Складаючи порядок денний, варто на початок ставити питання, обговорення та вирішення яких вимагатимуть найбільшої уваги, зусиль і творчого підходу присутніх, адже з часом рівень їх енергії очевидно і безумовно знизиться.
Якщо ви хочете, щоб співробітники справді брали участь у тому, що відбуватиметься, формулюйте положення порядку денного у нейтральній формі. Так, якщо ви запишете: "Голосування за новий бюджет",- це автоматично знизить активність учасників тому, що саме формулювання пункту регламенту підкаже їм, якого рішення від них чекають (проголосувати "за"). Тому краще поставити "голосування щодо нового бюджету". Звичайно, інколи можна використати порядок денний для вираження певних побажань організаторів, але робити це треба дуже обережно, щоб не понизити дух творчості та почуття важливості і власної значущості учасників.
Називайте пункти порядку денного у тому порядку, в якому буде відбуватися обговорення питань. При цьому враховуйте можливі приходи- відходи тих учасників, які за певних причин не можуть бути присутніми до кінця заходу.
Завжди зазначайте конкретну особу (осіб), яка відповідає за підготовку певного окремого питання. Необхідно мати людину (людей), яка несла б відповідальність за зроблене/незроблене.
Визначення точного часу, що відводиться для кожного пункту регламенту,- надзвичайно важливий елемент при підготовці успішного засідання. Дуже часто, коли часові рамки пунктів порядку денного не встановлюються, обговорення першого питання забирає більшу частину часу, відведеного для всього заходу, і, як результат, останній(і) пункт(и) або розглядається поспіхом і не повністю, або ж не розглядається зовсім. Особи, які відповідали за підготовку питань, що виявилися не повністю обговореними/зовсім не обговореними, можуть відчувати себе забутими. Без вияву належної уваги з боку присутніх до підготовленої ними теми ці співробітники можуть зробити висновок, що їх питання не має особливого значення для загальної справи. Тому наступного разу вони можуть підготуватися до заходу менш ретельно, або ж зовсім нічого не зробити.
Зупиняючи когось із виступаючих тому, що час, відведений йому, закінчився, головуючий обов'язково має сказати, що обговорення цієї теми може бути/буде продовжене на наступному засіданні. У тому разі, коли присутні вважають, що важливість проблеми вимагає продовження дискусії і тому розгляд деяких інших пунктів порядку денного слід перенести/відкласти, необхідно обговорити цю пропозицію і прийняти відповідне загальне рішення.
Навіть неформальне засідання проходить успішніше у тому разі, коли порядок денний визначено заздалегідь. Зрозуміло, що для неформального засідання регламент може бути не таким детальним, як для формального заходу, але присутні у будь-якому разі повинні знати і розуміти, для чого/з якою метою вони зібралися, а також повинні мати перелік питань, які передбачається розглянути.
Маючи перед собою подібний документ, учасники:
а) витратять менше часу на дискусію, тому що мали можливість попередньо підготуватися,
б) не відволікатимуться на обговорення незапланованих тем.
1.5 Визначення основних правил проведення засідання
Для того, щоб ефективно та без проблем вести ділове засідання необхідно, з одного боку, дотримуватися широковідомих та використовуваних правил ведення засідань будь-якого масштабу- так званихRobert'sRulesofOrder, а з іншого боку- виходити із принципів здорового глузду, які у загальних рисах визначають поведінку учасників.
Robert'sRulesofOrder є системою парламентської процедури, яка вперше була опублікована у США у 1876 р. По суті, ці правила - система, що визначає, яким чином має проходити засідання будь-якого рівня. Деякі з правил дуже детальні, але зовсім не потрібно знати їх усі і повністю. Однак необхідно чітко уявляти основні їх принципи.
Не всі засідання настільки формальні, щоб при їх проведенні жорстко дотримуватися названих правил. Багато ділових засідань є неформальними заходами, на які співробітники збираються тоді, коли цього вимагає робоча ситуація. Та навіть на засіданнях такого роду необхідно дотримуватися певної процедури. (Може статися так, що присутні, бажаючи висловити свою думку або захистити свій погляд, почнуть говорити одночасно.) Тому головуючому на самому початку засідання необхідно прийняти і довести до присутніх конкретні правила, за якими буде проходити обговорення та прийматимуться рішення.
Знання основних принципів процедури ведення засідань, які були визначені уRober'sRulesofOrder, безумовно допоможе при цьому:
-Головуючий відповідає за проходження засідання згідно з прийнятим порядком денним і не допускає переривання виступаючого іншими учасниками.
-Учасники, що бажають виступити, як правило, піднімають руку. Головуючий потім визначає особу, яка буде виступати. Очевидно, що коли на засіданні присутня незначна кількість співробітників, їм не обов'язково піднімати руку над головою, достатнім буде невеликий рух рукою вверх. Інколи може бути досить лише прямого погляду на головуючого.
