3. Поэтапное внесение в лицевые счета сведений о стаже застрахованных лиц за период, предшествующий начальной регистрации.
Каждое лицо, на которое распространяется государственное пенсионное страхование, должно быть зарегистрировано в системе государственного пенсионного страхования.
Статьей 8 Закона "Об индивидуальном (персонифицированном) учете" определены общие правила предоставления сведений о застрахованных лицах. В соответствии с этой статьей данные сведения предоставляются плательщиками страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации.
Работодатели должны предоставлять сведения обо всех лицах, работающих у них по трудовому договору, а также по договорам гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы, за которых они уплачивают страховые взносы государственного пенсионного страхования. Сведения должны быть предоставлены в те территориальные органы Пенсионного фонда, в которых эти работодатели зарегистрированы в качестве плательщиков страховых взносов.
Лицо, самостоятельно уплачивающее страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации, проходит регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета в территориальном органе одновременно с регистрацией в качестве плательщика страховых взносов.
Контроль за достоверностью сведений о стаже и заработке, представляемых работодателями и лицами, самостоятельно уплачивающими страховые взносы, осуществляется органами Пенсионного фонда Российской Федерации.
Следует отметить, что на застрахованных лиц, признанных в установленном порядке безработными, сведения предоставляются органами службы занятости.
Для первоначальной регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета застрахованный должен заполнить анкету застрахованного лица, утвержденную Пенсионным фондом Российской Федерации.
Анкета застрахованного лица должна содержать следующие сведения о застрахованном лице:
-фамилию, имя, отчество;
-пол;
-дата и место рождения;
-адрес регистрации по месту жительства и месту пребывания;
-номер телефона;
-серия, номер, дата и место выдачи паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
При приеме на работу по трудовому договору (контракту) застрахованного лица, не зарегистрировавшегося в системе государственного пенсионного страхования, а также при заключении с таким лицом договора гражданско-правового характера, предметом которого является выполнение работ и оказание услуг, или авторского договора работодатель представляет на это лицо анкету застрахованного лица в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации в течение двух недель с момента приема на работу или заключения договора.
Правильность указанных в анкете сведений заверяется личной подписью застрахованного лица.
В случае если лицо не может лично заверить анкету по причине длительного (свыше одного месяца) нахождения в командировке, длительной болезни или иной причины, работодатель указывает эту причину в анкете, которую заверяет сам.
Анкеты застрахованных лиц передаются в территориальные органы Пенсионного фонда с заверенным сопроводительным документом - описью документов, передаваемых работодателем.
На основе представленной анкеты территориальный орган Пенсионного фонда в течение трех недель принимает решение об открытии лицевого счета и оформлении соответствующего страхового свидетельства либо необходимости уточнения представленных сведений.
Согласно статье 6 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ на территории Российской Федерации на каждое застрахованное лицо Пенсионный фонд РФ открывает индивидуальный лицевой счет с постоянным страховым номером, содержащим контрольные разряды, которые позволяют выявить ошибки, допущенные при использовании этого страхового номера в процессе учета.
В соответствии с законодательством индивидуальный лицевой счет застрахованного лица должен содержать следующие сведения:
-страховой номер;
-фамилию, имя и отчество; фамилию, которая была у застрахованного лица при рождении;
-дату рождения;
- место рождения;
-пол;
-адрес постоянного места жительства;
-серию и номер паспорта или удостоверения личности, дату выдачи указанных документов, наименование выдавшего их органа;
-гражданство;
-номер телефона;
-периоды трудовой и иной общественно полезной деятельности, включаемой в общий трудовой стаж для назначения государственной трудовой пенсии, а также специальный стаж, связанный с особыми условиями труда, работой в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, подвергшихся радиоактивному загрязнению;
-заработную плату или доход (за каждый месяц трудового стажа), на которые начислены страховые взносы в ПФР в соответствии с законодательством Российской Федерации;
-сумму заработка или дохода (за каждый месяц страхового стажа), которая учитывается при назначении трудовой пенсии;
-сумму начисленных данному застрахованному лицу страховых взносов (за каждый месяц страхового стажа), включая страховые взносы за счет работодателя и страховые взносы самого застрахованного лица;
-сумму уплаченных за данное застрахованное лицо страховых взносов, включая страховые взносы за счет работодателя и страховые взносы самого застрахованного лица;
-периоды выплаты пособий по безработице;
-периоды военной службы и другой приравненной к ней службы, включаемые в общий трудовой стаж;
-сведения о назначении (перерасчете), индексации и начислении пенсии.
Вышеуказанные сведения уточняются и дополняются в процессе трудовой деятельности застрахованного лица.
Индивидуальный лицевой счет застрахованного лица хранится в Пенсионном фонде Российской Федерации в течение всей жизни застрахованного лица, а после его смерти - в течение срока, предусмотренного порядком хранения пенсионных дел.
Пенсионный фонд и его территориальные органы выдают каждому застрахованному лицу страховое свидетельство государственного пенсионного страхования - документ, подтверждающий регистрацию этого лица в системе государственного пенсионного страхования.
Лицо, впервые поступившее на работу по трудовому договору, получает указанное страховое свидетельство по месту работы.
Лица, не достигшие четырнадцатилетнего возраста, не могут быть субъектами государственного пенсионного страхования, кроме случаев, когда несовершеннолетний получает пенсию по случаю потери кормильца.
Сведения о застрахованных лицах представляются в Пенсионный фонд России в соответствии с утвержденными им в установленном порядке формами документов и инструкциями.
Во исполнение Федерального закона "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования" Правительством Российской Федерации была разработана Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей государственного пенсионного страхования, утвержденная постановлением Правительства Российской Федерации от 15.03.1997 № 318.
Данная Инструкция определяет порядок введения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о каждом лице, на которое распространяется государственное пенсионное страхование, в том числе:
-порядок регистрации застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования;
-порядок предоставления в Пенсионный фонд Российской Федерации сведений о застрахованных лицах, в том числе сведений о трудовом стаже и заработке (доходе), начисленных страховых взносах;
-порядок использования этих сведений для контроля за правильным начислением страховых взносов на государственное пенсионное страхование.
Сведения о застрахованных лицах представляются в виде документов как в письменной форме, так и в электронной форме (на магнитных носителях или по каналам связи) при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений. В последнем случае юридическая сила представленных документов должна подтверждаться электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Вопрос о возможности предоставления информации в электронной форме решается Пенсионным фондом Российской Федерации совместно с конкретными плательщиками страховых взносов государственного пенсионного страхования.
Плательщики единого социального налога (взноса) в системе государственного пенсионного страхования представляют в органы Пенсионного фонда России по месту регистрации в качестве плательщиков указанного налога (взноса) сведения о его уплате на основании данных бухгалтерского учета, а сведения о трудовом стаже - на основании приказов и других документов по учету кадров.
В соответствии со статьёй 11 Федерального закона "Об индивидуальном (персонифицированном) учете" в зависимости от численности работников индивидуальные сведения о стаже и заработке работодателем представляются в территориальные органы Пенсионного фонда в различные сроки.
Так, работодатели - юридические лица с численностью работающих согласно штатному расписанию до 50 человек по состоянию на начало отчетного года включительно представляют индивидуальные сведения о стаже и заработке ежеквартально в течение месяца, следующего за отчетным кварталом, в остальных случаях работодатель представляет индивидуальные сведения один раз в полгода в течение календарного года, но не позднее месяца после окончания отчетного периода.
Согласно той же статье индивидуальные сведения о трудовом стаже и страховых взносах застрахованных лиц должны содержать следующую информацию: