Залежно від рівня управління використовуються різні види інформації. Ці види інформації бережуться на своїх носіях, складаючи інформаційну базу, на основі якої функціонує ЕІС. Інформаційна база складається з двох взаємозв'язаних частин: внемашинной і внутрішньомашинної.
До внемашинной відноситься та частина, яка обслуговує систему управління у вигляді, сприйманому людиною без яких-небудь технічних засобів.
Внутрішньомашинна інформаційна база міститься на ЕОМ і складається з файлів. Вона може бути створена або як безліч локальних, тобто незалежних файлів, кожний з яких відображає деякою безліч однорідних управлінських документів, або як база даних. Різниця полягає в тому, що при створенні бази даних файли не є незалежними, бо структура одного файлу залежить від структури інших. Файли обробляються за допомогою спеціального програмного забезпечення – систем управління базами даних (СУБД) [31].
Технічні можливості визначаються рядом забезпечуючих підсистем, до яких відносяться системи технічного забезпечення, організаційного забезпечення і т. д.
Технічні засоби служать основою побудови ЕІС. Потужність засобів значною мірою визначає склад вирішуваних задач. До технічних засобів ЕІС – технічне забезпечення – відносяться комп'ютери, засоби комунікацій і оргтехніка. Всі комп'ютери можна підрозділити на два класи: персональні і високопродуктивний комп'ютери (Mainframe System). Але навіть комп'ютери типа Mainframe System не завжди можуть забезпечувати необхідну оперативність рішень. Так, використання комп'ютерних систем для оцінки ступеня ризику і оптимізації операцій з цінними паперами виправдано тільки у тому випадку, коли реакція на запит не перевищує декількох хвилин.
Комп'ютери можуть, об'єднаються в обчислювальні мережі.
У локальних обчислювальних мережах (ЛВС) відомо декілька режимів роботи. Найбільш простій не припускає спеціально виділеного комп'ютера, ресурси якого розподіляються між іншими машинами. Кожна ЕОМ має свої власні ресурси і ресурси, що надаються іншими комп'ютерами. Другий режим передбачає виділення окремого комп'ютера для обслуговування мережних програм і інших комп'ютерів. Тільки на цій машині знаходяться програми і бази даних. Такий комп'ютер називається файл-сервером. Третій режим припускає виділення окремого комп'ютера і відомий під назвою клієнт-сервер. На відміну від попереднього в даному випадку знаходяться не тільки загальні бази даних, але і програми пошуку і запису, що дозволяє запрошувати не всю інформацію з бази даних, а тільки частково або повністю оброблену сервером. При цьому знижується його завантаженість передачі даних.
ЛВС можуть, об'єднаються таким чином, що абоненти локальної мережі користуються ресурсами іншої. Перераховані класи машин і мережі ЕОМ можуть функціонувати тільки за допомогою загальносистемного програмного забезпечення [1].
Програмне забезпечення – це сукупність програм системи обробки даних і програмних документів, необхідних для експлуатації цих програм. Розрізняють загальне і спеціальне Програмне забезпечення (ПО). В загальне ПО включають операційні системи, системи програмування, сервісні програми.
Операційна система – це програма, яка автоматично завантажується при включенні комп'ютера і надає користувачу базовий набір команд, за допомогою яких можна спілкуватися з комп'ютером.
Системи програмування – є інструментальними засобами для кваліфікаційних користувачів. Системи програмування включають інструментальні засоби програмування і неінструментальні засоби програмування.
Сервісні програми надають ряд послуг із забезпечення експлуатації ЕОМ і програмного забезпечення. Для спілкування користувача з програмними, технічним і інформаційним забезпеченням застосовують мови. Сукупність мов спілкування, правил їх формалізації і термінів використовуються в ЕІС, утворюють лінгвістичне забезпечення.
Окрім операційних систем для функціонування будь-кого ЕІС необхідні також:
– тестові і діагностичні програми;
– програмні засоби телекомунікації;
– програмні засоби захисту інформації від несанкціонованого доступу і дій;
– програмні засоби підтвердження цілісності передатного документа і ідентифікації підпису автора;
– програмний інтерфейс з іншими комп'ютерними системами [26].
Економічна інформаційна система включає власний апарат управління забезпечуючий функціонування всіх її підсистем, як єдине ціле. Такий структурний підрозділ, як і всяке інше, повинен виконувати:
– збір первинної інформації про об'єкт управління і навколишнє середовище на основі використовування документів, вживання допоміжних засобів або засобів автоматичної реєстрації даних;
– передачу інформації кур'єру або її розсилку за допомогою локальних, регіональних або інших мереж;
– обробку інформації в центральній базі даних або розподіл її по вузлах мережі.
