Закрытие счета означает, что обороты по этому счету перенесены на другие счета и счет конечного сальдо не имеет. Закрытию подлежат только операционные и результатные счета. Закрытие производится в системном порядке с отражением результатов закрытия конкретного счета на других счетах бухгалтерского учета. При этом распределение сумм, а так же отклонений фактической себестоимости от плановой и выведение финансового результата осуществляется непосредственно на счетах аналитического и синтетического учета. Контроль процедуры закрытия и точности исчисления производственного и финансового результата осуществляется путем сверки оборотов, сопоставления сальдо и другими приемами.
Порядок закрытия счетов зависти от отраслевых особенностей. Например, в обслуживающих и перерабатывающих предприятиях агропромышленного комплекса процесс закрытия счетов осуществляется как при составлении промежуточной, так и годовой отчетности. В большинстве сельскохозяйственных организаций счета закрываются в конце года. В течение года могут закрывать счета специализированные организации, осуществляющие производство на промышленной основе (птицеводческие, свиноводческие и др.)
Рассмотрим более подробно процедуру закрытия операционных результатных счетов в сельскохозяйственных организациях, поскольку у таких организаций имеются свои интересные особенности в данном контексте. И даже можно сказать больше – в этой отрасли процесс закрытия счетов является, наверное, самым трудоемким и сложным. Условия сельского хозяйства таковы, что в течение года продукция основного производства оценивается по плановой себестоимости ; часть посевов может погибнуть от стихийных бедствий; определенная доля производимой продукции используется для внутреннего потребления; существенная сумма затрат формируется на счетах вспомогательного производства и др. Это служит причиной сложности при закрытии счетов. Для упрощения процедур закрытия допускаются некоторые условности: не всегда осуществляется полное распределение калькуляционных разниц по всем работам, выполненными вспомогательными производствами, и на полный объем продукции, израсходованной по разным направлениям. На счетах, которые закрываются в первую очередь, определенная часть затрат остается без корректировки (в плановой оценке); калькуляционные разницы по счетам, закрываемым в последнюю очередь, распределяются не на все объекты учета затрат, так как не представляется возможным отнести такие разницы на закрытые ранее счета. Перед закрытием счетов проводится следующая подготовительная работа: определяются площади по полностью погибшим от стихийных бедствий посевам; уточняется выход продукции в натуральных и условных показателях и проверяется полнота отражения ее движения по каналам использования. Исходя из общего принципа, учетной политики организации определяются этапы закрытия счетов. В большинстве организаций счета закрываются в следующем порядке.
На первом этапе закрывают счета по учету вспомогательных производств. В течение года по большинству производств их услуги списывают на счета потребителей по плановой себестоимости единицы работы (кВт/ч, т/км, куб. м. и др.) В конце года после составления отчетных калькуляций определяют разницу между фактической плановой себестоимостью. При определении очередности закрытия аналитических счетов счета 23 руководствуются общим принципом. В большинстве организаций сложилась следующая очередность : электроснабжение, водоснабжение, газоснабжение, гужевой транспорт, автотранспорт, ремонтное производство, машинно-тракторный парк. Результаты закрытия оформляют бухгалтерскими справками. По субсчету «Ремонтные мастерские» сначала относят по назначению цеховые расходы; их распределяют пропорционально прямым затратам.
На втором этапе распределяют расходы будущих периодов, общепроизводственные и общехозяйственные расходы (счета 97, 25, 26, соответственно). Сумму общехозяйственных расходов при традиционном калькулировании могут списывать на работы по строительству, включать в затраты по закладке многолетних насаждений и относить на счет продаж (в части работ, выполненных вспомогательными производствами на сторону). В отдельных организациях предусматривается списание расходов по управлению общим модулем на счет 90 «Продажи».
На третьем этапе осуществляют закрытие счета 20, субсчет 1 «Растениеводство». Начинают закрытие этого субсчета с отнесения по назначению накопленных в течение года нераспределенных амортизационных отчислений и затрат на ремонт основных средств. В течение года такие расходы на конкретные культуры могут относиться в нормативном размере. В этом случае при закрытии счетов осуществляют корректировку ранее списанных сумм до фактических размеров. Далее списывают затраты по орошению и осушению пропорционально поливо-гектарам оросительных работ или пропорционально посевным площадям, на которых проводились работы по осушению. После закрытия аналитических счетов, предназначенных для учета затрат, подлежащих распределению, на счете 20, субсчет 1 «Растениеводство» остаются две группы аналитических счетов: аналитические счета для учета затрат по соответствующим культурам и счета для учета затрат по видам работ под урожай будущего года. Счета второй группы служат основанием для отражения в балансе в качестве суммы затрат незавершенного производства. Их списание на соответствующие культуры будет производиться в следующем отчетном году после уточнения посевных площадей. При закрытии счетов первой группы составляют калькуляционные разницы.
