Записи в звітах завідувача (завідуючого) складом порівнюють з (із) даними первинних документів і встановлюють правильність бухгалтерської обробки їх (прославлення кореспондуючих рахунків (лічби). Записи в звітах повинні бути підтверджені правильно оформленими документами. Аудитор перевіряє в документах правильність таксування (оподаткування), підрахунків і суму до розрахунку.
По записах в книзі виданих доручень аудитори перевіряють наявність неповернених і невикористаних доручень у (в, біля) матеріально відповідальних осіб, порушення правил видачі і оформлення доручень. У таких випадках з'ясовують не чи, видавалися доручення особам (обличчям, лицям), які не працюють на цьому підприємстві, а також доручення без заповнення всіх реквізитів. Вибірково аудитор повинен перевірити по звітах завідувач (завідуючий) складом і по звітах експедиторів, чи прибуткують цінності, одержані (отримані) за дорученнями, чи виявляє відмітки в книзі обліку (урахування) виданих доручень про їх використання (повинні бути вказані назва документа, його номер і дата).
Суцільним способом перевіряють акти про встановлену (установлену) розбіжність (розходження) в кількості і якості на час прийому товару унаслідок (внаслідок) виникнення недоліків (нестач), пересортиці і псування.
Аудитор перевіряє, чи своєчасно і правильно складені претензійні і позовні заяви до органів транспорту або постачальників. Якщо допущена часткова втрата або пошкодження (ушкодження) вантажу (тягаря), то аудитор встановлює, чи прикладені до позовних заяв (претензій) комерційні акти і транспортні документи (залізничні накладні, вантажні квитанції). Аудитор перевіряє, чи повністю відшкодовані збитки на користь торгової (торгівельної) бази (складу). Крім того, аудитор перевіряє правильність заповнення товарно-транспортних накладних. Книжки товарно-транспортних накладних слід враховувати як бланки строгої (суворої) звітності, вони повинні бути пронумеровані і мати штамп торгової (торгівельної) бази.
Аудитор перевіряє дотримання порядкової нумерації виписаних товарно-транспортних накладних. Відсутність якого-небудь (будь-якого) номера націлює аудитора на виявлення безтоварних документів.
Особливій перевірці підлягає правильність ціни, вказаної в товарно-транспортній накладній покупця. У такому разі (в такому разі) аудитор користується книгою реєстрації номенклатурних номерів на товари і встановлює правильність цін на товари, які поступають (надходять).
В окремих випадках аудитор звертає увагу на обов'язковий додаток до товарно-транспортних накладних доручень на отримання (здобуття) товарів, копій пакувальних листів, пропусків на вивіз товарів з території торгової (торгівельної) бази.
Аудитор також перевіряє правильність кореспонденції рахунків (лічби) щодо (відносно) надходження (вступу) товарів.
Так, на вартість товарів за купівельними цінами здійснюються бухгалтерські записи:
– дебет рахунку (лічби) 28, субрахунок 281 «Товари на складі»;
– кредит рахунку (лічби) 63 «Розрахунки з (із) постачальниками і підрядчиками».
Якщо на складі товари враховуються за продажними (підкупними) цінами, то на суму торгової (торгівельної) націнки робиться (чиниться) запис:
– дебет рахунку (лічби) 28, субрахунок 281 «Товари на складі»;
– кредит рахунку (лічби) 285 «Торгова (торгівельна) націнка».
Оплата розрахункових документів постачальників і транспортних організацій здійснюється на підставі таких бухгалтерських записів:
– дебет рахунку (лічби) 63 «Розрахунки з (із) постачальниками і підрядчиками»;
– кредит рахунку (лічби) 31 «Рахунку (лічби) в банках», або кредит рахунку (лічби) 51 «Довгострокові векселі видані», чи кредит рахунку (лічби) 62 «Короткострокові (короткотермінові) векселі видані» — на суму виписаних векселів постачальникам;
– кредит рахунку (лічби) 60 «Короткострокові (короткотермінові) позики (позички)» — при розрахунках з (із) постачальниками одержаними (отриманими) кредитами банку.
Велике значення має перевірка правильності відвантаження (реалізації) товарів з бази (складу). Особливу увагу при цьому слід скрутити (згорнути) на організацію аналітичного обліку (урахування) і, зокрема, на правильність і своєчасність складання товарних звітів.
Аналітичний облік (урахування) товарів на оптових складах може бути) сортовим і оперативно-бухгалтерським. Перевірку товарних звітів завідувач (завідуючий) складів здійснюють балансовим способом: до залишку (остачі) товарів на початок дня (початкове сальдо по дебету) додають оборот (зворот, оберт) товарів за день по дебету (надходження (вступи) товарів) і таким чином визначають залишок (остачу) товарів на кінець дня (кінцеве (скінчене) дебетове сальдо) по кожним видом і сортом (ґатунком) товарів.
При цьому слід мати на увазі, що в оптовій торгівлі аналітичний облік (урахування) товарів в бухгалтерії бази здійснюється тільки (лише) у вартісному виразі (вираженні) в розрізі матеріально відповідальних осіб і великих груп товарів.