У сучасних ЕІС для більшості співробітників створені системи підтримки ухвалення рішення, зв'язані в локальну мережу. При цьому управлінський персонал ЕІС забезпечує її функціонування і розвиток [26].
Інформаційна система ВАТ «Запоріжтрансформатор» призначена для автоматизованого обчислення виробничої і повної собівартості готової продукції випускаючих цехів. Вона містить в собі такі елементи, як Заставка, Головне меню, дві підсистеми (графічну і розрахункову), а також масиви даних.
Заставка має в собі чотири кнопки, які були створені за допомогою Панелі інструментів – Елементи управління. При натисканні кнопки об авторі з’являється користувальна форма, у яку занесені дані об авторі дипломної роботи, а також кнопка Закрити, яка закриває цю форму. Кнопка Головне меню дозволяє увійти до Головного меню, у якому розташовані дві підсистеми і масиви даних. При натисканні кнопки Відгук о дипломній роботі з’являється користувальна форма, у який є тема дипломної роботи магістра, дані автора, рекомендовані оцінки, а також кнопка ОК, яка закриває цю форму. Кнопка Вихід дозволяє вийти з інформаційної системи ВАТ «Запоріжтрансформатор».
Головне меню має дві підсистеми (графічну і розрахункову) і масиви даних. Головне меню містить три кнопки у графічній підсистемі, сім кнопок у розрахунковій підсистемі і чотирнадцять кнопок у вхідних даних, а також кнопку Повернення до заставки.
Графічна підсистема має такі конки, як Вибір пріоритетних напрямків управління витратами, при натисканні якої потрапляємо на лист з графіками по рівнях ієрархії для витрат і визначення напрямків управління витратами; Функціонально-вартісні діаграми значимості функцій підсистем, при натисканні якої будуються чотири діаграми по рівнях ієрархії, по яким визначаємо значимість кожного цеху; Аналіз динаміки фінансових результатів, при натисканні якої бачимо графік, який відображає фінансові результати при реалізації комплексної інформаційної системи управління витратами і при управлінні тільки деякими видами витрат.
Розрахункова підсистема має такі кнопки: Витрати по рівнях ієрархії, при натисканні якої будується таблиця розподілу витрат по рівнях ієрархії у залежності від місця виникнення витрат; Структура цехової собівартості, при натисканні якої визначаються відсотки по видах витрат першого рівня ієрархії; Моделювання виробничою і повною собівартістю, при натисканні яких будуються таблиці зміни відповідно виробничої і повної собівартості; Ступінь впливу структурних зрушень видів трансформаторів (три кнопки), при натисканні яких будуються таблиці по структурним зрушенням різних видів трансформаторів.
Масив вхідних даних має чотирнадцять кнопок, при натисканні кожної з яких переходимо до таблиць вхідних даних по видах трансформаторів.
Загальна структура інформаційного забезпечення представлена на малюнку 4.3.2.1. Важливої складової частиною інформаційного забезпечення є інформаційна база, яка складається з машинної і внемашинної інформаційної бази.
Машинна інформаційна база – це частина інформаційної бази інформаційної системи, яка є сукупністю інформаційних файлів, яка зберігається в пам'яті ЕОМ і на магнітних носіях.
Залежно від того, як використовуватимуться результати обробки інформації, всі форми первинної і вторинної інформації розділяються на дві групи:
1) форми введення і висновку, призначені для візуального використання;
2) форми введення і висновку, призначені для машинного використання.
До першої групи відносяться документи (машінограмми, діаграми, графіки), табло, телеекран.
До другої групи – всі машинні носії.
Частіше всього для візуального використання, як форми висновку, використовується машінограмми і відеограми. Проектування цих форм висновку має багато спільного з проектуванням первинних документів і одночасно характеризується деякими специфічними вимогами, які визначаються самою організацією машинної обробки даних і експлуатаційних можливостей використання технічних засобів.
Всі форми документів розроблені відповідно до державних стандартів і затверджені відповідно.
Кожна технологічна схема супроводжується документацією. Документація по розробленій інформаційній системі містить в собі Інструкцію користувача, а також Інструкцію адміністратора.
Інструкція користувача має такі підрозділи: вступ; призначення і умови використання; підготовка до роботи; опис операцій; аварійні ситуації; рекомендації по освоєнню.