На четвертом этапе в определенной последовательности закрывают счет 20, субсчет 2 «Животноводство» . На этом счете могут быть учтены незначительные суммы нераспределенных затрат. К таким затратам относят содержание кормоцехов и кормокухонь. Списание затрат с этого аналитического счета осуществляют внутри счета 20, субсчет 2 «Животноводство» путем распределения аккумулированных сумм в течение одного отчетного периода пропорционально массе приготовленных кормов. Исходя из общего принципа закрытия счетов закрытие аналитических счетов, предназначенных для учета затрат на содержание отдельных видов животных, строго увязывается с закрытием счетов по учету затрат других отраслей. К закрытию счета 20, субсчет 2 «Животноводство» приступают только после распределения калькуляционных разниц по растениеводству и переработке этой отрасли. Основная причина такой увязки – значительное потребление продукции этих отраслей для кормовых целей. Кроме того, при определении последовательности закрытия счетов необходимо принимать во внимание внутриотраслевой оборот, осуществляемый в пределах счета 20, субсчет 2: приплод, полученный от основного стада, используют для доращивания, молоко – на выпойку телят и поросят. Следовательно, в скотоводстве сначала закрывают счет для учета затрат по содержанию основного стада, а затем счета по выращиванию и откорму. Отклонения по себестоимости основных видов продукции (молоко, шерсть, яйцо, мед) распределяют в соответствии с направлениями ее использования; отклонения по себестоимости приплода относят на счет 11 «Животные на выращивании и откорме». После калькуляции 1 центнера живой массы производят корректировку ее себестоимости путем списания разницы на счета 90 «Продажи» - в части проданных животных, 08 «Вложения во внеоборотные активы» - по животным, переведенным в основное стадо и счет 20 субсчет 3 «Промышленное производство» - по массе животных, забитых в хозяйстве. После закрытия счета 20, субсчет 2 «Животноводство» стоимость животных, учтенных на счете 11 «Животные на выращивании и откорме» в баланс включают исходя из фактической стоимости живой массы.
На пятом этапе закрывают счета учета промышленного производства. Внутри счета 20, субсчет 3 «Промышленное производство» существует определенная последовательность закрытия. Сначала закрывают аналитические счета по переработке продукции растениеводства. Их закрывают после закрытия субсчета 20-1 «Растениеводство», но до закрытия счета 20-2 «Животноводство». При этом продукция растениеводства включается в себестоимость в сумме откорректированных затрат; продукция переработки, отраженная по кредиту счета 20-3, используемая для кормовых целей, должна быть отражена на субсчете 20-2 «Животноводство» до закрытия соответствующих аналитических счетов. Калькуляционные разницы со счета 20-3 списывают в полном соответствии движения продукции переработки : на продажу, кормовые цели, столовую и др.Далее закрывают счета переработки продукции животноводства ( кроме счетов, предназначенных для учета по забою скота и птицы). В третью очередь закрывают счета по забою скота. Закрытие их производят после полного закрытия счета субсчета 20-2 «Животноводство» и исчисления себестоимости живой массы скота и птицы. В последнюю очередь производят закрытие счетов, не связанных с переработкой сельскохозяйственной продукции.
На шестом этапе закрывают счет 29 «Обслуживающие производства и хозяйства». Особенностью закрытия этого счета является то, что затраты этого счета не включают в себестоимость основного производства. Их, как правило, относят на финансовые результаты (счета 90 «Продажи» и 91 «Прочие доходы и расходы»). Большинство аналитических счетов закрывают в конце каждого месяца в течение года. Закрытие счета 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» в конце года в основном сводится к списанию калькуляционных разниц, отнесенных с других счетов (23, 20-2) по назначению.
На седьмом этапе происходит закрытие сферы капитальных вложений. Особенность функционирования сельскохозяйственных организаций – тесное взаимодействие текущей деятельности и сферы капитальных вложений. Кроме того, на счет 08 «Вложения во внеоборотные активы» при выполнении строительных работ хозяйственным способом может относиться определенная доля общехозяйственных расходов. В этой связи уточненная сумма затрат в результате корректировочных записей по счету 08 «Вложения во внеоборотные активы» подлежит списанию на счет 01 «Основные средства». После отражения корректировочных сумм на счетах сферы капитальных вложений остаются только затраты, относящиеся к незавершенным объектам.