Інструктувати суддів краще на окремих засіданнях, де присутні тільки члени суддівської колегії.
По закінченні змагань головному судді необхідно:
дати оцінку роботи своїх заступників, рефері та всіх суддівських бригад. Розібрати недоліки, вказати на допущені помилки, передбачити шляхи їх виправлення;
відзначити роботу кращих суддів - нагородити їх грамотами, цінними подарунками, оголосити подяку;
розробити пропозиції щодо поліпшення якості проведення змагань, викласти це письмово та передати в організацію, яка їх проводить;
оформити, підписати та здати в організацію, яка проводила змагання, звіт з додатком усіх матеріалів та офіційних документів[13,с88].
Склад заступників головного судді /ЗГС/ коливається від одного на першості спортивного клубу до 3-4 на обласних змаганнях та до 8-18 на всеукраїнських і міжнародних змаганнях. На першості спортклубу досить одного заступника із загальних питань, який виконує всі доручення головного судді, а коли він відсутній, виконує його функції. При проведенні міських та обласних змагань. Доцільно призначити заступника головного судді з бігу та одного з стрибків та метань, якщо всі метання проводяться на стадіоні. Якщо деякі види метань винесені на запасне поле, краще призначити двох заступників головного судді з метань. Один з них організує роботу на стадіоні, другий - на запасному полі. На деяких змаганнях практикується призначати, крім заступника головного судді з бігу, ще двох - по південному та північному секторах. Заступники головного судді керують роботою та координують її у всіх закріплених суддівських бригадах і несуть всю відповідальність за проведення змагань. На змаганнях вище обласного рівня з метою підвищення якості проведення змагань та посилення контролю за роботою прийнято вводити посаду рефері з розрахунку один рефері та 2-3 - із стрибків та метань. їх кількість повинна забезпечити проведення змагань у кожному номері програми під керівництвом одного рефері.
Секретаріат виконує великий обсяг роботи по проведенню всього суддівства змагань та визначає чіткість роботи всіх бригад, забезпечує наочність змагань, оперативне висвітлення особистої та командної боротьби. Кількісний склад секретаріату - від 8 до 35 осіб. Це в першу чергу залежить від масштабу змагань. Важливе місце в роботі секретаріату має його розташування. Краще, якщо секретаріат розміщується поблизу основних змагань та має постійний зв'язок з головною суддівською колегією та з бригадами суддів. Для його роботи бажано мати декілька суміжних, просторих, з гарним вечірнім освітленням кімнат: для збирання заявок; зустрічей та роботи з представниками команд; для видачі та приймання протоколів з видів змагань; для роботи з документами, підготовки та оформлення протоколів; для роботи друкарок та копіювальної техніки. Місце для вивішування протоколів і таблиць, які інформують про хід особистої та командної боротьби, доцільно обладнати поблизу місця збору учасників для виходу на місця змагань.
Головний секретар очолює секретаріат, він здійснює загальне керівництво його роботою, координує роботу всіх служб.
У підпорядкуванні головного секретаря перебувають: секретарі з видів /секретарі на фініші, секретарі в бригадах
з метань та стрибків, секретарі з багатоборств;
служба приймання, оформлення заявок та проведення
жеребкування команд і окремих учасників;
бригада по оформленню даних, які надходять з місць змагань;
група суддів, яка готує суддівську документацію;
служба випуску матеріалів;
служба роботи з представниками;
довідкова служба.
На змаганнях до рівня обласних замість служб призначаються окремі секретарі. Головні завдання секретаріату при проведенні змагань:
приймання, оформлення заявок та карток учасників, жеребкування команд і окремих учасників;
підготовка всіх матеріалів та всіх документів для проведення змагань;
точна та правильна фіксація особистих і командних результатів у протоколах;
оформлення даних, які надходять з місць змагань у вигляді протоколів;
своєчасна та систематична інформація учасників, представників, глядачів і кореспондентів про хід особистої та командної боротьби;
визначення учасників для кожного кола змагань;
визначення переможців особистих та командних змагань, розподілення подальших місць;
розмножування матеріалів для усіх команд, які брали участь у змаганнях;
грамотне і кваліфіковане складання технічного звіту та усіх документів для організації, яка проводить змагання.
