- Намагайтеся до кінця зрозуміти та з'ясувати всі моменти, що були незрозумілі вам на засіданні, а також визначити свої подальші кроки для виконання прийнятих рішень (що безпосередньо стосуються вашої роботи).
- Завжди пам'ятайте про конфіденційний характер того, що обговорюється на багатьох формальних засіданнях.
Вільне обговорення того, що відбувалося за зачиненими дверима залу засідань,- значне порушення існуючих норм ділового етикету. До того ж, репутацію ненадійного співробітника з довгим язиком (яку можна дуже легко набути у результаті необережності та вільності у розмові) надзвичайно важко змінити.
Збираючись на ділове засідання будь-якого характеру (як формальне, так і неформальне) не забувайте про те, що діловий етикет вважає помилковим та неприйнятним у поведінці учасника подібного заходу.
3.2 Помилкове та неприйнятне у поведінці учасника засідання
- Запізнюватися на засідання; завчасно іти з засідання (без серйозної причини) або періодично виходити із залу засідання між перервами.
-Будучи доповідачем, затягувати свій виступ; забирати на свій виступ більше часу, ніж відведено порядком денним.
-Не представити себе іншим присутнім учасникам.
-Не готуватися до запланованої дискусії; не вивчати матеріали та документи, які були розповсюджені напередодні заходу для ознайомлення.
-Будучи запрошеним на засідання, не прийти на нього (без причини).
-Ходити по залу засідання у процесі роботи (у період між перервами).
-Сидіти за столом розвалившись; позіхати; грати з речами (олівцями, ручками і т. ін.); барабанити пальцями по столу.
-Переривати або обривати виступаючих.
-Критикувати конкретних осіб, а не ідеї, які вони висловлюють; бути саркастичним або невиправдано критичним щодо інших учасників.
-Вести сторонні розмови під час роботи засідання.
-Читати сторонні матеріали; палити або їсти у залі засідання; влаштовувати безпорядок на столі.
-Заснути під час роботи засідання.
-Не стежити за тим, що відбувається; не брати участі у роботі засідання.
-Виступаючи, не стежити за своєю мовою та/або відволікатися від основної теми обговорення.
4. ЗАСІДАННЯ ЗАКІНЧИЛОСЯ, ЩО ДАЛІ?
Із закінченням засідання робота головуючого не завершується. Він (можливо, разом з іншими організаторами заходу) повинен привести у порядок приміщення, у якому проходило засідання, та за необхідності повернути технічне обладнання, що використовувалося.
Головуючий повинен, хоча б неформально, оцінити проведений захід, у тому числі свою власну ефективність як лідера. Необхідно розповсюдити серед учасників протокол засідання, а також прийнятий та затверджений план майбутніх дій. Як тільки ці кроки будуть зроблені, починається планування наступного засідання.
Якщо відбулося важливе формальне засідання, на якому обговорювалися важливі проблеми та/або були прийняті важливі рішення, такий захід бажано оцінити формально,розіславши учасникам відповідну форму або перелік запитань, на які очікуються відповіді. Як форма, так і перелік запитань, можуть передбачати оцінку таких елементів заходу, як чіткість поставлених цілей; виконання встановлених завдань; колективна робота учасників; використання різних ідей та пропозицій; ефективність використання часу, відведеного для заходу, за шкалою від 1 (найнижча оцінка) до 10 (найвища оцінка). Можна також попросити учасників визначити ті аспекти проведення ділового засідання, які на їх думку потребують вдосконалення.
Окремо можна і бажано визначити ефективність роботи головуючого засідання,оцінивши від 1 (неефективно) до 5 (ефективно) такі сфери його діяльності:
-залучення до співпраці всіх присутніх;
-організація та підтримка дискусії з питань порядку денного;
-нейтралізація конфліктних ситуацій, що виникали у ході засідання;
-концентрація уваги присутніх на питаннях, внесених до порядку денного (невідволікання на сторонні, незаплановані теми);
-уважне та поважливе ставлення до думок та зауважень, висловлюваних учасниками засідання;
-підсумовування;
-прояв ініціативи при визначенні необхідних майбутніх дій для виконання поставлених завдань.
Навіть якщо офіційна оцінка ефективності засідання не дається, ви повинні відзначити, чи вчасно закінчився захід, чи не затягнувся довше відведеного часу. У разі, коли засідання завершилося пізніше, ніж планувалося, постарайтеся відповісти на питання: "Чому так сталося?" Вам також необхідно зазначити, що позитивного було досягнуто у вирішенні винесених на обговорення питань.
Вважається, що засідання не закінчилося до того моменту, поки його протокол не розповсюджено серед учасників.Це необхідно зробити протягом наступних 48 годин. Копія протоколу, яка розсилається учасникам, може не включати всіх найдрібніших деталей засідання (як наприклад, невмотивований виступ когось із учасників), але повинна вміщувати перелік цілей, що стояли перед учасниками засідання; прийнятий план наступних дій; імена відповідальних виконавців; коментарі та дату проведення наступного засідання. Подібну форму протоколу можна досить легко підготувати і швидко розповсюдити. При цьому вона буде вміщувати всю необхідну важливу інформацію.
Останнім, заключним, кроком є ознайомлення з результатами засідання співробітників, що не були присутні на заході, але повинні знати (бажано, щоб знали), які питання обговорювалися і які рішення були у зв'язку з цим прийняті.
Головуючий/організатори можуть направити відповідну інформацію вищому начальству; учасники можуть, за належних умов, проінформувати інших своїх колег.
ВИСНОВОК
В курсовій роботі ми ознайомилися з плануванням та підготовкою до проведення ділового засідання, з необхідними кроками для успішного проведення засідання, як повинен себе вести головуючий та учасники ділової бесіди, діловим етикетом учасника засідання та ін..
ВИКОРИСТОВАНІ ДЖЕРЕЛА
1. HindleТ. Making Presentation.- London, 1998.
2. Dunckel J. Business Etiquette.- Toronto, 1992.
3. Caspereon D.M. Power Etiquette: What You Don't Know Can Kill Your Career.- N.Y., 1999.
4. Sabath М. Business Etiquette: 101 Ways to Conduct Business with Charm and Savvy.- Franklin Lakes, 1998.
5. Соловьев Э.Л. Этикет делового человека: организация встреч, приёмов, презентаций. - Минск, 1994.
6. Ягер Д. Деловой этикет: как выжить и преуспеть в мире бизнеса. - М., 1994.