подписавшие эти документы.

Первичный учет на производственном предприятии – это информационная основа управления, качество которого напрямую зависит от качества учета. Первичный учет представляет собой комплекс информационно-логических операций с документами, сопровождающими любые материальные и финансовые потоки и их элементы от входа до выхода производственно-хозяйственных объектов предприятия и компании в целом.

Таким образом, первичные документы являются носителями информации обо всех производственно-хозяйственных объектах и субъектах и их взаимодействиях и позволяют комплексно оценивать все управляющие факторы: количественные, качественные, финансовые.

2. Организация первичного учета на предприятии ТОО "Огона"

2.1 Характеристика предприятия и учетная политика в области документооборота

Товарищество с ограниченной ответственностью "Огона" является юридическим лицом в соответствии с законодательством Республики Казахстан, имеет самостоятельный баланс, банковские счета, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Основной вид деятельности анализируемого предприятия ТОО "Огона" – оптово-розничная торговля широким ассортиментом товаров (кроме подакцизных); производство ремонтно-строительных работ; строительно-монтажные работы, ремонтно-строительные работы; пуско-наладочные работы; ремонт энергетического оборудования.

В результате ознакомления с основными документами ТОО "Огона" было выявлено, что товарищество с ограниченной ответственностью зарегистрировано 10 ноября 2003 года, находится по адресу г. Караганда ул. Алиханова, д. 20, кв. 78.

На предприятии ТОО "Огона" бухгалтерский учет осуществляет специальная служба – бухгалтерия. Это самостоятельное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером, который назначается и освобождается директором ТОО.

Организационная структура предприятия обычно представляет собой пирамиду, где руководители нижних уровней ответственности и подотчетны руководителям нижних уровней. Организационная структура бухгалтерской службы рассматриваемого предприятия представлена на рисунке 5.

Рисунок 5 - Схема организации бухгалтерской службы в ТОО "Огона"

Структура бухгалтерской службы - это форма организации людей, занятых учетной деятельностью, которая зависит от сложности и объема работ. При этом важную роль играет система должностей, которая полностью отражает принятую структуру бухгалтерии и служит средством ее материализации. В основе отбора должностей лежат характер, состав и объем функций, необходимых для выполнения учетных работ.

В экономике Республики Казахстан сложились и продолжают существовать три типа структуры бухгалтерии:

- линейная (иерархическая);

- по вертикали (линейно-штабная);

- комбинированная (функциональная) [6, с.22].

Как видно из рисунка 5, структура бухгалтерской службы ТОО "Огона" линейная, при которой все работники бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру.

В структуру бухгалтерии ТОО "Огона" входят:

1) главный бухгалтер предприятия, который ведет финансовый и управленский учет на предприятии, оформляет отчетность в налоговые и статистические органы.

Главный бухгалтер действует в соответствии с Законом "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности" [5]. Он подчиняется руководителю предприятия и несет ответственность за все вопросы ведения бухгалтерского учета и обладает правом второй подписи финансовых документов, ответственность за финансово-хозяйственную деятельность возлагается на руководителя предприятия. Должностные обязанности главного бухгалтера определены в его должностной инструкции.

2) Бухгалтер - материалист – занимается учетом материальных ценностей и долгосрочных активов, согласно поступившим документам.

3) Бухгалтер – операционалист, который ведет учет расчетов с контрагентами предприятия, производит начисление и перечисление налоговых и других обязательных платежей в бюджеты, пенсионных отчислений и других выплат в соответствии с законодательством Республики Казахстан, начисляет заработную плату работникам предприятия.

4) Бухгалтер-кассир – осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг, получает денежные средства в банках, ведет кассовую книгу, передает денежные средства инкассаторам, составляет кассовую отчетность.

Задачей бухгалтерской службы ТОО "Огона" является обеспечение формирования полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности субъекта, необходимой для оперативного руководства и управления, а также для ее использования инвесторами, поставщиками, покупателями, кредиторами, государственными органами, банками и иными заинтересованными лицами в соответствии со стандартами бухгалтерского учета, устанавливающими принципы и правила ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности.

Также функцией бухгалтерии является экономический анализ и анализ финансового состояния предприятия, которое показывает, по каким направлениям надо вести работу, чтобы улучшить результат. Бухгалтерия также обязана следить за точными и своевременными выплатами налогов и денежных обязательств предприятия. Вести точный документальный учет по работе предприятия для предоставления отчетности в проверяющие органы.

Учетная и налоговая политика ТОО "Огона" построена в соответствие с предъявляемыми требованиями к ведению бухгалтерского и налогового учета в Республике Казахстан.

Ведение бухгалтерского, производственного и налогового учета производится на основе Гражданского кодекса Республики Казахстан [7], Кодекса Республики Казахстан "О налогах и других обязательных платежах в бюджет" [8], национальных стандартов финансовой отчетности (НСФО №2) [9], Типового плана счетов бухгалтерского учета от 23.05.2007 г. [10].

Для учета финансово-хозяйственных операций используется журнально-ордерная форма учета, при которой данные о хозяйственных операциях из документов переносятся либо в журналы-ордера, либо накопительные и группировочные ведомости. Ежемесячно журналы-ордера закрывают и их итого переносят в Главную книгу

Главный бухгалтер ТОО "Огона" формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику, исходя из структуры и особенностей деятельности организации, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости. Возглавляет работу по подготовке и принятию рабочего плана счетов (плана финансирования), форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, разработке форм документов внутренней бухгалтерской отчетности, а также обеспечению порядка проведения инвентаризаций, контроля за проведением хозяйственных операций, соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота.