Получив жалобу, омбудсмен имеет свободное усмотрение при решении вопроса о том, начинать производство по жалобе или нет. Решение о принятии жалобы к производству, то есть о признании ее приемлемой, выносится при наличии необходимых каждого в отдельности и достаточных в совокупности условий. Российское законодательство предоставляет Уполномоченному такие возможности: 1) принять жалобу к рассмотрению; 2) разъяснить заявителю средства, которые тот вправе использовать для защиты своих прав и свобод; 3) передать жалобу государственному органу, органу местного самоуправления или должностному лицу, к компетенции которых относится разрешение жалобы по существу; 4) отказать в принятии жалобы к рассмотрению.
О принятом решении Уполномоченный в десятидневный срок письменно уведомляет заявителя. В случае начала рассмотрения жалобы Уполномоченный информирует также государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо, решения или действия (бездействие) которых обжалуются. Процедура признания жалоб приемлемыми предполагает решение таких, в частности, вопросов, как: относится ли предполагаемое нарушение к правам человека, предмету и субъектам деятельности Уполномоченного; не влечет ли она нарушение его мандата; имелась ли у государства возможность для самостоятельного устранения допущенных нарушений; достаточны ли использованные заявителем правовые средства их защиты; рассматривалась ли она уже и не содержит ли информации о вновь открывшихся обстоятельствах, нуждающихся в дополнительной проверке; не является ли она клеветнической или оскорбительной, нарушающей права и законные интересы других лиц.
Те заявления, по которым не удается сразу добиться положительного результата, берутся на контроль сотрудниками аппарата. Работа в отношении этих документов ведется до достижения положительного результата.
Отказ в принятии жалобы к рассмотрению должен быть мотивирован, чтобы заявитель имел возможность своевременно и полно устранить препятствия, не позволившие признать ее приемлемой. Отказ в принятии жалобы к рассмотрению обжалованию не подлежит, но может быть преодолено заявителем устранением имеющихся препятствий, например, подачей предварительной жалобы на решение или действие (бездействие), нарушающее его права, для рассмотрения ее в судебном или административном порядке.
При наличии информации о массовых или грубых нарушениях прав и свобод граждан либо в случаях, имеющих особое общественное значение или связанных с необходимостью защиты интересов лиц, не способных самостоятельно использовать правовые средства защиты, Уполномоченный вправе принять по собственной инициативе соответствующие меры в пределах своей компетенции.
Приступив к рассмотрению жалобы, Уполномоченный вправе обратиться к компетентным государственным органам или должностным лицам за содействием в проведении проверки обстоятельств, подлежащих выяснению.
Несмотря на отсутствие в настоящем Законе норм, обязывающих компетентные государственные органы и должностных лиц оказывать содействие Уполномоченному в проведении проверки по жалобе, их отказ от сотрудничества должен квалифицироваться как воспрепятствование его деятельности, ответственность за которое предусмотрена статьей 17.2 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
Проверка не может быть поручена государственному органу, органу местного самоуправления или должностному лицу, решения или действия (бездействие) которых обжалуются. При проведении проверки вышестоящим в порядке подчиненности органом или органом прокуратуры он, при подтверждении нарушений прав заявителя, обязан в соответствии со своей компетенцией принять необходимые меры по их восстановлению, устранению причин нарушений и условий, им способствующих, привлечению виновных к ответственности, о чем информировать Уполномоченного.
В этом случае его обязанностью будет являться оценка достаточности принятых мер реагирования и осуществление при необходимости контроля за их фактической реализацией.
При проведении проверки по жалобе Уполномоченный вправе: беспрепятственно посещать все органы государственной власти, органы местного самоуправления, присутствовать на заседаниях их коллегиальных органов, а также беспрепятственно посещать предприятия, учреждения и организации независимо от организационно-правовых форм и форм собственности, воинские части, общественные объединения; запрашивать и получать от государственных органов, органов местного самоуправления и у должностных лиц и государственных служащих сведения, документы и материалы, необходимые для рассмотрения жалобы; получать объяснения должностных лиц и государственных служащих, исключая судей, по вопросам, подлежащим выяснению в ходе рассмотрения жалобы; проводить самостоятельно или совместно с компетентными государственными органами, должностными лицами и государственными служащими проверку деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц; поручать компетентным государственным учреждениям проведение экспертных исследований и подготовку заключений по вопросам, подлежащим выяснению в ходе рассмотрения жалобы; знакомиться с уголовными, гражданскими делами и делами об административных правонарушениях, решения (приговоры) по которым вступили в законную силу, а также с прекращенными производством делами и материалами, по которым отказано в возбуждении уголовных дел.