Роботу секретаріату по підготовці та проведенню змагань умовно можна розподілити на три етапи. Етап підготовки до змагань починається з моменту затвердження головного секретаря. Насамперед він докладно вивчає та розробляє положення про змагання, програму-розклад змагань, регламент-умови проведення змагань, пам'ятку суддям. Особливу увагу слід приділити питанням допуску учасників до змагань, порядку визначення учасників кожного кола змагань, формам заліку та визначення переможців змагань, способам оцінки результатів особистих змагань та підбиттю підсумків командної першості. Головне при цьому вияснити всі тонкощі окремих формулювань, щоб не виникали різні тлумачення положення. До початку змагань головний секретар повинен одержати в організації, яка проводить змагання:
1. Таблицю рекордів організації, що проводить змагання, вищі досягнення та дані про переможців в особистій та командній першості попередніх змагань, нагрудні номери учасників, суддівську форму, суддівські знаки чи пов'язки, таблицю оцінки результатів.
2. Технічні засоби, необхідні для роботи секретаріату: друкарські машинки, копіювальну техніку, нумератори, мікрокалькулятори та ін.
3. Бланки заявочної документації: заявок, дозаявок, перезаявок, карток учасників, карток з багатоборств, карток для естафетного бігу, записок про допуск учасників, заявок попередніх висот зі стрибків у висоту та з жердиною, особові
рахункові листи команд.
4. Бланки суддівської документації - протоколів з бігу, стрибків га метань, протоколів фінішу, протоколів секундометристів /автохронометражу/, протоколів проміжного фінішу, протоколів бігу по кругах, протоколів суддів на дистанції, суддівських записок із спортивної ходьби, протоколів підрахунку кругів з бігу на довгі дистанції, заявочних листів на встановлення пунктів харчування на трасі, протоколів вимірювання швидкості вітру.
5. Атрибутику для нагородження - дипломи, грамоти, свідоцтва, подяки.
6. Канцелярське приладдя - напір для друкарських машинок, копіювальний папір, папір ватман чи плакатний. Швидкозшивачі, різні папки, конверти, ручки з пастою, олівці /прості та кольорові/. Клей, канцелярські скріпки, кнопки, стрічки для друкарських машинок та ін.
Головний секретар підбирає штат секретарів, друкарок, операторів копіювальної техніки. Він розставляє секретарів по бригадах та службах, інструктує їх, визначає кожному його функції, роз'яснює особливості та прийняту схему роботи секретаріату на цих змаганнях. Інструктаж можна вважати закінченим тільки після того, як кожний секретар чітко усвідомить свої обов'язки та схему обороту документів, які документи та від кого отримує, що з ними робити, кому передає, які нові документи готовить і т. д.
Підготовка перед змаганнями закінчується прийманням заявок та підготовкою протоколів. Приймання та обробка заявок - відповідальний момент, від якого залежить успіх роботи секретаріату під час проведення змагань. Приймання заявок краще проводити одночасно з роботою мандатної комісії. Заявки потрібно оформляти згідно з вимогами правил змагань та відповідно до положення про змагання.
Одночасно із заявками представники здають у секретаріат картки учасників, які мають повністю відповідати заявкам та містити всі необхідні відомості, встановлені секретаріатом. Загальноприйнятої картки спортсменів, які виступають тільки в особистій першості, перекреслювати олівцем по діагоналі, а учасників, які виступають поза конкурсом, - хрест-навхрест. Після перевірки заповнення карток учасникам видаються номери. Цифри номера проставляються в заявках та в картках учасників. Номери видаються підряд усій команді в двох примірниках, прикріплюються до майки на спині та на грудах. У змаганнях із стрибків у висоту та з жердиною дозволяється мати тільки один номер.
Після видачі та реєстрації номерів складається лицевий рахунковий лист команди.
Визначення черги виступу учасників проводиться або в присутності представників команд, або без них за формою, встановленою умовами про проведення змагань у вигляді жеребкування, його мета - забезпечити однакові умови всім учасникам змагань. Якщо змагання з бігу проводяться в декілька кіл, у першому колі учасники розподіляються за забігами /"змійка"/. Номери забігів та доріжок визначаються жеребкуванням. У другому та інших наступних колах змагань з бігу черговість виступів учасників та формування забігів визначається зразу ж на основі його результатів. Якщо зразу проводяться фінальні забіги - склад забігів визначається згідно із раніше показаними результатами, внесеними в картки учасників представниками. Із стрибків та метань черговість виступу визначається згідно із жеребкуванням між учасниками. У матчевих зустрічах доцільно проводити єдине для команд жеребкування для всіх видів програми. Результати жеребкування оформлюються протоколом та затверджуються головним суддею змагань.