2. Авансовый отчет
В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Федеральный закон № 129-ФЗ) все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона № 129-ФЗ. По истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.
При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) два документа – кассовый чек и товарный чек (накладную).
Кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:
- наименование организации, выдавшей чек;
- идентификационный номер организации-налогоплательщика (ИНН);
- заводской номер контрольно-кассовой машины (ККМ);
- порядковый номер чека;
- дату и время покупки (оказания услуги);
- стоимость покупки (услуги).
Вместо кассового чека допускается выдача номерного бланка строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином России по согласованию с Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам (ГМЭК по ККМ), с указанием предусмотренных формой бланка реквизитов.
Товарный чек (накладная) должен содержать следующие реквизиты:
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- название и измерители приобретенного товара в натуральном и денежном выражении;
- должность и личную подпись ответственного лица (продавца);
- штамп (печать) продавца.
Счет-фактура должен отвечать требованиям положений пунктов 5 и 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ и выписывается по форме, установленной постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914«Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость»(с учетом изменений и дополнений), с обязательным заполнением всех указанных в нем реквизитов (при отсутствии информации соответствующие строки, графы прочеркиваются).
При покупках за наличный расчет у граждан-предпринимателей продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) кассовый и товарный чеки (или накладную) со всеми вышеперечисленными реквизитами.
Покупки за наличный расчет собственного имущества граждан, не являющихся предпринимателями, оформляются договорами купли-продажи личного имущества. В договорах должны быть указаны паспортные данные гражданина. Договор может быть заключен только лицом, которому директором выдана доверенность на право заключения таких договоров. Выплата денег по таким договорам производится непосредственно гражданам-продавцам только через бухгалтерию с разрешения главного бухгалтера после проверки документального оформления таких хозяйственных операций.
Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим основным требованиям:
· подтверждающие документы подаются в оригинале;
· по форме они должны соответствовать принятым требованиям для оформления и заполнения первичных документов;
· по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного подотчетному лицу денежного аванса.
3. Возврат денежных средств, выданных под отчет
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним, на это указывает п. 11 порядка ведения кассовых операций.
Для возврата подотчетным лицом остатка денежных средств в кассу организации оформляется приходный кассовый ордер (унифицированная форма № КО-1, утвержденый Постановлением Госкомстата от 18.08.98 №88).
В случае если подотчетное лицо потратило собственные денежные средства сверх выданных ему под отчет, то перерасход выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.
Отметим, что в соответствии со ст. 137 ТК РФ организация может удержать из заработной платы работника сумму ранее выданного аванса в случае, если подотчетное лицо не израсходовало и своевременно не возвратило денежные средства в кассу организации. В бухгалтерском учете возврат денежных средств подотчетным лицом отражается по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
4. Невозвращение денежных средств выданных под отчет
Бывают ситуации, когда подотчетные лица не возвращают подотчетные суммы в кассу организации, в таком случае опираясь на план счетов - подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Впоследствии, в случае если эти суммы могут быть удержаны из оплаты труда работника, то они списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Необходимо помнить, что в соответствии со ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50% заработной платы, причитающейся работнику.
Если данные суммы не могут быть удержаны из оплаты труда работника, то они списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
Согласно п. 2 ст. 266 Налогового кодекса РФ безнадежными долгами (долгами, нереальными ко взысканию) признаются те долги перед налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации.
При признании долга сотрудника безнадежным (нереальным ко взысканию) в соответствии с подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в частности суммы безнадежных долгов, приравниваются к внереализационным расходам.
Налоговая база по налогу на прибыль организации уменьшается на сумму внереализационных расходов, следовательно, препятствий, связанных с действием п. 3 ст. 236 НК РФ, в данном случае не возникает, а значит, организации следует начислить единый социальный налог на сумму долга сотрудника, признанного безнадежным.
Вместе с тем существует позиция суда, согласно которой не возвращенные физическими лицами денежные средства, выданные под отчет, были правомерно квалифицированы налоговым органом при проведении выездной налоговой проверки в качестве выплат в пользу физических лиц и включены в налоговую базу по единому социальному налогу. В вышеуказанном случае руководству организации придется самостоятельно принимать решение о начислении единого социального налога, но необходимо учесть, что имеется риск отстаивания своей позиции в суде.
5. Основные проводки связанные с выдачей денежных средств под отчет
| В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Рассмотрим порядок отражения в бухгалтерском учете расчетов с подотчетным лицом на следующем примере: ООО «Сибмонтаж» по согласованию с обслуживающим банком вправе выдавать в подотчет денежные средства, поступившие в кассу от покупателей товаров, на оплату товаров (работ, услуг). ООО «Сибмонтаж» 12.01.2009 выдало работнику в подотчет 50 000 руб. из денежных средств, поступивших в кассу от покупателей. В этом же месяце работник представил авансовый отчет, согласно которому он:- приобрел канцтовары (конкретные наименования товаров расписаны в товарном чеке) на сумму 1 000 руб. для нужд организации; - погасил задолженность перед поставщиком товаров в размере 45 000 руб. Оставшаяся сумма полученного аванса возвращена работником в кассу предприятия 26.01.2009. Руководитель ООО «Сибмонтаж» утвердил авансовый отчет 26.01.2009.В бухгалтерском учете ООО «Зима» подлежат отражению следующие проводки:12.01.2009 Дебет 71 Кредит 50 - 50 000 руб. – выданы в подотчет наличные деньги 26.01.2009 Дебет 50 Кредит 71 - 4 000 руб. – отражен возврат подотчетным лицом остатка денежных средств, полученных ранее в подотчет (50 000 - 1000 - 45 000) руб. Дебет 10 Кредит 71 - 1 000 руб. – отражено приобретение канцтоваров Дебет 60 Кредит 71- 45 000 руб. – отражено погашение задолженности перед поставщиком через подотчетное лицо. В случае, если в подотчет работник получил меньше, чем потратил, организация (предприниматель) возмещает перерасход. Рассмотрим следующий пример. Работник получил в подотчет денежную сумму в размере 44 000 руб. Перерасход возвращен подотчетному лицу 28.01.2009. В бухгалтерском учете ООО «Сибмонтаж» будут отражены следующие проводки: 12.01.2009 Дебет 71 Кредит 50 - 44 000 руб. – выданы в подотчет наличные деньги 26.01.2009 Дебет 10 Кредит 71 - 1 000 руб. – отражено приобретение канцтоваров Дебет 60 Кредит 71 - 45 000 руб. – отражено погашение задолженности перед поставщиком через подотчетное лицо28.01.2009 Дебет 71 Кредит 50 - 2 000 руб. – выдан из кассы перерасход. II Бухгалтерский баланс ООО «Сибмонтаж» на 01.01.2011 1) |
2)