- типовые и примерные инструкции, выпускаемые министерствами и ведомствами для подведомственных организаций, - инструкции по делопроизводству, как в аппарате Президента, Государственной Думе, так и успешно применяемые в министерствах и ведомствах.
Инструкции по делопроизводству строятся по единой схеме и
включают в себя общие положения, тематические разделы и принципы. Раздел «Общие положения» содержит информацию о сфере распространения инструкции, ответственности за ее соблюдение и методическом обеспечении этой деятельности. В разделе устанавливаются должности сотрудников, отвечающих за работу с документами.
Раздел «Документирование» определяет вопросы деятельности организации, подлежащие документированию, перечисляет виды и разновидности документов, используемых для распорядительной, организационной, информационной и других видов деятельности, определяет общие правила подготовки, визирования, согласования и утверждения документов; указывает порядок изготовления и размножения документов, правила использования и хранения бланков, печатей, штампов. В этом же разделе дается описание работы исполнителей с документами:
В следующем разделе «Организация документооборота» определяются порядок приема, обработки, распределения входящих, исходящих и внутренних документов, организация их транспортировки, приема и передачи от одного подразделения другому; основные инстанции движения различных групп документов; правила учета объема документооборота.
Раздел «Регистрация документов» определяет организацию и особенности регистрации отдельных групп документов, методику заполнения регистрационных форм, порядок индексации документов
В разделе «Организация справочной рабаты» рассматриваются принципы построения информационных баз документных данных и картотек, порядок систематизации справочных массивов и обеспечение их доступности.
В разделе «Оперативное хранение документов» определяются правила хранения дел в структурных подразделениях, правила формирования документов в дела, правила разработки номенклатуры дел, порядок ее утверждения и использования, система индексации дел.
Раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» устанавливает порядок и организацию проведения экспертной ценности документов, правила подготовки дел к архивному хранению, требования к описанных к применению форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, образцы регистрационных форм, и т. п.
В составлении инструкции по делопроизводству участвуют работники службы ДОУ и архива, она согласовывается с юридической службой, утверждается приказом руководителя организации и является внутренним нормативным документом, обязательным для исполнения всеми сотрудниками организации.
4. Нормирование труда работников службы ДОУ. Размещение структурных подразделений службы ДОУ, условия труда, организация и оборудование рабочих мест.
Условия труда работников службы делопроизводства – это совокупность трудовых, санитарно –гигиенических и эстетических факторов, обусловливающих психофизиологическое воздействие на организм человека в процессе труда.
Трудовые факторы – регламентация режима работы: чередование периодов труда и отдыха на протяжении рабочего дня, характер труда, нервно – эмоциональное напряжение, санитарно – гигиеническую обстановку. Исходя из этого устанавливают перерывы на обед, начало и конец рабочего дня. Режим труда и отдыха должен строиться с учетом физиологических закономерностей приспосабливаемости организма человека к условиям трудовой деятельности, особенностям конкретного производственного процесса и условий труда.
В оборудование рабочих мест входит мебель, оргтехника, основные и вспомогательные материалы, канцелярские принадлежности, организация ремонта и наладка оборудования.
Размещение службы делопроизводства в здании, которое занимает организация, должно отвечать следующим условиям. Рабочие комнаты и кабинеты основного назначения должны располагаться на одинаковом расстоянии от других структурных подразделений. Вспомогательные службы можно располагать в цокольных этажах зданий, подвалах. Планировка помещений должна позволять рационально разместить мебель и оборудование, создать условия для уменьшения напряженности и утомляемости.
Печати и бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
1. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. М., 1999
2. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство. –М., 2002
3. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. –М., 2000
4. Делопроизводство./под ред. Т.В. Кузнецовой.
5. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция. Учебное пособие.- Ростов-на-Дону, 2001
[1] Делопроизводство./под ред. Т.В. Кузнецовой. С. 94 С. 48
[2] Делопроизводство./под ред. Т.В. Кузнецовой.