компетентность. Насколько Ваши получатели могут быть знакомы с темой сообщения? Если аудитория достаточно велика, возможно, ее придется разбить на подгруппы, для каждой из которых необходимо будет составить собственный вариант письма. Общее послание может не найти отклика у широкого круга читателей.
Кстати, на те же характеристики необходимо обратить внимание и в случае, если Ваше письмо адресовано конкретному получателю.
Как выбрать идеи, которые следует отразить в письме?
Новички в написании писем иногда стараются с самого начала создать отточенное и законченное послание. Не поддавайтесь таким побуждениям и сосредоточьтесь на выработке как можно большего количества идей, относящихся к предмету. Запишите все идеи, даже те, в которых Вы сомневаетесь. Затем еще раз вернитесь к основной цели письма и особенностям потенциальных получателей. К каким действиям побуждают получателей Ваши идеи? Самые привлекательные идеи включите в окончательный список. Это поможет Вам в дальнейшей работе над текстом письма.
Как подбирается вспомогательный фактический материал?
Во многих деловых письмах бывает чрезвычайно важно грамотно подать фактическую информацию, которая послужит подкреплением основных идей Вашего письма. Когда список идей составлен, к нему можно и нужно собрать дополнительный фактический материал: конкретные примеры, данные исследований, результаты испытаний, отзывы потребителей и другие факты, которые могут оказаться полезными в Вашей ситуации. Поработайте с внутренними документами Вашей компании, просмотрите публикации в тематических изданиях и других СМИ. Проведите анализ собранной информации, чтобы быть абсолютно уверенным в достоверности тех фактов, которые лягут на бумагу.
Как перейти от идей к основному тексту письма?
Когда Вы составили список идей и подобрали необходимый фактический материал, настало время создать набросок, т.е. написать предварительный вариант Вашего послания.
Если цель письма — побудить адресата сделать что-либо, то в основном тексте Вы должны ясно заявить о требуемом действии, чтобы получатель однозначно понимал, чего Вы от него добиваетесь и почему. Для этого Вы можете:
Дать краткое объяснение, почему требуемое действие действительно важно и неотложно;
Включить в объяснение ясный и реалистичный срок исполнения
Заранее проверить уполномочен и способен ли получатель осуществить то, что требуется.
И помните не только о KISS-принципе, но и о вежливости!
Если черновик письма меня устраивает, имеет ли смыл его редактировать?
Если Вас соблазняет возможность пропустить этап редактирования, помните, что небрежно написанное письмо во многих случаях приводит к издержкам для бизнеса. Редакция — это просто измененный вариант Вашего наброска. Изменениями могут быть добавления, удаления, перестановки или замены.
Иногда редакция включает в себя немногим больше, чем исправление нескольких грамматических ошибок и замены некоторых слов и выражений на синонимы. В других случаях редакция влечет за собой значительные изменения и существенные переписывания с целью добиться большей ясности и точности. Если Вы новичок в письменных коммуникациях, следует быть готовым к редактированию всех материалов, которые Вы пишите.
Полезные советы
ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И РЕДАКТИРОВАНИЯ ВАШЕГО ПИСЬМА:
ЧЕТКО ОБОЗНАЧИТЬ ЦЕЛЬ СВОЕГО ПИСЬМА.
СОБРАТЬ ИНФОРМАЦИЮ О ПОЛУЧАТЕЛЯХ ДАННОГО ПИСЬМА.
ПРОДУМАТЬ И ЗАПИСАТЬ ОСНОВНЫЕ ИДЕИ ПИСЬМА.
СОБРАТЬ НЕОБХОДИМЫЙ ФАКТИЧЕСКИЙ МАТЕРИАЛ.
ПЕРЕПРОВЕРИТЬ ВСЕ ОСНОВНЫЕ ФАКТЫ.
РАЗДЕЛИТЬ СОДЕРЖАНИЕ ПИСЬМА НА ВСТУПЛЕНИЕ, ОСНОВНУЮ ЧАСТЬ И ЗАКЛЮЧЕНИЕ.
НАПИСАТЬ ЧЕРНОВИК ПИСЬМА.
УБЕДИТЬСЯ, ЧТО КАЖДАЯ ТЕМА БЫЛА ОСВЯЩЕНА В ОТДЕЛЬНОМ АБЗАЦЕ.
ПРОВЕРИТЬ СВЯЗНОСТЬ ПРЕДЛОЖЕНИЙ В КАЖДОМ АБЗАЦЕ.
ВЫПОЛНИТЬ РЕДАКТОРСКУЮ ПРАВКУ ПИСЬМА.
ПОДГОТОВИТЬ ОКОНЧАТЕЛЬНЫЙ ВАРИАНТ ПИСЬМА.
4. Стиль и оформление письма.
Что понимают под стилем делового письма?
Стиль Вашего письма — это то, как оно написано. Стиль является продуктом целого ряда факторов и правил, перечисленных в предыдущей главе, включая основную тематику письма, используемые слова, структуру предложений, общую длину текста и его внешний вид. В идеале должен выбираться стиль, подходящий и для получателя, и для того, чтобы четко выразить цель Вашего сообщения. Поэтому когда Вы начнете работать над стилем следующего письма, еще раз продумайте следующие вопросы:
кому Вы пишите. Известны ли Вам ожидания читателя? Что ему может понравиться, а что нет?
