В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонении по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, составляется акт, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально ответственные лица организации розничной торговли, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии).
При закупке товара или его приемке руководителям предприятий розничной торговли необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар.
Возврат товара поставщику при обнаружении брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления расходной накладной. Условия возврата поставщику могут быть различными и оговариваются в договоре поставки.
Первичные документы по приходу товаров должны быть пронумерованы и подшиты в журнал поступления товаров, который должен содержать название приходного документа, его дату и номер, краткую характеристику документа, дату регистрации документа, сведения о поступивших товарах.
Полученные счета - фактуры регистрируются в установленном порядке в книге покупок.
В середине и конце месяца, т.е. 15 и 31 числа каждого месяца составляется товарный отчет, который имеет расходную и приходную часть. Поступивший товар отражается в приходной части по номеру накладной, дате поступления а также по сумме, которая делится на покупную и учетную, а также указывается сумма накидки, если покупная цена не равняется учетной. Сумма товара пришедшего с Центрального склада является и покупной и учетной – они равны, а товары приобретенные у других поставщиков имеют накидку в 20-30% от своей покупной цены, поэтому новая учетная цена выше, а сумма накидки является разностью учетной и покупной цены. Образец приходной части товарного отчета представлен в приложении E.
Документооборот по поступившим товарам для реализации в филиал №1 ТОО «Деко» рассмотрен на схеме в приложении F.
Реализация товаров в ТОО «Деко» регистрируется, согласно чеков контрольно - кассовых машин, в книге продаж.
Все расчеты с населением должны сопровождаться выдачей кассовых чеков. Стоимость товара покупателем оплачивается в кассу. Деньги получают менеджер (продавец) филиала №1 ТОО «Деко». На кассовой машине выбивают чек, а копия чека отпечатывается на ее контрольной ленте. Продавцы отпускают товар на сумму указанную в чеке. Кассовые чеки хранят в течение дня на наколках, а в конце дня подсчитывают и определяют сумму выручки за день. Эта сумма должна соответствовать данным показаний суммирующих денежных счетчиков кассового аппарата.
Сумма выручки за проданные товары может, определяется как разница между показаниями счетчика кассовой машины на начало и конец дня или смены. При возврате товаров покупателями выручка, определенная по показаниям кассовой машины, уменьшается. Показатели кассового счетчика регистрируются в книге кассира-операциониста, которая ведется по кассовой машине. Правилами эксплуатации контрольно- кассовых машин предусмотрено, что использованные кассовые чеки хранятся у материально- ответственных лиц предприятий не менее 10 дней со дня продажи по ним товаров и проверки товарного отчета бухгалтерией. Снятые с кассового аппарата использованные контрольные ленты в опечатанном виде должны хранится в бухгалтерии или у директора магазина в течение 15 дней после утверждения результатов последней инвентаризации, а в случае недостачи- до окончания рассмотрения дела.
Сумма фактической выручки отражается в кассовой книге. Стоимость проданных товаров записывается также материально – ответственными лицами в товарных отчетах. Сумму проданных товаров, отраженную в товарном отчете, следует сверять с торговой выручкой, указанной в кассовом отчете. При этом суммы должны быть равными.
Результаты работы кассы ежедневно подтверждают своими подписями директор и кассир магазина. Старшему менеджеру предоставляется ежедневно отчет по кассе в виде справки (приложение G). Контролеры касс, установленных в торговом зале, сдают выручку старшему менеджеру магазина, который выписывает на ее суммы приходные кассовые ордера и квитанции к ним. Квитанции к приходному кассовому ордеру на сумму сданной в кассу выручки прилагаются к товарному отчету и служат основанием для списания стоимости реализованных товаров с подотчета материально ответственных лиц. Ордера старший менеджер прилагает к своим кассовым отчетам, а выручку отправляют в банк для зачисления на расчетный счет предприятия. На основании ордеров в конце дня заполняется кассовая книга по приходу и расходу денежных средств в кассе, а 15 и 31 числа каждого месяца составляется отчет по кассе и отправляется в бухгалтерию головного предприятия. В отчете указывается остаток на начало отчетного периода, поступления денежных средств заполняется по приходным ордерам, а выбытие- по расходным, в конце подводится остаток денежных средств на конец отчетного периода, который будет служить остатком на начало следующего отчетного периода. В приложении H показан образец отчета по кассе.
