Образец такого приказа приведен ниже, на примере ЗАО «Садко». Как видим, из данного документа ясно прослеживается цель проведения приема представителей иностранной компании - партнера.
Закрытое акционерное общество "Садко"
Москва 15 февраля 2009 г.
Приказ N 15 о проведении официального приема представителей компании Vincent
В целях укрепления деловых связей
Приказываю
1. Провести официальный прием представителей компании Vincent в марте
2009 г.
2. Ответственной за организацию встречи, официального приема,
культурных мероприятий назначить переводчика-референта С.Д. Громову.
3. С.Д. Громовой разработать и представить на утверждение программу
пребывания иностранных партнеров, предусматривающую в том числе посещение
достопримечательностей Москвы (и/или ближайшего Подмосковья) и культурных
мероприятий. В срок до 29 февраля направить приглашения представителям
компании Vincent.
4. Коммерческому директору Е.К. Мелихову составить список
представителей из числа топ-менеджмента и менеджмента компании Vincent,
лояльных к ЗАО "Садко".
5. Начальнику отдела маркетинга К.И. Васину подготовить презентацию
проекта под рабочим названием "Вектор-2009" в целях ознакомления
представителей компании Vincent в качестве потенциального партнера.
В срок до 25 февраля 2009 г. представить на утверждение описание
предлагаемых условий совместной реализации проекта "Вектор-2009".
6. Руководителю договорного отдела В.Н. Голиковой подготовить проекты
дополнительных соглашений к действующему контракту с компанией Vincent
в целях его пролонгации.
7. Ответственным за подготовку отчета о результатах мероприятия по
приему представителей компании Vincent назначить Е.К. Мелихова.
8. Главному бухгалтеру Т.П. Носовой спланировать сумму максимальных
расходов на проведение мероприятия, подготовить смету представительских
расходов.
9. Т.П. Носову назначить ответственной за составление финансового
отчета о произведенных затратах на официальный прием.
10. Контроль за исполнением приказа возложить на Е.К. Мелихова.
Генеральный директор Л.С. Губин
В компаниях, где представительские мероприятия осуществляются часто, руководитель обычно не составляет отдельный приказ на каждое из них, а утверждает положение о представительских расходах. В этом документе содержится порядок реализации представительских мероприятий, порядок использования денежных средств на представительские цели, документального подтверждения и контроля за их расходованием, а также круг лиц, ответственных за представительские функции.
Смета. Если приказом или положением о представительских расходах не определяются размеры допустимых трат, составляется смета представительских расходов. В ней можно установить годовой или месячный бюджет представительских расходов или предельные расходы на конкретное мероприятие.
Из числа планируемых затрат затраты на гостиницу, организацию досуга и покупку сувениров не учитываются в составе расходов для целей налогообложения, так как не признаются представительскими.
"Утверждаю"
_____________
Генеральный директор
Л.С. Губин
Смета
на проведение официального приема представителей компании Vincent
N Статья расходов Предельная сумма
п/п (руб.)
1 Транспортное обслуживание 5 000
2 Расходы на проживание (оплата счетов гостиницы) 50 000
3 Организация досуга: театры, экскурсионное 24 000
обслуживание
4 Обеды, ужины 17 000
5 Буфетное обслуживание во время переговоров 3 000
6 Сувенирная продукция: календари с видами Москвы 1 000
Итого максимальная сумма расходов 100 000
Главный бухгалтер Т.П. Носова
18.02.2009
Отчет по результатам представительских мероприятий подтверждает факт их проведения и реализацию намеченных целей. В данном документе, как правило, указываются цель мероприятия, участники, достигнутые результаты, а также сумма расходов. В документе достаточно подробно описываются проведенные представительские мероприятия. Он может содержать регламент, включающий полное расписание мероприятий, в том числе обеды и ужины. Отчет должен давать полное представление о тематике вопросов, обсужденных с гостями - представителями фирм-партнеров, покупателей, потенциальных контрагентов.
В ходе мероприятия, в частности переговоров, участники не всегда достигают поставленных целей. Расходы по нерезультативным представительским мероприятиям могут быть учтены в целях налогообложения, если прослеживается их деловая направленность.
Отчет о результатах официального приема представителей компании Vincent
Сроки проведения мероприятий в рамках официального приема
С 17 по 21 марта 2009 г.
