Щодо кількості статей облікової номенклатури – складається тенденція до їх скорочення. З 47 їх кількість зменшилась до 20, а нині діє 16.
При розробці кодів по рахунку 80 “Прибутки і збитки” побудова коду здійснюється згідно з номерами рядків звітності про фінансові результати та їх використання.
Для поглиблення деталізації видів доходів та витрат можливе відділення ще одного знака, який визначає конкретну статтю в межах номера рядка звітності.
Для інших балансових рахунків, на який обліковується доходи і витрати – 31 “Видатки майбутніх періодів”, 42 “Торговельна націнка”, 81 “Використання прибутку”, 83 “Доходи майбутніх періодів”, 89 “Резерви майбутніх витрат і платежів”, доцільне використання кодів, побудованих за порядковим методом кодування.
Розроблені коди вводяться з клавіатури в ЕОМ для створення довідника, який може доповнюватися та коригуватися.
При наявності взаємозв¢язків цього комплексу з іншими завданнями, використовуються довідники господарських операцій, структурних підрозділів, матеріально відповідальних осіб, торговельних партнерів, аналітичних рахунків, бухгалтерських кореспонденцій.
При кодуванні документів бухгалтер використовує роздруковані на принтері довідники. Функціонування АРМ бухгалтера дозволяє здійснювати введення в ЕОМ даних з документів, не виконуючи їх кодування. Дуже зручно використовувати діалоговий режим, при якому бухгалтер швидко за допомогою дисплея знаходить потрібний код.
Вхідні дані для вирішення зазначених завдань знаходяться у первинних документах, які формуються на основі товарно – грошових, товарних, касових звітів, виписок банків з розрахункових рахунків, відомостей нарахування заробітної плати; розрахунків автоматизації основних засобів, зносу малоцінних і швидкозношуваних предметів; розрахунків природних втрат товарів; відомостей розрахунків відрахувань у спеціальні фонди та ін.
Більша частина початкових даних формується при вирішенні суміжних комплексів облікових завдань. При наявності взаємозв¢язку облікових комплексів ця інформація передається за допомогою внутрішньомашинного обліку.
4.2. Алгоритм розв¢язування задачі автоматизації, контролю та аналізу формування прибутку, характеристика та призначення результатної інформації.
Побудова технологічного процесу обробки інформації про витрати і фінансові результати має свої особливості. Формування інформації при вирішенні інших облікових завдань обмежує технологію обробки даних узагальненням облікової інформації, її коригуванням та видачею результатів машинограм.
Алгоритми, які реалізуються на даній дільниці, передбачають сумування по різних угрупуваннях, обчислення оборотів та вихідного сальдо. Є і спеціальні алгоритми.
Щомісяця автоматизовано розраховуються витрати обігу на залишок товарів.
Для автоматизованого розрахунку витрат обігу на залишок товарів використовуються дані про фактичний товарообіг за звітний місяць, початкові і кінцеві залишки товарів, суми витрат, товарообігу.
Алгоритм обчислення має вигляд: Ткі = | (Тні + Тпі) | × 100 × åj=1 Okoj | | (åj=1 Okoj+åj=1 OjT) |
Sp = åj=1 Tні + ВР - åj=1 Ткі
де: Ткі – сума витрат обігу на залишок товарів на кінець звітного періоду по
і статті.
Тні – сума витрат обігу на початок звітного періоду по і статті.
Тпі – сума витрат обігу за звітний період по і статті.
Okoj – вартість залишків товарів на кінець звітного періоду.
OjT – вартість реалізованих товарів за звітній період.
ВР – сума витрат обігу по субрахунку.
Вихідна форма машинограм “Розрахунок частки витрат обігу на залишок товарів” не відрізняється від розрахунку, який виконується вручну бухгалтером.
Але бухгалтер звільнений від відображення результатів обчислення на рахунках 44 “Витрати обігу” та 80 “Прибутки і збитки”.
Алгоритм автоматизованого розрахунку витрат обігу використовується для формування їх масиву на реалізовані товари. Підсумкові дані автоматизовано відображаються на аналітичних рахунках та фіксуються в пам¢яті ЕОМ.
Подібно за спеціальним алгоритмом виконується розрахунок реалізованих торгівельних націнок. Сума реалізованих націнок автоматизовано відображається по дебету рахунку 42 “Торгівельна націнка” та кредиту рахунку 80 “Прибутки і збитки”.
Після цього запису на рахунку 42 “Торгівельна націнка” залишається сальдо торгівельних націнок по нереалізованих товарах.
Розрахунок роздруковується за допомогою принтера.
Після виконання розрахунків у сформований масив включаються підсумкові дані по кожному аналітичному рахунку. Для балансових рахунків 31 “Видатки майбутніх періодів”, 42 “Торгівельна націнка”, 44 “Витрати обігу”, 80 “Прибутки і збитки” здійснюється автоматизований пошук даних з початку року.
Згруповані за статтями масиви даних видаються на принтер ЕОМ. Користувач має, отримати машинограму аналітичного обліку.
Підприємства можуть використовувати різні програмні продукти – як розроблені для системи споживчої кооперації, так і універсальні програми: “ІС - Бухгалтерія”, “Finexprt”, “Соло для бухгалтера з комп¢ютером” та інші.
Згідно з цим і форми вихідних повідомлень можуть відрізнятися. В зв¢язку з тим, що підприємствами споживчої кооперації тривалий час використовувалася книжково – журнальна форма обліку, це позначилося на формах машинограм, які в основному одержали назву “відомість аналітичного обліку”.
З переходом на журнально – ордерну форму, яка використовується у багатьох сферах господарства країни, і застосуванням універсальних програм , користувач одержує машинограми – ордери або машинограми аналітичного обліку.
В тому чи іншому разі склад машинограм не має принципових розходжень. Кожен рядок машинограми відповідає господарській операції. Має дані про дату та номер звіту, документа, кореспондуючий рахунок, суму витрат обігу.
Підсумки сальдо і оборотів підраховуються по кожній статті аналітичного рахунку, по структурному підрозділу, субрахунку і рахунку в цілому. Підсумкові дані машинограм реєструються в пам¢яті ЕОМ і використовуються для розробки машинограми, що замінює ведення головної книги.
Накопичені в пам¢яті ЕОМ з початку року підсумки по витратах обігу та торговельних націнках на реалізовані товари можуть бути відображені при автоматизованому складанні бухгалтерської звітності – у формі № 2 “Звіт про фінансові результати та їх використання” та інших. Використання ЕОМ не тільки допомагає бухгалтеру, а й спрощує роботу економіста.
з¢являються широкі можливості для проведення кореляційного, регресивного аналізу по визначенню впливу різних показників на кінцевий фінансовий результат роботи підприємства.
ПОЧАТОК 
А(І), В(І), С(І),
D(I), E(I), F(S),
G(I), H(I), I(I),
J(I)=F(I)-B(I)K(I)=G(I)-C(I)
L(I)=H(I)-D(I)
M(I)=I(I)-E(I) B=B+B(I)
C=C+C(I)
D=D+D(I)
E=E+E(I) F=F+F(I)
G=G+G(I)
H=H+H(I)
I=I+I(I)
J==J+J(I)K=K+K(I)
L=L+L(I)
M=M+M(I)
I=I+I(I) TAK
n³I