Відповідно П(С)БО) 9 «Запаси» при відпустці (відпуску) запасів (в т.ч. товарів) у виробництво, продажі і іншому убуванні оцінювання їх здійснюється по одному з таких методів:
1) ідентифікованій собівартості відповідної одиниці запасів;
2) середньозваженій) собівартості;
3) собівартості перших за часом надходження (вступи) запасів (ФІФО);
4) собівартості останніх за часом надходження (вступи) запасів (ЛІФО);
5) нормативних витрат (затрат).
Отже, для всіх одиниць бухгалтерського обліку (урахування) запасів, які мають однакове призначення і однакові умови використання, застосовується тільки (лише) один з приведених методів.
А тому залежно від методу оцінювання товарів, який застосовується на підприємстві при їх убуванні, собівартість реалізації буде неоднаковою за умови, що (при умові, що, при условии ) убування відбувається (походить) в різні звітні періоди. Відповідно і фінансовий результат від реалізації однакових товарів, але (та) при застосуванні (вживанні) різних методів оцінювання, буде різним.
1) Запаси, які відпускаються, і послуги, які надаються для спеціальних замовлень і проектів, а також запаси, які не замінюють один одного, оцінюються за ідентифікованою собівартістю.
2) Оцінювання за средневзвешенной (собівартістю проводиться по кожною одиницею запасів діленням (поділкою, розподілом, поділом) сумарної вартості залишку (остачі) таких запасів на початок звітного місяця і вартості одержаних (отриманих) в звітному місяці запасів на сумарну кількість запасів на початок звітного місяця і одержаних (отриманих) в звітному місяці запасів.
3) Оцінювання запасів по методу ФІФО базується на припущенні (гадці), що запаси використовуються в тій послідовності, в якій вони поступали (надходили) на підприємство (відображені (відображувати) в бухгалтерському обліку (урахуванні), тобто (цебто) товари, які першими відпускаються на реалізацію, оцінюються за собівартістю перших за часом надходження (вступи) товарів. При цьому вартість залишку (остачі) товарів на кінець звітного місяця визначається за собівартістю останніх за часом надходження (вступи) товарів.
4) Оцінювання товарів по методу ЛІФО базується на припущенні (гадці), що запаси використовуються в послідовності, яка виявляє протилежною їх надходженню (вступу) на підприємство (зарахуванню в бухгалтерському обліку (урахуванні), тобто (цебто) товари, які першими відпускаються на реалізацію, оцінюються за собівартістю останніх за часом отримання (здобуття) запасів.
5) Оцінювання за нормативними витратами полягає в застосуванні (вживанні) норм витрат (затрат) на одиницю продукції (робіт, послуг), які встановлені (установлені) підприємством з урахуванням (з врахуванням) нормальних рівнів використання запасів (товарів), праці, виробничих потужностей і діючих цін. Для забезпечення максимального наближення нормативних витрат (затрат) до фактичних норми витрат (затрат) і ціни повинні регулярно в нормативній базі перевірятися і переглядатися.
При будь-якому способі отримання (здобуття) товарів вони враховуються за первинною вартістю. До складу первинної вартості придбаних (набутих) за оплату товарів залежно від умов договору постачання, способу доставки і т.п. входять такі витрати (затрати):
– сума, яка сплачена або підлягає сплаті (виплаті) постачальникові;
– вартість навантажувально-розвантажувальних робіт;
– витрати (затрати) на транспортування товарів від продавця і їх страхування;
– відсотки (проценти) за кредит, наданий постачальником;
– митний збір, збори;
– непрямі податки (акцизний збір (збирання), ПДВ);
– вартість посередницьких послуг, пов'язаних з купівлею товарів.
Бувають випадки розкрадання товарів шляхом неповного їх оприбутковування під час вступу від постачальників. Про ознаки такого розкрадання можуть свідчити незадоволені (невдоволені) постачальником рекламації (комерційні акти) на «недопостачання» товарів з його боку. Механізм скоєння розкрадання полягає в тому, що під час вступу товару до підприємств оптової торгівлі матеріально відповідальна особа частинку (частку, часточку) товарів, які поступили (вчинили) від постачальника, навмисне (навмисно) не оприбутковує. На вимогу матеріально відповідальної особи, яка хоче замаскувати свої дії, створюється комісія з прийому, яка підтверджує факт недопостачання певної кількості товарів, про що складається комерційний акт (акт приймання).
З метою документування розкрадання товарів слід проаналізувати такі документи:
– договір постачання;
– комерційний акт (акт приймання);
– товарно-транспортну накладну, рахунок-фактура, подорожний) лист;
– рахунок (лічба) — платіжна вимога, виписки банку;
– товарний звіт, товарну книгу;
– звіт про рух тари.
Крім того, у разі потреби проводять інвентаризацію товарів, які поступили (вчинили) від постачальника, і здійснюють відвантаження товарів.