зачем Вы пишете. Хотите ли Вы повлиять на читателя или просто сообщить ему информацию?
какое впечатление производит письмо. Является ли Ваш документ не только информативным, но и интересным? Какой тон Вы выбираете (дружеский, официальный, возмущенный, благодарный и какой-то еще)? Как оформлено письмо? Привлекательно ли оно для читателя?
шанс на прочтение. Будет ли прочитано Ваше письмо в любом случае, или Вы должны завоевать внимание читателя?
Ответив на эти вопросы, Вы быстрее решите, что и как нужно сказать в письме.
Как оформить бланк делового письма?
Оформление деловых писем должно соответствовать общим требованиям унификации и стандартизации. В отечественной практике документационного обеспечения управления оформление писем должно соответствовать ГОСТ Р6.30-97. Согласно требованиям ГОСТ официальная переписка компании ведется с использованием специальных бланков для писем.
Бланк письма (горизонтальный или угловой) должен содержать следующие реквизиты:
Эмблему (логотип) организации
Наименование организации — автора документа
Адрес организации
Дату документа
Регистрационный номер документа
Ссылку на номер и дату входящего документа
Наличие указанных реквизитов должно облегчить операции по регистрации и обработке письма в компании-получателе.
Как правильно указать регистрационный номер письма?
Вне зависимости от тематики и содержания, письма, отправляемые из Вашей организации, делятся на две группы: инициативные и ответные.
Если Вы пишите инициативное письмо (просьбу, запрос, предложение, претензию), для удобства присвойте своему письму исходящий номер. И не забудьте дату. Предпочтителен вариант размещения исходящего номера и даты на одной строке в левом верхнем углу письма под «шапкой» бланка, например:
21.05.02 № 01-07/111
Если же Вы пишите письмо-ответ, в нем помимо исходящего номера необходимо дать ссылку на дату и номер инициативного документа, на который Вы отвечаете. Ссылочную дату и номер перепишите из инициативного письма. Например:
27.06.02 № 01-07/113
на № 03-21/135 от 03.06.02.
Какую еще информацию со стороны отправителя помимо реквизитов должно содержать письмо?
Помимо реквизитов компании-отправителя, составитель письма должен указать:
Должность, фамилию и инициалы подписывающего (в конце письма под подписью)
Фамилию, инициалы и номер телефона составителя (если составитель не подписывает письмо)
Перечень приложений (если есть)
Например, конец письма может выглядеть так:
С уважением,
В.И. Петров
Генеральный директор
Исп. Н.М. Михайлова
тел.(095) 232-5566
Приложение: бланк заказа на 2л. в 1экз.
Какие реквизиты получателя должны быть указаны в письме?
Реквизиты адресата максимально могут состоять из следующих частей:
Наименование организации (в именительном падеже)
Наименование структурного подразделения (в именительном падеже)
Должность получателя (в дательном падеже)
Фамилия и инициалы получателя (в дательном падеже)
Почтовый адрес и индекс
Каждая из указанных составных частей адресата размещается с новой строки. Знаки препинания между строками не ставятся. В зависимости от формы бланка письма (горизонтальной или угловой) реквизиты адресата размещаются в левом или правом верхнем углу письма. Например:
Главному редактору
Журнала «Свободная мысль»
Ефимову Н.В.
125468, Москва
Ленинградский просп., 49
В ответах на обращения частных лиц сначала указывается почтовый адрес, а уже затем — фамилия и инициалы получателя.
Какие реквизиты получателя должны быть указаны в письме?
Представьте, что Вы сами получили по почте деловое или рекламное письмо. На что Вы сами обычно обращаете внимание? Прежде, чем прочесть хотя бы слово, замечаете качество и форму конверта. Затем смотрите на название компании-отправителя и его адрес. После этого сверяете название и адрес Вашей собственной компании-получателя и смотрите, кому персонально адресовано письмо. Вся эта информация и должна быть на Вашем конверте. Реквизиты получателя обычно располагаются в верхней части конверта, а отправителя — в нижней.
Многие компании используют конверты с окошками для адреса. Если письмо сложить, этот адрес будет виден в окошке.
При использовании обычного конверта необходимо помнить, что адрес получателя на конверте должен точно соответствовать адресу в письме.
На что еще обратить внимание при оформлении письма?
Как мы уже отмечали в предыдущей главе, важную роль в оформлении письма будет играть выбранная Вами бумага. Стоит уделить внимание тому, какой тип бумаги больше всего соответствует целям и стилю Вашего письма. Обычные деловые письма отпечатываются на простой белой бумаге нормальной плотности. Письма-приглашения и поздравления печатаются на плотной или тисненой бумаге. Рекламные письма могут быть напечатаны на цветной бумаге или бумаге со специальным покрытием.
Как убедиться в том, что стиль и оформление моего письма выдержаны верно?
На этот счет есть несколько простых и полезных рекомендаций. Убедитесь, что они соблюдены в Вашем письме:
Соблюдены ли общие требования к структуре?
Насколько структура ясна и логична?
Кто получатель (давний потребитель, босс, поставщик, налоговый инспектор)?