Если количество и качество поступившего товара соответствует указанному в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, счет-фактура, товарно-транспортная накладная, качественное удостоверение и другие документы, удостоверяющие количество и качество поступивших товаров) накладывается штамп организации, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.
В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонении по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, составляется акт, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально ответственные лица организации розничной торговли, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии).
Особенностью учета товарных операций в организациях розничной торговли является то, что учет товаров отражается на счете 41 "Товары" (Субсчет 1 «Товары на складе», субсчет 2 "Товары в розничной торговли") по цене приобретения плюс торговая надбавка.
В ОАО "МАРПИ" товары учитываются на счете 41. Так как в ОАО "МАРПИ" учет товаров организуется по продажным ценам, разница между покупной стоимостью и стоимостью по продажным ценам отражается обособленно на счете 42 "Торговая наценка". Счет 42 "Торговая наценка" является регулирующим контрольным счетом по отношению к счету 41 "товары". Если из сальдо счета 41 "Товары" вычесть сальдо счета 42 "Торговая наценка" разность покажет покупную стоимость товаров.
Так в ОАО "МАРПИ" товары поступают от поставщиков и поэтому в счете - фактуре сразу отражена торговая наценка на поступивший товар.
Аналитический учет товаров ведут как материально-ответственные лица, так и бухгалтерия. Его главная цель - получение информации, необходимой для управления товарными запасами.
В ОАО "МАРПИ" учет товаров ведет материально-ответственное лицо - товаровед. Этот учет в магазине организован сортовым способом. При сортовом способе хранения вновь приобретенный товар определенного наименования присоединяют к ранее поступившему товару того же наименования. Товаровед ведет учет движения товаров в натуральном и стоимостном измерениях. В ОАО "МАРПИ" товаровед ведет учет товаров на карточках. На каждое наименование товара открыта отдельная карточка. В заголовке карточки указано наименование, цена товара и другие отличительные признаки товара. В остальной части карточки отражены приход, расход и остатки товаров.
Когда товар поступает в ОАО "МАРПИ" товаровед делает записи в карточки о поступлении товара на основании каждого приходного документа. Затем товар выдается в киоски, материально-ответственным лицам в подотчет для дальнейшей реализации товара и товаровед вносит записи в карточки о количестве и сумме отпущенного товара на основании расходного документа.
Учет первичных документов в бухгалтерии по приходу товаров ведется в программе 1С в «Журнале поступления товаров», который содержит название приходного документа, его дату и номер, краткую характеристику документа, дату регистрации документа, сведения о поступивших товарах (приложение №2).
Таблица № 1.
Одновременно операции отражаются в проводках:
| Хозяйственная операция | Дебет | Кредит |
| · Оприходованы товары: - на покупную стоимость - НДС - наценка | 41-1 19 41-1 | 60 60 42 |
| · Отражены в учете: - транспортные расходы - НДС | 44 19 | 60 60 |
(см. Приложение№ 3,4,5)
Внутреннее перемещение товаров между подразделениями проводится на основании накладной оформленной в установленном порядке (см. Приложение №6,7).
В ОАО "МАРПИ" автоматизированная форма бухгалтерского учета, движение товаров отражают в программе в документах «Движение товара с киоска на склад» Д 41.1 К 41.2; «Движение товара со склада в киоск» Д 41.2 К 41.1 (см. Приложение №8,9). По окончании месяца в учетном регистре по счету 41 подсчитывают итоги, которые сверяют с соответствующими показателями учетных регистров по другим счетам.
Одним из признаков учета товаров в организациях розничной торговли является составление материально ответственными лицами отчетности о наличии и движении товаров. Материально-ответственное лицо на основе фактического получения товаров и их реализации составляет товарный отчет.
В приходной части товарного отчета каждый приходный документ (источник поступления товаров, номер и дата документа, сумма поступивших товаров) записывается отдельно и подсчитывается общая сумма оприходованных товаров за данный отчетный период, а также итог прихода с остатком на начало периода. В расходной части товарного отчета также отдельно записывают каждый расходный документ (направление выбытия товаров, номер и дата документа, сумма выбывших товаров). После этого определяют остаток товаров на конец отчетного периода. Внутри каждого вида прихода и расхода документы располагаются в хронологическом порядке. Общее число документов, на основании которых составлен товарный отчет, указывают прописью в конце отчета. Товарный отчет подписывает материально-ответственное лицо. Товарный отчет составляют под копирку в двух экземплярах. Первый экземпляр скрепляют с документами, которые располагают в порядке последовательности записей и отдают в бухгалтерию. Бухгалтер в присутствии материально-ответственного лица проверяет товарный отчет и расписывается в обоих экземплярах о приемке отчета и указывает дату. Первый экземпляр отчета вместе с документами, на основании которых он был составлен, остается в бухгалтерии, а второй передается материально-ответственному лицу. Бухгалтер из отчета разности реализацию в программе в документ «Прием товарного отчета». На основании занесенных данных в программе формируются проводки: Д62-11 К90.1 – на сумму реализованного товара; Д90.2 К 41.2 — на сумму себестоимости (см. Приложение № 10,11).
В процессе деятельности предприятий розничной торговли происходит ежедневное движение товаров. Для проверки наличия и состояния товарно-материальных ценностей на складах торгового предприятия проводится инвентаризация товаров и тары. При этом выявляется соответствии фактического наличия товаров и тары на момент инвентаризации их остатков по данным бухгалтерского учета.
Согласно действующему Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ количество инвентаризаций в отчетном году и сроки их проведения устанавливаются организациями самостоятельно и отражаются в учетной политике, за исключением следующих случаев, когда проведение инвентаризации обязательно:
· при смене материально ответственного лица (при коллективной материальной ответственности – при уходе в отпуск бригадира и более половины членов бригады);
· при установлении фактов краж, ограблений, хищений, порчи ценностей, злоупотреблений, а также пожара, стихийных бедствий;
· при ликвидации, реорганизации предприятия, передаче имущества в аренду, выкупе, продаже и других случаях, установленных законодательством.
Для проведения инвентаризации приказом руководителя создается центральная постоянно действующая инвентаризационная комиссия, возглавляемая руководителем предприятия или его заместителем.
Снятие фактических остатков товаров и тары на складе, их сличение с данными бухгалтерского учета проводится рабочей комиссией, назначаемой приказом руководителя предприятия.
Порядок проведения и документального оформления инвентаризации изложен в методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.95 г. № 49.
Комиссия при обязательном участии материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товаров и тары по каждому месту хранения ценностей в отдельности. Инвентаризация товаров проводится в порядке расположения ценностей путем их обязательного пересчета, перевешивания, премирования.
Инвентаризационную опись товаров (форма N ИНВ-3) (приложение№12)., материалов и тары составляют обычно в двух, а при приеме передачи – в трех экземплярах. На каждой странице описи указывается общее количество натуральных единиц (штук, килограмм и так далее). Исправления в описи должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.
Результаты инвентаризации в 5 – 10-дневный срок должны быть определены в бухгалтерии предприятия после проверки документов, цен, а также таксировки описей по каждому наименованию товаров и тары в количественно-суммовом выражении. Для этого сопоставляют данные бухгалтерского учета с фактическим наличием товара и тары по описи.
Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.
На товары, по которым выявлены отклонения фактических остатков от учетных, составляется сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-19) (приложение № 13).
По результатам инвентаризации составляются бухгалтерские проводки. Например, оприходование излишков товаров относится в доход предприятия: