Предпроектное обследование отделов комплектования областных, краевых библиотек и проведенный анализ его результатов позволили оценить трудоёмкость всего технологического процесса и отдельных технологических операций, выявлено неоправданное дублирование технологических, операций (отделы иностранной, технической литературы, литературы по искусству и др.), выявлена и оценена роль такого инструмента комплектования документальных фондов библиотеки, как тематико-типологический план, выявлено и осмысленно лингвистическое обеспечение процесса комплектования Фондов, рассмотрены и определены логическая и физическая структуры баз данных "Тематико-типологический план" и "Заказанная литература".
IV. Оцениваемый уровень механизации и автоматизации
В ходе предпроектного обследования отделов комплектования, несущих главную ответственность за организацию и изучение источников информации о документах, выполняющих роль координатора ответственного за оформление заказов на литературу для библиотеки и осуществляющих контроль за её поступлением, а также ведущих суммарный и индивидуальный учет документов, выявлено, что все технологические операции до комплектованию документальных фондов в областных (краевых) научных библиотеках выполняются вручную, при этом практически не используются даже средства оргтехники, копирования документов, а также средства малой механизации, за исключением в отдельных случаях пишущих машинок, микрокалькуляторов.
V. Назначение результатов автоматизации комплектования библиотечных фондов
Результаты автоматизации процесса сравнения содержания документов, зафиксированных в проспективных библиографических изданиях, будут использоваться ответственными работниками, прежде всего, отдела комплектования библиотеки и других отделов, которым поручено осуществлять окончательное решение о заказе издания для библиотеки, сотрудниками отдела, которые ведут, индивидуальный и суммарный учет заказанной литературы, заведующим отделом комплектования для подготовки справки о выполнении новых показателей за месяц, квартал, год в разрезе видовой,, типологической структуры, работниками отдела и заведующими для осуществления контроля за поступлением в фонд заказанной литературы, для подготовки в нужных случаях библиотечных карточек для каталогов и картотек на основе использования баз данных (ТТП, ЗЛ и др.), сотрудниками библиографического отдела для составления списков поступившей литературы для индивидуальной и коллективной информации, библиографами, отвечающими за формирование отдельных отраслевых частей библиографической картотеки статей., для осуществления контроля (отбора) карточек из массивов, которые получены от органов, осуществляющих централизованную каталогизацию, дирекцией библиотеки, для осуществления постоянного контроля за качеством формирования фондов, принятия оперативных мер к устранению недостатков, и проведения анализа деятельности библиотеки по формированию документальных фондов с учетом экономических возможностей библиотеки, для осуществления контроля за получением дублетных экземпляров от ЦКНБ и других книготорговых организаций.
VI. Краткая характеристика базового отдела комплектования
В соответствии с примерной структурой государственной республиканской (АССР), краевой, областной универсальной научной библиотеки .(Приказ Министерства культуры РСФСР № 56 от 04.02.83,г.) в структуре отелов комплектования предусмотрены три сектора: текущего комплектования и доукомплектования фондов, депозитарного хранения и обменных фондов.
Штатная численность сотрудников отделов комплектования варьируется от семи до девяти человек. Входной поток первичных документов, который поступает в библиотеку через отдел комплектования, содержит от 100 до 130 тысяч учетных единиц. По своей отраслевой, видовой и типологической структуре фонд является универсальным. В нем представлены все виды и типы документов, аудиовизуальные и микродокументы. Отраслевая и тематическая структура, по которой формируется фонд в пределах дробности деления от шести до восьми знаков, колеблется от десяти до пятнадцати тысяч тематических рубрик. Основными источниками комплектования являются: центральный коллектор научных библиотек, местные издательства, местный коллектор, книжные магазины, подписные издания в органах информации, библиотеках и союзпечати. Фонды библиотек пополняются и за счет других источников (напр., дар библиотекам). Число поступлений только в месяц колеблется от 2 до 5,5 тысяч экземпляров.