Участники
Приглашенные лица - представители компании Vincent:
президент Роберт Лэнгдон, исполнительный директор Давид Крейф, коммерческий директор Лиза Холден, директор департамента стратегий и развития бизнеса Джерад Гарднер, маркетолог Алан Кели.
Представители ЗАО "Садко", принимавшие участие в мероприятиях: генеральный директор Л.С. Рубин, коммерческий директор Е.К. Мелихов, начальник отдела маркетинга К.И. Васин, переводчик-референт С.Д. Громова, руководитель проекта "Вектор-2009" А.Л. Зарубина, ведущий маркетолог М.И. Уткин, налоговый менеджер М.С. Князева, главный юрисконсульт Д.П. Черных.
В рамках официального приема проведены переговоры
17.03.2009 - подведение итогов 2008 г.
Обсуждение результатов взаимного сотрудничества и финансовых показателей, достигнутых компаниями. Подписание соглашения о пролонгации контракта.
18.03.2009 - презентация проекта "Вектор-2009"
Демонстрация диаграмм, таблиц, схем. Технико-экономическое обоснование проекта. Характеристики нового продукта, планируемого к внедрению в рамках проекта "Вектор-2009". Анализ плановых финансовых показателей. Перспективные возможности взаимного сотрудничества. Ответы на вопросы партнеров. 19.03.2009 - переговоры
Обсуждение условий взаимного сотрудничества в рамках проекта
"Вектор-2009". В результате переговоров были достигнуты предварительные договоренности по ключевым вопросам. Окончательное решение об участии в проекте и условиях такого сотрудничества компания Vincent примет после проведения аналитических процедур экспертами.
В рамках организации досуга проведены следующие культурные и экскурсионные мероприятия
17.03.2009 - посещение Оружейной палаты;
18.03.2009 - посещение Международного дома музыки;
20.03 - 21.03.2009 - двухдневная экскурсия "Суздаль - Владимир".
Результаты
1. Подписано соглашение о пролонгации контракта.
2. Представители компании Vincent проявили заинтересованность в проекте "Вектор-2009", достигнуты предварительные договоренности об условиях участия в проекте.
3. Установлены партнерские отношения с новыми менеджерами компании, в частности с исполнительным директором Давидом Крейфом и коммерческим директором Лизой Холден.
Коммерческий директор Е.К. Мелихов
Отчет о фактически произведенных расходах. В нашем примере фактически произведенные расходы отражаются отдельным документом. Здесь же указаны первичные документы, подтверждающие каждую статью затрат. Перечень таких документов не ограничен. К наиболее распространенным относятся кассовые чеки, чеки такси, счета ресторанов, товарные чеки, накладные, авансовые отчеты, договоры на оказание услуг переводчика и акты оказанных услуг, договоры на транспортные услуги и акты оказанных услуг, договоры на кэтеринговое обслуживание и акты оказанных услуг и др.
Перечисленные документы налоговые органы принимают в качестве подтверждения представительских расходов (Письмо Минфина России от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807). Но перечень документов, которыми оформляются указанные затраты, может быть несколько иным. Главное требование, предъявляемое при проверках: документы должны подтверждать факт и характер расходов, их экономическую целесообразность. Например, если налогоплательщик оформит только протоколы официальных приемов, при отсутствии иных документов налоговые органы не примут такие расходы в уменьшение налоговой базы.
2.3. Признать в учете
В соответствии с пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ представительские расходы учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, и относятся к нормируемым. Предельная сумма представительских расходов, которые могут быть признаны в целях налогообложения, составляет 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за соответствующий отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ). Расходы на оплату труда определяются на основании ст. 255 Налогового кодекса. Это начисления работникам в денежной и натуральной формах, предусмотренные трудовым (коллективным) договором, в том числе стимулирующие начисления и надбавки, премии и единовременные поощрительные начисления, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, расходы на содержание работников.
Рассмотрим порядок учета затрат на проведение официального приема ЗАО "Садко". Для этого воспользуемся данными отчета о расходах, представленного. Все необходимые первичные документы оформлены должным образом и имеются в наличии. (Исчисление НДС рассматривать не будем.)
Во-первых, определим, какие из понесенных расходов не относятся к представительским. Это оплата гостиницы (50 000 руб.), досуговые мероприятия (40 000 руб.) и стоимость сувениров (1000 руб.). Указанные затраты не учитываются в налоговой базе.