Питання щодо повноти обліку є центральним в організації системи реєстрації. На відміну від перепису населення реєстраційний метод заснований на тому, що населення само повинно звертатися з встановленими термінами в установи, які ведуть реєстрацію і заявляти про ті чи інші події.
Одним із засобів досягнути повного охоплення реєстрацією подій природного руху населення - узаконити їх обов’язковий характер. Реєстрація народжень та смертей згідно з Кодексом про шлюб та сім’ю України носить обов’язковий характер.
Програма реєстрації подій природного руху населення (перелік питань у реєстраційних записах) залежить від прийнятих законодавством визначень і від потреби в статистичних даних про природний рух. Перелік питань, відповіді на які отримуються при реєстрації, залежить від характеру подій і від практики, яка вже має місце. Питання, які містяться в актових записах, можна умовно розділити на дві групи: ті, що дають характеристику самій події і ті, що характеризують особу або осіб, до яких ці події мають безпосереднє відношення.
Узагальнені дані про міграцію населення формуються на основі розроблення талонів статистичного обліку, які надходять з органів внутрішніх справ. Вони заповнюються одночасно з адресними листками під час прописки і виписки (реєстрації і зняття з реєстраційного обліку) за місцем проживання (перебування).
Талон статистичного обліку містить основні демографічні та соціально-економічні характеристики мігранта. Талони прибуття і вибуття містять аналогічні дані.
Органи статистики за талонами статистичного обліку здійснюють розроблення і міждержавної міграції.
Проголошення національного суверенітету, корінні зміни в умовах життя населення, міжнаціональні конфлікти та інші фактори економічного і політичного характеру, які мали місце протягом останніх років, суттєво вплинули на інтенсивність і характер напрямків міграційних потоків між країнами СНД і іншими країнами.
Серед мігрантів СНД з’явились відносно нові категорії біженців і вимушених переселенців, міграція яких пов’язана не тільки з природними катаклізмами, війнами, а й етнічними факторами, а також нелегальні мігранти, які виїжджають в країни з порушенням встановлених правил.
У зв’язку із зростаючими масштабами міграції населення приймаючі країни були вимушені утворити державні служби міграції, внести відповідні зміни в національне законодавство, прийняти міждержавні угоди щодо врегулювання міграційних процесів.
Однак інформація про переміщення населення, як між країнами, так і в середині однієї країни, яка отримується лише на основі поточного обліку в органах МВС, досить обмежена. Тому поточна статистика міграції доповнюється одноразовими обстеженнями, що дозволяють отримати значно точніші дані щодо характеристики міграційних потоків, кількості мігрантів та причин міграції. Останнє таке обстеження проводилось у 1991 році.
Одним з різновидів поточного обліку населення є реєстри. Вони являють собою поіменні й регулярно оновлювані переліки мешканців, використовувані для цілей адміністративного обліку населення. У низці країн реєстри населення ведуть у вигляді списків, книг і картотек. Останні від середини ХХ сторіччя часто зберігають у пам’яті ЕОМ. Такі картотеки охоплюють окремих осіб, хатні господарства або сім’ї за найменшими адміністративно-територіальними одиницями: населений пункт, община, муніципалітет, парафія тощо. Вони призначені для отримання в поточному порядку або періодично індивідуальних відомостей про мешканців конкретної адміністративно-територіальної одиниці або про чисельність і склад її населення та про зміни в них. Вміщену в них інформацію використовують для складання списків платників податків за різновидами місцевого та державного оподаткування, військовозобов’язаних, політичних (партійних) та адміністративних виборчих списків тощо.
Правила ведення реєстрів населення достатньо складні, тому цей спосіб обліку вживаний до категорії юридичного населення в країнах з невеликою чисельністю жителів і територією, з порівняно високою загальною культурою населення. Правила, обов’язкові для дотримання на всій території країни, передбачають участь кожного її мешканця в процедурі реєстрації населення в одній з общин (муніципалітеті, парафії). Він зобов’язаний повідомляти про всі випадки зміни місця постійного мешкання та про всі події, які підлягають юридичному оформленню в органах реєстрації актів громадянського стану.
Реєстри населення постійно оновлюють: у картках осіб, що постійно мешкають на конкретній території, роблять доповнення про народження дитини, всиновлення, укладання шлюбу, припинення шлюбу в результаті розлучення або смерті когось із членів подружжя, зміну заняття або стану в занятті, зміну рівня освіти, прізвища, імені або місця мешкання.
Правила ведення реєстрів населення передбачають суворе дотримання принципів персоніфікації та конфіденційності інформації; обов’язкову кооперацію органів, які здійснюють реєстрацію актів громадянського стану, та органів які ведуть реєстри населення; щорічну перевірку точності вміщених у реєстрах населення відомостей за допомоги спеціальних обстежень, а також за допомоги матеріалів переписів населення.
Картку заповнюють і на прибулих з-за кордону, котрі раніше не проживали в країні. Картки ж померлих та тих, хто виїхав на постійне мешкання за межі країни, зберігають в архіві. В Україні реєстр населення відсутній.
Чисельність населення постійно змінюється внаслідок народжуваності, смертності та міграції населення. Перепис населення викликає велику зацікавленість не тільки тому, що населення є основою держави і об’єктом господарювання. Від його чисельності, структури і динаміки залежить як обсяг трудових ресурсів, так і попит на вироблені товари. Саме населення отримує і споживає всі види доходів.
Облік населення в Україні здійснюється по населених пунктах на певну дату (як правило на початок року). Дата, на яку розраховується чисельність, називається критичним моментом (датою). Під час обліку населення на певну дату в межах кожного населеного пункту необхідно розрізняти постійне і наявне населення.
До постійного населення належать особи, які постійно проживають у даному населеному пункті (не менше одного року), незалежно від їх фактичного місцезнаходження на критичну дату. Даний населений пункт для цих осіб є їхнім постійним місцем проживання.
До наявного населення належать особи, які фактично проживали в даному населеному пункті на момент обліку незалежно від їхнього постійного місця проживання.
Для обліку чисельності населення загальні визначення чисельності населення конкретизуються додатковими ознаками, які дозволяють правильно розмежовувати ці категорії населення. З огляду на це, перш за все виділяються показники тимчасово проживаючого і тимчасово відсутнього населення.
До тимчасово проживаючого населення, яке враховується як наявне населення, але не входить в чисельність постійного населення даного населеного пункту, належать особи, які мають постійне місце проживання в іншому населеному пункті та проживають на території даного населеного пункту не більше певного часу (наприклад, не більше одного року).
До тимчасово відсутнього населення, яке необхідно враховувати в числі постійного населення даного населеного пункту, належать особи, які вибули за межі цього населеного пункту (виїхали на тимчасову роботу, у відрядження, на виробничу практику і т.д.), за умови, якщо їх відсутність не перевищує певного періоду (наприклад, не більше одного року).
Однак існують окремі виключення із цих загальних принципів. Зокрема, особи, які навчаються на стаціонарі у вищих навчальних закладах, належать до постійного населення за місцем навчання, незалежно від тривалості їхнього фактичного проживання у населеному пункті, де знаходиться навчальний заклад.
До наявного населення належать не тільки особи, які фактично перебувають у даному населеному пункті, але також і ті особи, що постійно проживають в цьому населеному пункті, а в період реєстрації населення знаходяться на роботі за межами вказаного населеного пункту, але кожного дня повертаються до місця постійного проживання. До наявного населення даного населеного пункту належать також особи, які постійно проживають у ньому, але на момент обліку перебувають в одноденних будинках відпочинку, в профілакторіях, а також особи, що знаходяться в дорозі, в приміських потягах, автобусах. Особи, які їдуть у потягах, на суднах чи автобусах далекого слідування, належать до наявного населення тієї території, на якій вони знаходились на момент обліку населення.
Співвідношення між чисельністю постійного і наявного населення визначається різницею між кількістю тимчасово відсутніх та тимчасово проживаючих осіб.
Таким чином, постійне населення кожного населеного пункту дорівнює наявному населенню мінус тимчасово проживаюче плюс тимчасово відсутнє:
[1]Наявне населення в межах даного населеного пункту дорівнює постійному населенню мінус тимчасово відсутнє плюс тимчасово проживаюче:
[2]Показники чисельності постійного і наявного населення необхідні при вирішенні питань господарського і соціального будівництва в окремих адміністративних районах і населених пунктах. Наприклад, під час планування на території міського населеного пункту торгової мережі або міського транспорту необхідно використовувати наявне населення; у той же час для розрахунків можливих контингентів учнів у загальноосвітніх школах, для розрахунків розмірів житлового будівництва, кількості лікувальних закладів необхідні дані про постійне населення.