-Після того, коли головуючий визначить учасника, який виступатиме, ця особа може говорити, викладаючи свою думку щодо конкретного питання, протягом відведеного їй часу. Якщо хтось намагається втрутитися у виступ, головуючий має право у ввічливій формі зауважити, що промова ще не закінчена. При цьому головуючий повинен надати право виступити усім бажаючим.
-Крім того, що головуючий не допускає втручання у виступи, він також стежить за тим, щоб оратор не повторював себе або ж не говорив не по суті.
-Після закінчення свого виступу оратор мусить надати іншим присутнім можливість висловити свою думку.
Основні принципи здорового глузду, які визначають принципи поведінки учасників, можуть бути передані учасникам як частина порядку денного, або ж їх можна встановити на початку засідання:
-Бути відкритим для сприймання інформації, що надається.
-Шукати способи та шляхи використання отриманої інформації.
-Не допускати особистих випадів проти будь-кого ні в якій формі (словами, жестами, позою чи мімікою).
-Вчасно повертатися з перерв. Якщо вам необхідно терміново вийти із приміщення, де проводиться засідання, робіть це, не заважаючи присутнім продовжувати роботу.
-Пам'ятати, що інформація, представлена на засіданні,- конфіденційна і не повинна розголошуватися ні за яких умов.
-Використовувати можливість ставити питання у будь-який час/у визначений час.
-Брати участь у тому, що відбувається у залі засідань.
- Бути членом команди/колективу.
Наведені як приклад основні правила учасників засідання, можливо, не підходять до кожної конкретної ситуації. Деякі з них можуть представлятися настільки очевидними, що, враховуючи дух та культуру вашої компанії, немає потреби їх спеціально називати. У будь-якому разі визначення подібних правил є надзвичайно важливим як один зі шляхів встановлення основних принципів проведення ділового засідання. Хорошою ідеєю є підключення самих учасників до процесу встановлення такого роду правил, у такий спосіб люди відчуватимуть свою причетність до справи. Багато засідань були малоефективними, "провалилися" саме тому, що присутні розглядали встановлені правила ведення засідання як надані, нав'язані їм. Визначення подібних принципів самими учасниками допоможе їм чіткіше усвідомити, що саме передбачається під словами "бути відкритим для сприймання інформації, що надається" або "брати участь у тому, що відбувається у залі засідань" (те, що здається очевидним та загальнозрозумілим, для декого може бути складним або не достатньо зрозумілим).
Якщо ви хочете, щоб правила працювали, їх, зрозуміло, треба виголосити. Ви можете, наприклад, сказати: "Нам би хотілося почути думку кожного учасника з цього приводу, так що, будь ласка, беріть участь в обговоренні" або: "Ви, звичайно, можете не погоджуватися з даними положеннями, це нормальна практика; ми хотіли б отримати якомога більше інформації від кожного з вас".
Якщо засідання проводяться з постійними учасниками (якщо кожного разу зустрічається та сама група людей), ви можете встановити основні правила поведінки у перший раз і вивісити їх перелік у приміщенні, де відбуваються засідання. Очевидно, що ви не повинні кожен раз нагадувати їх, аж поки хтось із учасників не почне їх порушувати. Якщо засідання проводяться нечасто, з великими перервами, ви можете щоразу нагадувати ці правила присутнім, сказавши, наприклад: "Давайте домовимося про таке..."
Завжди визначайте основні правила на початку засідання, це може зайняти усього кілька хвилин перед тим, як перейти до безпосереднього обговорення питань бізнесу/справ.
Важливо пам'ятати, що коли ви обговорюєте з присутніми основні принципи поведінки учасників засідання, тон вашого
голосу має надзвичайно важливе значення. Він навіть важливіший за те, що ви скажете. Ваші слова не можуть звучати як слова старшого наставника (ваші колеги- не маленькі діти), вони не можуть бути жорсткими (так ви легко образите людей). Виголошуйте правила у максимально дружелюбній, дипломатичній манері, і можна очікувати, що учасники засідання будуть мати більше бажання додержуватися їх.
Дуже часто люди помилково вважають, що неформальні засідання не передбачають наявності основних принципів поведінки. Навіть під час проведення неформальних заходів, необхідно цивілізовано поводитися та ставитися один до одного з повагою. Основні правила, безумовно, можуть бути гарантією цього.
1.6 Запрошення учасників
Розповсюджуйте порядок денний за два-три дні до дати проведення засідання. Якщо зробити це раніше, він може загубитися серед робочих паперів. Якщо ви зробите це пізніше, учасникам може не вистачити часу для підготовки до дискусії. Зрозуміло, що на момент ознайомлення з регламентом день та конкретна дата проведення заходу мають бути встановленими.