Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.
При этом лимит остатка кассы устанавливается:
для предприятий, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России ежедневно в конце рабочего дня, - в размерах, необходимых для обеспечения нормальной работы предприятий с утра следующего дня;
для предприятий, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России на следующий день, - в пределах среднедневной выручки наличными деньгами;
для предприятий, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России не ежедневно, - в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки;
для предприятий, не имеющих денежной выручки, - в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии).
Для осуществления расчетов наличными деньгами в ООО « АЛС» образована касса. В кассе предприятие хранит определенную сумму наличных денег для использования на текущие расходы. Для установления лимита остатка наличных денег в кассе, ООО « АЛС» представила в банк специальный расчет по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы» и оформила разрешение на расходование наличных денег из выручки, поступающей в кассу. Лимит остатка в кассе предприятия составляет 5000 рублей. (Приложение 3). Расчет оформлен в двух экземплярах и передан в банк. Сверх лимита наличные деньги в кассе хранятся только для выплаты заработной платы и пособий, но не более 3 рабочих дней (включая день получения денег в банке). Выручка в банк сдается при образовании сверхлимитного остатка в кассе организации.
Не использованные в 3-дневный срок наличные денежные средства, полученные в банке на оплату труда, а также вся денежная наличность, превышающая установленный лимит хранения наличных денег, подлежат сдаче в обслуживающие учреждение банка Ф. ОАО КБ Солидарность. Сдача сверхлимитных денежных средств производится непосредственно в кассу учреждения банка. Для этого кассиром предприятия выписывается объявление на взнос наличных денег, в котором указывается источник образования вносимых денежных средств: невыданная заработная плата, выручка за работы и услуги и т.п. В приеме денег учреждение банка выдает кассиру квитанцию, которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера.
Для ведения кассовых операций в штате предприятия ООО «АЛС» должность кассира не предусмотрена. Кассовые операции осуществляются бухгалтером, который несет материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей.
Прием наличных денег в кассу ООО « АЛС» оформляют приходным кассовым ордером (ф. №КО-1) (Приложение 4), в котором указывают: от кого поступают деньги, на какие цели или за что их вносят, сумму, дату. Приходный кассовый ордер заполняется в бухгалтерии и поступает в кассу при оформлении приема денег. После приема денег в кассу плательщику выдают квитанцию за подписью главного бухгалтера и кассира. Квитанция удостоверяет, что деньги действительно внесены в кассу. При получении денег из банка квитанцию к ордеру не выписывают.
Выдачу наличных денег из кассы ООО «АЛС» оформляют расходным кассовым ордером (ф. № КО-2), который подписывается руководителем, главным бухгалтером и кассиром предприятия. (Приложение 5)
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна. Расходный кассовый ордер составляется в бухгалтерии, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и передается кассиру для исполнения. Выдача расходных ордеров на руки лицам, получающим деньги, не допускается. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов.
Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. В приходных и расходных кассовых ордерах должны быть указано основание для их составления и перечислены прилагаемые к ним документы. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.
Все приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до подачи в кассу регистрируют в бухгалтерии в специальном журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. № КО-3).
Операции по кассе в ООО «АЛС» учитываются в специальном регистре — кассовой книге (форма № КО-4),которая пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью. Количество листов в ней заверено подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовую книгу кассир производит в двух экземплярах (под копирку). В ней же в конце операционного дня он подсчитывает итоги и определяет остаток. Отрывной экземпляр листа кассовой книги является отчетом кассира. Вместе с приложенными к нему первичными документами, приходными и расходными кассовыми ордерами, расчетно-платежными и платежными ведомостями он сдается в бухгалтерию для проверки и обработки.
Кассовая книга на предприятии ведется в установленном порядке автоматизированным способом, при котором одновременно формируются «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира». Указанные машинограммы имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Первичная документация собрана по периодам поступления, записи в приходно-расходных кассовых документах соответствуют записям в кассовой книге.
Оприходование наличных денежных средств в кассу предприятия осуществляется:
при снятии денежных средств с расчетного, текущего, бюджетного и других счетов в банке;
при принятии денежных средств от потребителей, покупателей, заказчиков за оказанные работы, услуги и реализованные товары;
от подотчетных лиц в погашение остатка наличных денег, полученных под отчет;
от работников предприятия в погашение причиненного материального ущерба, погашение выданных займов и ссуд, за реализованные товары и услуги.
Выдача наличных денежных средств из кассы предприятия производится:
на выплату заработной платы, пособий по социальному страхованию, других видов пособий, стипендий, вознаграждений физическим лицам;
под отчет на хозяйственные и операционные расходы и на командировочные расходы;
по решению руководителя предприятия в возмещение расходов, понесенных работником предприятия, на выплату ссуд, займов и другие подобные цели.
Синтетический учет кассовых операций в ООО «АЛС» ведется на счете 50 «Касса». По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации.
По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.
Бухгалтерские проводки по совершенным кассовым операциям отражаются в журнале учета хозяйственных операций (Приложение 6)
Таким образом, предприятие имеет одну кассу, все кассовые операции осуществляются бухгалтером. Прием наличных производится по приходному кассовому ордеру (форма № КО-1), выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам. В ООО «АЛС» установлен лимит в размере 5000 рублей.
В качестве рекомендации данному предприятию можно посоветовать принять в штат кассира, что позволит оградить главного бухгалтера от дополнительных обязанностей по ведению кассы, что положительно отразится на ведении других участков системы бухгалтерского учета.
2.2 Организация и бухгалтерский учет денежных средств при безналичных формах расчетов
Операции по расчетным счетам оформляются в соответствии с Положением ЦБ РФ «О безналичных расчетах в Российской Федерации» от 12 апреля 2001 г № 2-П.
Безналичные расчеты ведутся путем перечисления денежных средств со счета плательщика на счет получателя с помощью различных банковских операций, замещающих наличные деньги в обороте. Поэтому большое значение имеет учет денежных средств и контроль за их обращением на расчетных счетах.
Формы безналичных расчетов определены ст. 862 Гражданского кодекса Российской Федерации (Приложения 7-10) и Положением Центрального банка РФ – это:
расчеты платежными поручениями;
расчеты по инкассо;
расчеты по аккредитиву;
расчеты чеками.
В ООО «АЛС» для документального оформления этих операций предусмотрены расчеты платежными поручениями.
Данный документ содержит следующие реквизиты:
наименование расчетного документа;
его номер;
число, месяц и год его выписки;
вид платежа;