Исходные данные для расчета трудозатрат по базовому варианту, полученному путём усреднения по всем семи областным, краевым библиотекам, представлены в таблице
Исходные данные для расчета
Исходные данные для расчета по базовому варианту
| № п/п | Наименование | Обозначение | Ед-ца измерения | Объем в тыс. | Значение | Источник получения |
| 1 | Трудозатраты на реализацию годовых усредненных показателей по позиции 1.1. | Q 1 | (чел-час)/реал. | 288,5 | 3837 | ТНВРБ |
| 2 | Трудозатраты на реализацию годовых усредненных показателей по позиции 1.2. | Q 2 | (чел-час)/реал. | 44,7 | 1117 | _’’_ |
| 3 | Трудозатраты на реализацию годовых усредненных показателей по позиции 1.3. | Q 3 | (чел-час)/реал. | 0,6 | 55 | _’’_ |
| 4 | Трудозатраты на реализацию годовых усредненных показателей по позиции 1.4. | Q 4 | (чел-час)/реал. | 22,1 | 1285 | _’’_ |
| 5 | Трудозатраты на реализацию годовых усредненных показателей по позиции 1.5. | Q 5 | (чел-час)/реал. | 10,8 | 182 | _’’_ |
| 6 | Трудозатраты на реализацию годовых усредненных показателей по позиции 1.6. | Q 6 | (чел-час)/реал. | 18,0 | 252 | _’’_ |
| 7 | Трудозатраты на реализацию годовых усредненных показателей по позиции 1.7. | Q 7 | (чел-час)/реал. | 19,9 | 995 | _’’_ |
| 8 | Трудозатраты на реализацию годовых усредненных показателей по позиции 1.8. | Q 8 | (чел-час)/реал. | 3,4 | 169 | _’’_ |
| 9 | Трудозатраты на реализацию годовых усредненных показателей по позиции 1. 9. | Q 9 | (чел-час)/реал. | 3,1 | 104 | _’’_ |
| 10 | Трудозатраты на реализацию годовых усредненных показателей по позиции 1.10 | Q 10 | (чел-час)/реал. | 23,4 | 773 | _’’_ |
| 11 | Трудозатраты на реализацию годовых усредненных показателей по позиции 1.11. | Q 11 | (чел-час)/реал. | 3,4 | 74 | _’’_ |
| 12 | Трудозатраты на реализацию годовых усредненных показателей по позиции 1.12. | Q 12 | (чел-час)/реал. | 26,2 | 437 | _’’_ |
| 13 | Трудозатраты на реализацию годовых усредненных показателей по позиции 1.13. | Q 13 | (чел-час)/реал. | 31,4 | 251 | _’’_ |
| 14 | Трудозатраты на реализацию годовых усредненных показателей по позиции 1.14. | Q 14 | (чел-час)/реал. | 2,156 | 39 | _’’_ |
| Итого по трудозатратам в чел./час. | 9570 | |||||
VII. Краткая характеристика предлагаемого варианта
Для реализации комплекса технологических операций по комплектованию документальных фондов в областной (краевой) научной библиотеке предлагается создавать автоматизированную справочно-информационную подсистему "Комплектование документальных Фондов", Подсистема комплектования создает и эксплуатирует следующие базы данных: тематико-типологический план комплектования (ТТП), заказанная литература (ЗЛ), периодические издания (ПИ).
Логическая и физическая модель перечисленных баз данных показывают, что они позволяют автоматизировать практически все важнейшие технологические операции, связанные с принятием обоснованного решения о приобретении конкретного издания, осуществлением автоматизированной подписки на сериальные издания, обеспечением контроля за поступлением документов в фонд, ведением суммарного и индивидуального учета документов в более широком диапазоне признаков, с помощью которых описываются приобретаемые документы, и, наконец,, с подготовкой исходной информации для составления отчетов по выполнению плановых показателей библиотеки в разрезе отраслевой, тематической, видовой и типологической структуры документальных фондов. Наличие в логической и физической структуре необходимых элементов данных позволяет автоматизировать процессы отбора вторичных документов, которыми пополняется справочно-библиографический аппарат библиотеки. Кроме основных файлов, каждая из баз имеет вспомогательные файлы (десять). Файлы имеют реляционную, сетевую и иерархическую структуру организации. Общий объём информации в основных и вспомогательных файлах составляет 20мб. Управление базами данных обеспечивается единством программного и лингвистического обеспечения. В качестве лингвистического обеспечения баз данных используется комплекс информационно-поисковых языков классификационного и алфавитно-предметного типа ( УДК, ББК, Рубрикатор ГАСНТИ, ЕСКЛК СССР, АПУ и др.). Такое лингвистическое обеспечение обуславливается потоками входных документов - источников информации. Примерное число обращений по всему комплексу задач, включая и использование указанных баз данных другими, структурными подразделениями библиотеки , составит около 300 тысяч.
Базы данных ТТЛ и ПИ хранятся постоянно и поддерживаются в рабочем состоянии путём внесения новых, и исключения старых записей. База данных ЗЛ после её редактирования переформировывается в базу данных "Документальные фонды". Если принять во внимание, что подготовка баз данных для автоматизированной подсистемы комплектования будет примерно равна подготовке в традиционном варианте, то их эксплуатация и поддержание в рабочем состоянии может успешно осуществляться одним - двумя операторами.. Общее машинное время для объёмов работ по комплектованию фондов областных библиотек (100 - 120 тыс. первичных и 150 тыс. вторичных документов) не превысит 25 - 30 часов в год.