- інтенсивність касових операцій;
- основні напрямки касових надходжень і видатків;
- кваліфікація і практичний досвід працівників, які забезпечують роботу каси на підприємстві;
- наявність договорів з касирами про повну матеріальну відповідальність. Касир несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей та за всяку втрату, яка причинена підприємстві як в результаті навмисних дій, так і в результаті недбайливого чи недобросовісного відношення до своїх зобов'язань. Тому після видання приказу розпорядження про назначення касира, керівник підприємства зобов'язаний ознайомити касира з Положенням про ведення касових операцій та заключити договір про його повну індивідуальну матеріальну відповідальність.
- забезпеченість обліку касових операцій електронно-обчислювальною технікою;
- обладнання приміщення каси на підприємстві. Для забезпечення надійності і збереження готівки, у відповідності з Положенням про ведення касових операцій в національній валюті в Україні, каса бути ізольована від інших приміщень, обладнана спеціальним віконцем для проведення операцій з клієнтами і співробітниками, мати сейф чи металічний шафа, охоронно-пожежну сигналізацію, яка відповідає вимогам діючого стандарту.
Ретельне вивчення зазначених питань дає змогу скласти думку про стан касових операцій на підприємстві, визначити вузькі місця в організації їх обліку і можливі напрямки порушень і помилок, а саме:
| № п/пї | Можливе порушення | Характеристика порушення |
| 1 | Пряме розкрадання грошових коштів | нічим не обґрунтоване пряме розкрадання грошових коштів розкрадання грошових коштів, що маскується розписками посадових осіб, працівників бухгалтерії та інших працівників підприємства |
| 2 | Не оприбуткування та привласнення грошових коштів, що надійшли | Не оприбуткування і привласнення грошових коштів, що надійшли з банку не оприбуткування і привласнення грошових сум, що надійшли від різних фізичних та юридичних осіб по прибуткових ордерах не оприбуткування і привласнення грошових сум, що надійшли від різних юридичних осіб за довіреностями неповне оприбуткування грошових сум |
| 3 | Надлишкове списання грошей по касі | повторне використання одних і тих же документів для списання грошей по касі, надлишкове списання грошей по касі шляхом неправильного підрахунку підсумків в касових документах і звітах касира, надлишкове списання грошей по касі без підстав або за фальсифікованими документами надлишкове списання грошей по касі шляхом підробки законно оформлених документів зі збільшенням сум списань |
| 4 | Привласнення сум, законно нарахованих різним особам та організаціям | привласнення депонованої заробітної плати та коштів, нарахованих за іншими підставами, привласнення сум, що належать іншим підприємствам |
| 5 | Недотримання лімітів залишку готівки | розрахунки готівкою в сумі, що перевищує ліміт не встановлення ліміту залишку готівки несвоєчасна здача понадлімітних залишків готівки в банк |
| 6 | Проведення розрахунків з різними особами понад встановлені ліміти | розрахунки готівкою в сумі, що перевищує гранично встановлену норму |
| 7 | Розрахунки з населенням готівкою за готову продукцію, товари, виконані роботи та надані послуги без застосування реєстраторів розрахункових операцій (РРО) | не застосовуються реєстратори розрахункових операцій, використовуються реєстратори розрахункових операцій, не зареєстровані в податкових органах |
| 8 | Некоректне відображення касових операцій в регістрах синтетичного обліку | некоректне складання проводок, неправильне виведення залишків, невідповідність записів в регістрах записам в касовій книзі, звітах касира і документах |
Перший етап аудиту перевірки касових операцій передбачав проведення раптової ревізії каси з повним перерахунком усіх грошей та інших цінностей, що знаходяться у касі підприємства (векселів, зобов'язань). Це перешкоджає можливості скрити недостачу, надлишок чи інші зловживання. До початку перевірки переглянуто наявність грошових коштів і інших цінностей, касового звіту. В нього включалися всі прибуткові і видаткові касові документи, які знаходяться в касі. та списані в затрати. Це необхідно для попередження заяв касира після перевірки каси про наявність у нього документів, які не включені в останній касовий звіт. Після перевірки грошей та інших цінностей в касі, склалася відомість інвентаризації каси (Додаток 10), що свідчить що до початку проведення інвентаризації всі видаткові і прибуткові документи на кошти, здані до бухгалтерії, і всі кошти ,що надійшли під мою відповідальність, оприбутковані, а ті. що вибули списані за видатками.
На підставі Наказу від 5 вересня 2008 року №5 проведена інвентаризація коштів при якій виявлено, оприбуткування грошових коштів, що надійшли з банку та сум, що надійшли від різних фізичних та юридичних осіб по прибуткових ордерах, оприбуткування грошових сум, що надійшли від різних юридичних осіб за довіреностями.
Також не відбулося повторне використання одних і тих же документів для списання грошей по касі, надлишкового списання грошей по касі шляхом неправильного підрахунку підсумків в касових документах і звітах касира, надлишкового списання грошей по касі без підстав або за фальсифікованими документами надлишкове списання грошей по касі шляхом підробки законно оформлених документів зі збільшенням сум списань.
Розрахунки готівкою відбулися в сумі, що не перевищує ліміт,а також на підприємстві встановлено ліміт в касі підприємства. що не перевищує 900грн.,при цьому на основі перевірки Залишок в касі за 6.09.2008 становив 580грн.90коп. ,а також відбулася своєчасна здача понадлімітних залишків готівки в банк.
Деякі аудитори при аудиторській перевірці каси не проводять інвентаризацію касової готівки та інших цінностей, які знаходяться в касі, вважаючи цю процедуру не обов'язковою. В даному випадку він може користуватися результатами внутрішнього контролю, якщо перевірені ним акти інвентаризації наявності грошових коштів не викликають недовіри та він приймає рішення про доцільність проведення інвентаризації.
Далі виявлено своєчасність проведення інвентаризації каси, наявності випадків раптових інвентаризацій кас керівництвом підприємства. Згідно Положення про ведення касових операцій в національній валюті в Україні, в строки, установлені керівником підприємства, але не рідше одного разу в квартал, на кожному підприємстві повинна проводитись раптова інвентаризація (ревізія) каси поаркушним перерахунком всіх грошей. Вони є необхідним і важливим елементом внутрішньогосподарського контролю дотримання касової дисципліни.
Другим етапом є перевірка правильності заповнення касових документів та організації порядку ведення касових операцій. Під час перевірок з'ясовувалася наявність у підприємства касової книги (Д.4), а також відповідність її оформлення вимогам наказу Мінстату. Перевіряючи порядок ведення касової книги, впевнилися, що підприємство має тільки одну касову книгу, яка пронумерована, прошнурована і опечатана сургучною печаткою. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчено підписами керівника і головного бухгалтера. Підчистки та невмотивованих виправлення в касовій книзі не знайшлося. Крім того, перевірялася правильність ведення касової книги, оформлення в ній касових операцій із приймання і видачі готівкових коштів (у тому числі за строками), відповідність зазначених у ній сум про прийняту до каси або видану з каси готівку даним прибуткових і видаткових касових ордерів (типові форми відповідно КО-1 і КО-2) (Д.1,2), якість і своєчасність записів касира згідно із зазначеними в касовій книзі касовими документами, наявність підпису бухгалтера, який перевірив записи в касовій книзі за кількістю отриманих ним касових ордерів, правильність підрахунку в касовій книзі фактичних залишків готівки в касі на кінець дня тощо.
Перевірялася також правильність заповнення всіх реквізитів прибуткових і видаткових касових ордерів та платіжних (розрахунково - платіжних) відомостей. Неприпустимі будь-які виправлення, закреслювання і т. ін, також перевірилося проставлення потрібних дат, номерів сум, підстав для їх виписки, наявність підписів службових осіб і одержувачів коштів, печаток, штампів, підписів про отримання готівки, правильність оформлення депонованих сум тощо. Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові касові ордери заповнені таким чином, що забезпечується збереження цих записів протягом терміну зберігання документів. На підприємсві в наявності журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів та книги обліку прийнятих та виданих касиром грошей (типові форми відповідно КО-3 і КО-5) (Д.3,5) і правильність їх ведення, а також правильність відображення в касових документах номерів кореспондуючих рахунків, відповідність між кореспонденцією рахунків, внесених до касової книги та проставлених у касових ордерах, наявність потрібних виправдувальних документів, що додаються до касових ордерів (заяви, накладні, рахунки, довідки, тощо), і відміток про їх погашення.
Але виявленні неправильно оформлених документів,при цьому складено відповідну відомість
Відомість виявлення аудитором неправильно оформлених касових документів
| Код | № | Журнал-ордер | Назва і зміст документа | Сума | Суть порушення | Особи, відповідні за порушення | Заходи по знешкодженню порушення | |
| № | Дата | |||||||
| 1 | 1 | 26.6.08. | Видатковий касовий ордер № 103 від 25.05.08 на виплату І. І. Судоменко на поточний ремонт | 17700 | На рахунку Судоменко немає підтвердження про виконання роботи, акт прийняття робіт відсутній | Бухгалтер Л.М.Грисюк, касир Н.О.Довженко | ||
| Всього | ||||||||
Перевірка операцій з видачі готівки з каси проводиться на третьому етапі аудиту. Особлива увага під час перевірок касової дисципліни має приділялася цільовому використанню готівки, яку підприємство (підприємець) одержує в установі банку. Підприємства (підприємці), що мають поточні рахунки в установах банків, одержують готівку з цих рахунків в установах банку у межах наявних коштів і витрачають її виключно на цілі, які визначені в грошовому чеку та не суперечить чинному законодавству України. Підприємства мають право зберігати готівку в своїй касі, що одержана в установі банку для виплат, пов'язаних з оплатою праці, пенсій, стипендій, дивідендів (доходу), понад установлений ліміт каси протягом трьох робочих днів, включаючи день одержання готівки в установі банку. Цільове призначення цих коштів зазначається конкретним підприємством при заповненні грошового чека встановленої форми і не повинно суперечити чинному законодавству України. При перевірці цільового використання готівки використовуються банківські виписки, касові книги, звіти касира, видаткові касові ордери, журнали-ордери 1 за кредитом рахунку 301 “Каса”, книги обліку придбання товарів (робіт, послуг), а також документи, що підтверджують факт витрачання готівкових коштів за призначенням. Крім того, можуть також використовуватись товарні та касові чеки, розрахункові квитанції до прибуткових касових ордерів, проїзні документи, інші розрахункові документи, а також акти про закупівлю товарів (виконання робіт, надання послуг), платіжні (розрахунково-платіжні) відомості, рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні, договори купівлі-продажу, авансові звіти підзвітних осіб тощо. Під час перевірки підприємства порівнюються відповідні записи в касовій книзі та прибуткових касових ордерах з банківськими виписками щодо цільового призначення одержаних у банку коштів, що визначається за символами касових оборотів, які зазначаються в банківських виписках (згідно із змістом символів звіту про касові обороти банків України, що викладені в главі 6 Інструкції).