По вопросам своей деятельности Уполномоченный пользуется правом безотлагательного приема руководителями и другими должностными лицами расположенных на территории Российской Федерации органов государственной власти, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций независимо от организационно-правовых форм и форм собственности, руководителями общественных объединений, лицами начальствующего состава Вооруженных Сил Российской Федерации, других войск и воинских формирований, администрацией мест принудительного содержания. Наличие этого права позволяет Уполномоченному оперативно, без излишних формальностей встречаться с должностными лицами для обсуждения назревших проблем в области планирования и реализации мероприятий, направленных на ликвидацию нарушений прав человека и их профилактику.
Предоставление Уполномоченному информации, составляющей государственную, коммерческую либо иную охраняемую законом тайну, осуществляется в соответствии со статьей 2 Закона Российской Федерации N 5485-1 от 21.07.93 "О государственной тайне" являются защищаемые сведения в области военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации. До вынесения окончательного решения материалы, полученные при рассмотрении жалобы, разглашению не подлежат. Уполномоченный не вправе разглашать ставшие ему известными в процессе рассмотрения жалобы сведения о частной жизни заявителя и других лиц без их письменного согласия.
Обеспечение неприкосновенности конфиденциальной информации, ставшей известной Уполномоченному в связи с осуществлением служебной деятельности, является правовой гарантией его доверительных отношений с заявителями, которые обращаются к нему с жалобами на незаконные решения или действия (бездействие) государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц. Уполномоченный для возможности получения сведений, составляющих государственную тайну, также должен иметь соответствующий допуск.
Вместе с тем его назначение на государственную должность Российской Федерации не обусловлено проведением предварительных проверочных мероприятий на выявление оснований для отказа ему в допуске к государственной тайне. Получение сведений, ее содержащих, является одной из правовых гарантий осуществления им независимого контроля за соблюдением прав человека. Своим безупречным отношением к соблюдению прав человека, уважению личного достоинства заявителей и других лиц Уполномоченный должен являться не только эталоном этичности исполнения служебного долга, но и нравственным авторитетом, имеющим моральное право требовать аналогичного поведения от должностных лиц и государственных служащих.
Уполномоченный вправе отказаться от дачи свидетельских показаний по гражданскому или уголовному делу об обстоятельствах, ставших ему известными в связи с выполнением его обязанностей. К нему не могут быть предъявлены и требования о представлении переписки или иных служебных документов, содержащих указанные сведения, они не могут изыматься в процессе обыска или выемки в его служебных помещениях.
Иммунитет, предоставленный Уполномоченному от требований по представлению информации, ставшей ему известной в связи с осуществлением своего мандата, распространяется как на его личность, так и на источники, ее содержащие, то есть документы, видео- и аудиозаписи, служебную переписку.
Профессиональная тайна Уполномоченного распространяется на любую информацию, которую он считает необходимым признать конфиденциальной в связи с исполнением служебных обязанностей. Решение об участии в уголовном или гражданском процессе в качестве свидетеля или представлении соответствующих документов Уполномоченный принимает самостоятельно. Гарантии неразглашения конфиденциальной информации позволяют Уполномоченному не являться и для дачи свидетельских показаний в случаях направления ему повесток.
При рассмотрении жалобы Уполномоченный обязан предоставить государственному органу, органу местного самоуправления или должностному лицу, чьи решения или действия (бездействие) обжалуются, возможность дать свои объяснения по любым вопросам, подлежащим выяснению в процессе проверки, а также мотивировать свою позицию в целом. Обязательность выполнения этой процедуры обусловлена не только необходимостью получения объективной информации о наличии либо отсутствии нарушений прав человека и сопоставления документов, представленных обеими сторонами, но и целью предотвращения возможных обвинений Уполномоченного в субъективизме и заинтересованности в результатах проверки.