Такой организационно-распорядительный документ должен содержать следующие разделы:
- общие положения;
- цели, задачи бухгалтерии;
- функции бухгалтерии;
- права и обязанности работников;
- взаимоотношения с другими структурными подразделениями организации;
- организация работы.
В разделе «Общие положения» указывается организационная форма ведения бухгалтерского учета, т.е. делается запись:
- учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером.
В данном разделе могут быть закреплены основные квалификационные требования к главному бухгалтеру. Например, на должность главного бухгалтера может быть принят специалист с опытом работы в бухгалтерии не менее пяти лет, имеющий высшее экономическое образование и аттестат профессионального бухгалтера, а также прочие требования. Рекомендуется указывать, какие документы подписываются (утверждаются или визируются) работниками бухгалтерии, в частности, главным бухгалтером.
Взаимодействие бухгалтерии с другими структурными подразделениями организации определяется движением документов.
Положение о бухгалтерии составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.
Должностные инструкции составляются для каждого работника бухгалтерии в целях разграничения полномочий работников, определения их прав и обязанностей. Закрепление за работниками участков бухгалтерского учета позволяет избежать дублирования или неотражения отдельных хозяйственных операций.
В инструкции указывается, какие документы получает работник для обработки, кому он их в дальнейшем передает, какие документы он имеет право подписывать. Структура инструкции должна соответствовать положению о бухгалтерии и иметь следующие разделы:
- общие положения;
- функции работника;
- права и обязанности;
- взаимодействие с другими работниками бухгалтерии и организации;
- организация работы;
- правила оценки результатов работы.
Должностная инструкция составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. После ознакомления работника с инструкцией он ставит отметку «ознакомлен», дату и подпись. Рекомендуется текст инструкции выдать бухгалтеру, что также фиксируется надписью «инструкция получена на руки», затем ставится дата и подпись.
Новый главный бухгалтер имеет право изменить должностные инструкции в соответствии со своими требованиями. После этого они утверждаются руководителем организации и доводятся до работников бухгалтерии.
В штатном расписании должны быть указаны общее количество работников бухгалтерии, наименования должностей, основные обязанности работников, система оплаты труда и размер заработной платы.
Главный бухгалтер должен обосновано определить количество работников бухгалтерии и степень квалификации.
После этого проводится аттестация работников бухгалтерии, по результатам который работник может быть уволен, переведен на другую должность и т.д. Кроме этого необходимо решить вопросы взаимозаменяемости сотрудников в случае болезни, отпусков и т.д.
Организация бухгалтерского учета предполагает составление графика документооборота.
Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильность оформления документов и соответствующим отражением операций на счетах бухгалтерского учета. Оптимизация документооборота позволяет установить количество необходимых документов и число работников, которые обращаются с данными документами.
При составлении графика должны быть соблюдены следующие требования:
- первичные учетные документы, принимаемые бухгалтерией, должны иметь все обязательные реквизиты;
- при приеме документов должна осуществляться проверка правильности арифметических вычислений;
- документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов (например, в накладных на получение товаров должна быть выделена сумма НДС для возможности принятия НДС к возмещению);
- все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление, с указанием даты исправления;
- по любой сделке должны быть представлены все необходимые документы (договор и дополнения к нему, накладная или акт о выполнении, счет-фактура, платежное поручение).
На начальном этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с первичными документами (работники отдела снабжения, лица, ответственные за реализацию (маркетологи). В официальном порядке до их сведения доводятся правила оформления первичных документов и сроки предоставления данных документов в бухгалтерию (часто это положение не включается в общий график документооборота, в результате чего задержка в приеме счетов-фактур составляет несколько месяцев). Рекомендуется составить соответствующий приказ руководителя по организации, в котором также устанавливается ответственность за непредоставление вовремя документов в бухгалтерию (выговор, лишение премии и др.).
Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность.
Контролю подлежит также правильность отражения операций на счетах бухгалтерского учета. Для этого к каждому первичному учетному документу прилагается перечень бухгалтерских записей с указанием даты и фамилии ответственного бухгалтера.
Главному бухгалтеру необходимо оптимизировать (или разработать) собственно документооборот, который складывается из общего внутрифирменного документооборота и документооборота внутри бухгалтерии. При этом необходимо установить:
- перечень первичных документов, применяемых на предприятии;
- кто из работников предприятия имеет право подписывать данные документы и несет ответственность за правильность их оформления и своевременность представления в бухгалтерию (утверждается руководителем организации);
- рабочую схему действующих отделов организации;
- порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок представления документов конечному потребителю информации (например, бухгалтерии);
- график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовать начисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.
После составления графика каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота.
В общем виде график документооборота имеет следующий вид:
График документооборота
| Наименование организации | Утверждено приказом директора № дата | |||
| Наименование документа | Кто создает | Кто обрабатывает | Кто проверяет | Кто сдает а архив |
Подпись главного бухгалтера
График документооборота позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за всей работой организации, т.е. повышает эффективность всей учетной работы организации.
При организации бухгалтерского учета необходимо определить номенклатуру дел и порядок хранения документов.
В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» бухгалтерия не только принимает и обрабатывает различные документы, но и подготавливают их для хранения. Для быстрого поиска необходимого документа формируется номенклатура дел.
Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку – дело. Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии. Список дел оформляется следующим образом:
| Индекс дела (номера на папках) | Наименование дела (заголовок) | Количество дел в папке | Срок хранения и номер папки по перечню | Примечания |
Номер дела состоит из двух частей – присвоенного подразделению номера (например, 002 – бухгалтерия) и номера по порядку в бухгалтерии.
График «Количество дел» заполняется в конце года.
В «Примечаниях» указывается, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документа: перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий (с указанием сроков хранения), либо перечня управленческих документов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций.
Описание технологии обработки информации является также частью организации бухгалтерского учета в предприятии.
Технология обработки получаемой информации базируется на анализе первичных учетных документов и выявления стандартных операций, подлежащих отражению на счетах бухгалтерского учета.
Внутри организации производится полная инвентаризация имущества, а внутри бухгалтерии производится выверка по счетам учета и выверка взаиморасчетов с контрагентами. При этом на каждого контрагента заводится персональная карточка (вне системы компьютерного учета).
В том случае, если невозможно провести какие-либо из перечисленных мероприятий, главный бухгалтер принимает решение о возможных рисках, связанных с налоговыми правонарушениями, определяется наиболее важные моменты и проверяется только их.