Большинство товаров реализуется по ценам со скидкой и без скидки, которые подразделяются на учетные и отпускные. Сумма товаров проданных без скидки будет и учетной и отпускной, так как они равны, а сумма товаров со скидкой, т.е. сумма оплаченная покупателем, будет является отпускной. В товарном отчете по расходу указываются обе суммы, а также сумма скидки. Отчет составляется параллельно с отчетом по кассе, и имеет расходную часть по товару, где как и в приходной части указываются дата, номер накладной и суммы (приложение I). Документооборот по реализации представлен в приложении J.
Далее отчеты поступают в бухгалтерии ТОО «Деко» вместе с первичными документами, где и проходят дальнейшую обработку.
Учет наличия и движения товаров на предприятии организуется в соответствии со Стандартами Бухгалтерского учета №7 «Учет товарно-материальных запасов». Согласно рабочего плана ТОО «Деко» в области учета товарно-материальных запасов, к ним относятся следующие счета:
203- ”Топливо”;
205- “Запасные части”;
222- “Товары приобретенные”.
Учетная политика в области учета товаров включает в себя счет 222 “Товары”, который является по структуре активный, по дебету отражается поступление товаров для продажи, по кредиту – реализация . Учет товаров ведется на следующих субсчетах:
-222-0-0 товары на центральном складе по цене приобретения (товары, предназначенные для реализации по свободным ценам в соответствии с договорами на реализацию, бартерные операции и т.д.);
- 222-1-0 товары на центральном складе по утвержденной твердой учетной цене реализации (товары для реализации через торговые точки, а также отпуск со склада в соответствии с утвержденным прейскурантом цен);
-222-1-*** товары по твердой учетной цене реализации в торговых точках (*** -порядковый номер торговой точки).
Корреспонденции по организации и учету товаров, приобретенных для продажи показаны в приложении K.
Аналитический учет товаров (количественный и суммовой учет) ведется на основе использования:
Учет ведется в разрезе каждого склада, подразделения, других мест хранения материалов, а внутри них - в разрезе каждого наименования (номенклатурного номера), групп материалов, субсчетов и синтетических счетов бухгалтерского учета.
Учет товаров с использованием оборотных ведомостей предусмотрен в филиале №1 ТОО «Деко».
В бухгалтерской службе ведутся карточки учета материалов, которые открываются на каждое наименование (номенклатурный номер) материалов. В карточках бухгалтер отражает движение материалов (приход, расход) на основании первичных учетных документов (приходных, расходных, на внутренние перемещения), сдаваемых в бухгалтерскую службу складами и филиалами. Таким образом, в бухгалтерской службе дублируется складской учет с той лишь разницей, что в бухгалтерской службе ведется количественный и суммовой учет, а на складах и филиалах - только количественный учет. В карточках учета материалов ежемесячно выводятся обороты за месяц и остатки на начало следующего месяца. На основании карточек в бухгалтерской службе ежемесячно составляются оборотные ведомости материалов отдельно по каждому складу и филиалу.
В оборотных ведомостях указываются:
· номенклатурный номер материала (в случае его наличия);
· наименование материала с указанием отличительных признаков (сорт, артикул, размер, марка и т.д.);
· единица измерения;
· цена;
· остаток на начало месяца - количество и сумма;
· приход за месяц - количество и сумма;
· расход за месяц - количество и сумма;
· остаток на конец месяца - количество и сумма.
В каждой оборотной ведомости выводятся итоги сумм по каждой странице, по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу (филиалу). Группировка материалов по субсчетам и синтетическим счетам бухгалтерского учета должна обеспечиваться системой кодирования номенклатурных номеров материалов, которые должны содержать соответствующие отличительные признаки. На основе указанных оборотных ведомостей составляется сводная оборотная ведомость, в которую переносятся итоги оборотных ведомостей складов и филиалов по группам, субсчетам, синтетическим счетам, по складам и филиалам в целом. Отдельно учитывается движение (образование и распределение) и остатки транспортно-заготовительных расходов. Сводные оборотные ведомости сверяются с данными синтетического учета материалов. Кроме того, ежемесячно производится сверка данных в карточках, ведущихся в бухгалтерской службе, с данными в карточках складов и филиалов.