Пособие для администратора оу москва Великий Новгород (стр. 5 из 11)
Какие правила необходимо учитывать при записи знаков и цифр?
· Нельзя, чтобы между разделительными знаками, кроме тире, и словом был пробел.
· Три точки перед словом нельзя отделять пробелом.
· Тире между цифрами нельзя отделять пробелами: 20-30.
· В прямой речи тире справа отделяется пробелом.
· Дефис не должен отделяться пробелами.
· Кавычки набираются тем же шрифтом, что и текст.
· Знаки градусов, процентов, минут, секунд нельзя отделять пробелом от цифры: 6%. Сокращения, идущие за знаком градуса, отделяются пробелом: 20° С. Два знака номера или параграфа пишутся вместе: №№, §§.
· Между цифрами, которые обозначают разные единицы - сотни и тысячи, тысячи и миллионы делается пробел: 4 655 210. Обозначение дроби нужно набирать без пробела: 3.456.
· Знаки + и - не отбиваются от цифры: +10.
· Дроби записываются без пробела: 4/7.
Как создать шаблон документа в MS Word?
Все документы, созданные в MS Word основаны на шаблонах. В них сохраняется информация о документе (шрифтах, стилях форматирования и т. д.)
При выполнении команд Файл/Создать в правой части окна открывается область задач Создание документа. Выберите раздел Создание с помощью шаблона, кликните ссылку Общие шаблоны. Откроется диалоговое окно, которое содержит несколько вкладок.Каковы правила создания шаблона письма?
Бланки документов должны иметь поля не менее:
· левое и нижнее – 20 мм;
· правое – 10 мм;
· верхнее – 20 мм.
Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений.
Особое выделение письма как вида документа и разработка специального бланка письма связаны со спецификой письма, предназначенного для отправки в другие организации и содержащего в связи с этим адресные данные предприятия.
Бланк письма включает реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). В бланке письма обозначаются места расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа. Бланк письма может содержать также изображение герба или эмблемы и наименование вышестоящей организации. Реквизиты бланка письма могут иметь угловое или продольное расположение.
Как настроить параметры страницы шаблона?
Настройку параметров страницы шаблона можно осуществить следующим образом.
1. В диалоговом окне Шаблоны активизируйте переключатель шаблон, кликните ОК.
2. Выберите команду Файл/Параметры страницы.
3. В диалоговом окне Параметры страницы установите необходимые размеры полей:
o левое и нижнее – 20 мм;
o правое –10 мм;
o верхнее – 20 мм.
4. Кликните кнопку ОК.
5. Выберите команду Вид/Разметка страницы.
Как создать таблицу в программе Microsoft Word?
Таблицу можно использовать для точного позиционирования элементов бланка.
1. В меню Таблица выберите команду Вставить - Таблицу.
2. В появившемся диалоговом окне Вставка таблицы, установите необходимое число столбцов (1) и строк (6).
3. Если вам необходимо установить высоту строк и ширину столбцов, используйте команду Таблица/Свойства таблицы.
4. Установите режим Нет границы.
5. Введите текст.
6. Скройте сетку таблицы.
7. Для создания уголков в правом нижнем углу шаблона выделите две нижние строки, добавьте еще три столбца. Установите ширину столбцов и, используя инструмент Внешние границы, создайте линии, образующие уголки.
8. Выберите команду Файл/Сохранить. Откроется окно Сохранение документа с открытой папкой Шаблоны.
9. Создайте в ней папку для пользовательских шаблонов Образцы ОРД и откройте ее.
10. Введите имя созданного шаблона и сохраните шаблон в данной папке.
Как создать документ на базе шаблона?
Чтобы создать документ на основе сохраненного ранее шаблона, необходимо выполнить следующие действия.
1. Выберите команду Файл/Создать.
2. В диалоговом окне Создание документа кликните на вкладке Мои шаблоны и выберите шаблон письмо1.dot.
3. Введите в соответствующие ячейки текст.
4. Сохраните документы под уникальным именем.
Как установить параметры страниц документы и выполнить просмотр документа?
Для того чтобы увидеть, как выглядит готовый документ, нажмите на кнопку Предварительный просмотр 
.
Если в вашем документе всего одна страница, то выберите масштаб 100%. Если страниц несколько, то лучше выбирать масштаб 50% или 10% (в зависимости от количества страниц).Вы сразу увидите, не перешли ли заголовки в конец страницы и как расположены графические изображения.
