В этой связи необходимо проанализировать позитивные моменты в механизме управления документооборотом в рамках системы качества на предмет возможных полезных заимствований для военного дела.
а) документально оформленные заявления о политике и целях в области качества;
б) руководство по качеству;
в) документированные процедуры, требуемые стандартом;
г) документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими;
д) записи, требуемые стандартом.
При этом, термин "документированная процедура" означает, что процедура разработана, документально оформлена, внедрена и поддерживается в рабочем состоянии.
Степень документированности системы менеджмента качества одной организации может отличаться от другой в зависимости от:
а) размера организации и вида деятельности;
б) сложности и взаимодействия процессов;
в) компетентности персонала.
Документация согласно стандарту может быть в любой форме и на любом носителе.
Главным документом системы управления качеством является руководство по качеству, которое разрабатывается на основании целей организации и в соответствии с политикой и целями организации в области качества. Согласно требованиям стандарта организация должна разработать и поддерживать в рабочем состоянии руководство по качеству, содержащее:
а) область применения системы менеджмента качества, включая подробности и обоснование любых исключений;
б) документированные процедуры, разработанные для системы менеджмента качества, или ссылки на них;
в) описание взаимодействия процессов системы менеджмента качества.
Документы системы менеджмента качества, как устанавливает стандарт, должны управляться, т.е. находиться под управляющим воздействием. Для определения необходимых средств управления должна быть разработана документированная процедура, предусматривающая:
а) официальное одобрение документов с точки зрения их достаточности до их выпуска;
б) анализ и актуализацию по мере необходимости и повторное официальное одобрение документов;
в) обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;
г) обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;
д) обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;
е) обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управление их рассылкой;
ж) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.
Записи - специальный вид документов и они должны управляться согласно требованиям, приведенным в 4.2.4 ГОСТ Р ИСО 9001-2001. Записи должны быть определены и поддерживаться в рабочем состоянии для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования системы менеджмента качества. Они должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми. Должна быть разработана документированная процедура для определения средств управления, требуемых при идентификации, хранении, защите, восстановлении, определении сроков сохранения и изъятии записей.
Анализ вышеприведенных требований Стандарта показывает, что в организации должно обязательно присутствовать три группы документов: четко сформулированные цели (политика) в области качества, руководство по качеству и записи.
Цели (система целей) организации указывают смысл существования организации, содержание ее деятельности, направления в которых должна развиваться и совершенствоваться организация, стремясь наиболее полно реализовать эти цели. Без четкого определения целей существование и деятельность организации теряет всякий смысл, поэтому правильное установление в организации целей есть первостепенная задача любой организации, особенно военной. Для военных организаций такой целью является в первую очередь неуклонное повышение их боеготовности, т.е. их готовности либо самим вступить в бой и одержать победу над противником, или оказывать эффективное содействие другим подразделениям и частям, отражающим агрессию. Каждая организация достигает эту цель по-своему, с учетом ее специфики и функционального предназначения, что и должно найти свое отражение в системе уже вполне конкретных целей конкретной военной организации.
На основании четко сформулированных целей формируется вся военная организация и виды ее деятельности, которые и должны получить четкое закрепление в Руководстве по качеству этой конкретной организации, где указывается, что и как должна делать организация, чтобы достигать поставленные ей цели. Записи же замыкают эту цепочку (цели – руководство – записи) и позволяют получать доказательство того, насколько полно достигнуты цели организации и насколько вообще она способна их достигать. В военных организациях по записям определяется уровень боеготовности частей и подразделений.
Как видно центральным звеном этой цепи является Руководство по качеству организации, которое связывает воедино цели организации и результаты достижения этих целей, пытаясь достигнуть знака равенства, тождества между ними. Поэтому Руководство является в организации ключевым документом, ему необходимо уделять самое пристальное внимание. Представляется интересным в связи с изложенным сравнить руководство по качеству и Наставление по правовой работе в ВС РФ по их сущности и содержанию. Как оказывается, в них есть много общего, но есть и некоторые отличия.
Как уже указывалось руководство по качеству, разрабатывается на основании целей организации и в соответствии с политикой и целями организации в области качества. Примечательно, что и правовая работа в организации должна организовываться и вестись применительно к основным целям и задачам этой организации, поскольку ценность ее для организации именно в том и состоит, насколько она помогает и способствует достижению целей организации правовыми средствами. Следовательно, и наставление по правовой работе должно основываться на целях организации и ориентироваться на их достижение правовыми средствами, которые и должны закрепляться в системном порядке, исходя из иерархии целей организации и эффективности воздействия правовых средств на достижение этих целей.
В этом смысле показательна динамика изменений нормативного определения правовой работы в Вооруженных Силах. Согласно ранее действовавшего Наставления по правовой работе в СА и ВМФ под правовой работой понимался комплекс мер, направленных на обеспечение строгого соблюдения требований законов, постановлений Верховного Совета СССР, указов и постановлений Президиума Верховного Совета СССР, воинских уставов, приказов и директив Министра обороны СССР и других должностных лиц, осуществляемый всеми органами военного управления, командирами начальниками и политорганами при исполнении ими своих служебных обязанностей. Как видно из этого определения цель правовой работы как таковая не указывалась, а отмечалась лишь ее направленность на обеспечение законности, что дает основание предполагать, что в этом законодатель и видел цель правовой работы в войсках.
Согласно же позже изданному и ныне действующему Наставлению по правовой работе в Вооруженных Силах РФ правовая работа - комплекс мер, осуществляемых органами военного управления, командирами (начальниками), подразделениями юридической службы, органами воспитательной работы по реализации требований нормативных правовых актов Российской Федерации, общевоинских уставов, нормативных правовых актов Министерства обороны Российской Федерации, соблюдению общепризнанных принципов и норм международного права и международных договоров Российской Федерации, в целях успешного решения задач боевой подготовки, повышения боевой и мобилизационной готовности войск и сил флота, укрепления правопорядка, воинской и трудовой дисциплины, защиты прав и законных интересов центральных органов военного управления, объединений, соединений, воинских частей и организаций, а также военнослужащих и лиц гражданского персонала Вооруженных Сил Российской Федерации по вопросам их служебной деятельности. Как следует из анализа данного определения у правовой работы уже появились более конкретные цели, для реализации которых она проводится. При этом обеспечение законности органами военного управления выступает своего рода средством, с помощью которого эти цели должны достигаться.
Таким образом, был сделан значительный шаг вперед в понимании того, что главным в правовой работе является не столько законность сама по себе, сколько то, позволяет ли эта законность и ее обеспечение достигать цели самой военной организации, успешно решать насущные для военной организации задачи. Следовательно, произошло перемещение цели правовой работы с обеспечение законности (которая стала, по сути, второстепенной целью или средством достижения первостепенных целей) на наиболее важные цели деятельности военной организации (успешное решение задач боевой подготовки, повышение боевой и мобилизационной готовности войск и сил флота, укрепление правопорядка, воинской и трудовой дисциплины, защита прав и законных интересов органов военного управления и т.п.).