В том случае, если вы увидите какие-то несоответствия, перейдите в режим редактирования, нажав на кнопку Закрыть на верхней панели инструментов, и внесите исправления в документ.
Параметры страницы устанавливаются по умолчанию. Но в некоторых индивидуальных случаях (например, вы получили задание редакции распечатать вашу статью в соответствии с их требованиями к размерам полей) их все-таки приходится изменять. Для изменения параметров страницы:
1. В меню Файл выберите команду Параметры страницы.
2. В открывшемся диалоговом окне Параметры страницы откройте вкладку Поля.
3. Установите необходимые параметры страницы, например:
o верхнее 4 см,
o левое 3 см,
o нижнее 4 см,
o правое 2 см.
4. Щелкните кнопку ОК.
Вы можете выбрать как книжную, так и альбомную ориентацию документа.
Распечатать документ можно в разных вариантах.1. В меню Файл выберите команду Печать.
2. В открывшемся диалоговом окне Печать установите переключатель Страницы в соответствующее положение:
o все — чтобы напечатать весь документ;
o текущая — чтобы напечатать только текущую страницу, на которой находится курсор;
o номера — чтобы напечатать заданные страницы (при этом в текстовом поле справа введите номера страниц, подлежащих выводу на печать).
3. Если вам нужно несколько копий документа, в разделе Копии установите в текстовом поле Число копий соответствующее значение.
4. После установки параметров щелкните кнопку ОК.
Там же можно выбрать масштаб:
· число страниц на листе,
· масштаб по размеру страницы.
Если вас устраивают параметры печати, то для печати следующего документа щелкните кнопку Печать на панели инструментов.
В процессе печати в области уведомлений панели задач появляется значок принтера. На этот значок необходимо дважды щелкнуть в случае неполадки (застряла бумага, кончился картридж, произошел сбой программы и т. п.)
Появляется диалоговое окно со сведениями о состоянии печати. Данное диалоговое окно вызывается также по двойному щелчку на значок принтера в папке Панель управления/ Принтеры.
После нажатия на значок с изображением принтера в этом окне появляется информация о печатаемом документе и размере загружаемых на принтер данных. Раздел меню Документ позволяет приостановить или отменить печать. После завершения или отмены печати задание исчезает из диалогового окна. Принтер готов к печати следующего документа. При работе с сетевым принтером в данном диалоговом окне отображаются все задания на печать для этого принтера, которые могут быть сформированы на разных компьютерах.
Для чего используются электронные таблицы и какие у них возможности?
Электронные таблицы – это программы для оперативного выполнения на ЭВМ различного рода расчетов и калькуляций.
Калькуляции - данные для расчетов, представленные в табличной форме.
Основные возможности электронных таблиц:
¨ Ввод, редактирование и форматирование данных в таблицах;
¨ Мгновенный пересчет калькуляций;
¨ Хранение и поиск калькуляций на диске ЭВМ;
¨
Вывод калькуляций на печать;и другие.
Таблица состоит из ячеек. Каждая ячейка имеет свой адрес, обозначаемый латинскими (английскими) буквами и цифрами, например, А1, DZ255, IV65536. Буквы обозначают номер столбца, а цифры – номер строки. В Excel 97 и 2000 количество столбцов – 255 (последний имеет номер IV), количество строк – 65536. Переход к ячейкам может осуществляться несколькими способами:
- мышью,
- клавишами управления курсором,
- задавая адрес ячейки в поле адреса.
Как вычислить среднее значение оценок ученика?
Для анализа таблиц часто необходимо строить дополнительные столбцы или строки с некоторыми итоговыми значениями. Для анализа успеваемости учеников вычислим среднее значение оценок учеников и количество хороших оценок. Для вычисления среднего значения оценок ученика создайте таблицу.Постройте столбец со средним значением оценок ученика. Для этого щелкните ячейку H2. Выберите пункт меню Вставка/ Функция. Выделите СРЗНАЧ (статистическая функция). Щелкните ОК. В появившемся диалоговом окне с аргументами функции, ничего не меняя, опять щелкните ОК. Программа автоматически определила необходимый диапазон данных.
Щелкните ячейку I2. Выберите Вставка/Функция. Выделите СЧЁТЕСЛИ (статистическая функция). Щелкните ОК. Установите значения аргументов, как показано на рисунке. Для этого щелкните в поле Диапазон. Выделите ячейки c B2 по G2. Щелкните в поле Критерий. Напишите «>3» Щелкните ОК.