VIII. Возможные сферы экономии при использовании предлагаемого
варианта
Предлагаемый вариант автоматизации комплекса технологических операций по комплектованию документальных фондов в областной (краевой) научной библиотеке повысит производительность труда работников отдела комплектования и снизит стоимость заказа одного экземпляра первичного документа с 8,6 коп. до 0,4 коп. по заработной плате. Экономическая эффективность эксплуатации такой подсистемы будет еще более значительной, если учесть то, что база данных будут использоваться для решения других задач, в других структурных подразделениях библиотеки, в частности при решении вопроса отбора из потока вторичных документов карточек БКП для справочного аппарата, который осуществляют главным образом библиографы библиотеки, а также в технологических операциях по составлению основного описания и дублированию карточек - работниками отдела обработки литературы и организации каталогов.
IX. Определение показателей экономической эффективности
Годовой экономический эффект (без учета срока окупаемости технических средств и расчетного коэффициента экономической эффективности ВТ ) может быть вычислен путём подсчета текущих расходов на содержание работников библиотеки и персонала, осуществляющих комплектование документальных фондов по традиционной и автоматизированной библиотечной технологии. В эти расходы включается, прежде всего, фонд заработной платы (основной и дополнительный) с учетом, отчислений на социальное страхование. В связи с тем, что подсистеме комплектования нерационально содержать свою собственную ЭВМ, в группу текущих расходов по эксплуатации автоматизированного, варианта должны быть включены также расходы на эксплуатационные материалы (перфоленты, перфокарты, магнитные ленты). Расходы на содержание персонала могут быть определены на основе формулы:
P3 = Ч x 3 ( I + N/100 ) , где
Ч - численность персонала по штатному расписанию,
3 - среднегодовая заработная плата сотрудника.,
N- коэффициент начислений на заработную плату и отчислений
на социальное страхование.
Расходы на оплату машинного времени осуществляются, исходя из тарифа стоимости часа машинного времени определенного типа ЭВМ.
Определение эффективности технологических процессов и операций автоматизированной обработки данных «Библиотечная статистика»
I. Рассматриваемые задачи автоматизации процессов обработки данных “Библиотечная статистика”
Областная (краевая) библиотека как сложная система и объект управления (см. структуру) не только тесно взаимодействует с внешней средой, (библиотечное и информационное окружение, книготорговые, организации и учреждения, читатели и т.д.), но и создает мощный внутренний поток информации, который описывает состояние самой библиотеки в целом и её структурных подразделений в частности. На основе обработки внешних и внутренних потоков информации с учетом целей и возможностей библиотеки в каждом структурном подразделении библиотеки вырабатывается собственная управляющая информация. Состав сведений, которыми оперируют в библиотеке, охватывает практически все технологические процессы и операции во всех структурных подразделениях. Только перечень десяти технологических процессов, который охватывает комплектование, учет, каталогизацию, обслуживание читателей и т.п., насчитывает более пятисот наименований операций, по всем этим операциям ведется учет и отчетность. Многообразие типов документации, множество реквизитов - признаков и реквизитов - оснований характерно не только для входного, но и выходного документального потока. Перечень документов, в которых заключены сведения, используемые при принятии решений, насчитывает несколько десятков учетных единиц, в том числе фактуры и накладные, акты, читательские требования, учетно-регистрационная документация, (инвентарная книга, книга суммарного учета, тетради учета, библиографических справок, диспетчерские листы.). Из этих видов документов должна быть извлечена и синтезирована информация. В большинстве своём это требует многочисленных вычислительных операций. Так, например, по форме 6 НК, представляемой филиалами ЦБС, общий, объём вычислительных работ составляет 370 тыс. операций. В целуя на вычислительные работы в библиотеках затрачивается чрезвычайно много усилий и тем самым от технологической работы отвлекаются многие и многие работники.. Поэтому задача по автоматизации технологических процессов в областной. (краевой). научной библиотеке, сводится к тому чтобы без увеличения штатной численности осуществлять с достаточной оперативностью обработку всего того потока информации, который направлен на улучшение. количественных и качественных показателей работы библиотеки в целом и её структурных подразделений в частности. По - видимому, нужна такая интегральная система, в к спорой была бы сосредоточена обработка всего потока информации, поступающего о автоматизированных рабочих мест, созданных практически во всех структурных подразделениях библиотеки.
II. Цели автоматизации
Сложившаяся система сбора, обработки и проведения вычислительных. работ, по переработке потока информации, необходимой для принятия, .управленческих решений по многим критериям, не отвечает современным требованиям, которые предъявляются к управлении библиотекой. Во-первых, обработка потока управляющей информации опаздывает, и тем самым её роль при принятии решений практически равна нулю. Во-вторых, обработка потоков этой информации, осуществляется по принципу децентрализации, что не исключает во многих случаях дублирования объёмов работ и увеличивает стоимость обработки информации. Образующиеся потоки информации о затребованной литературе, о сфере занятости читателей, об эффективности использования отдельных видов документов, о формирующихся тематических направлениях документальных фондов и по другим вопросам практически не обрабатываются, и тем самым снижается научно-обоснованный уровень загрузки системы и контроль за выполнением библиотечных и библиографических услуг. Поэтому целью автоматизации технологических процессов и операций, связанных с обработкой так называемой "библиотечной статистики", является создание такой системы, которая бы обеспечивала не только сбор, обработку и оценку состояния системы, но и позволяла бы осуществлять выработку управляющих решений для всех структурных подразделений библиотеки.
На автоматизированных рабочих местах должно быть предусмотрено фиксирование и передача информации для обработки её в службу, которая отвечает за подготовку и эксплуатацию баз данных.
III. Стадия создания или применения
Проведенные предпроектные обследования позволили выявить и оценить объёмы создаваемых в структурных подразделениях библиотеки потоков информации, которые используются для планирования показателей качества труда, библиотечной продукции и услуг. Сбор и обработки информации в подразделениях библиотеки осуществляется вручную без учета интересов других подразделений.
И как результат создается неоправданно высокий уровень дублирования в учете и несопоставимость собранных данных по этому же объекту в других подразделениях (например, учет Состава читателей библиотеки). В ходе обследования удалось выявить Формы учетной и отчетной документации и отметить их несогласованность. Так, например, по ГОСТу 7.41-82 предусмотрено ведение двойного учета читателей: учет читателей по единой картотеке и учет читателей, обслуженных в отделе. Содержащаяся в. требовательных листках информация практически не используется для. управленческих решений. А обработанная информация, заключенная в этих документах, позволяет более обоснованно принимать решение о делении фондов на пассивную и активную часть, ведение, архивных, документов, передаче документов на депозитарное, хранение, включении документов, в систему обменных фондов и т.д. В ходе обследования удалось установить низкий уровень унификации отчетной и, учетной документации, слабое использование стандартов. Существующие критерии оценки функционирования библиотеки, а также качества труда подчас противоречивы (глубина индексирования и книговыдача, точность и книговыдача и т.д.).
IV. Уровень оцениваемой задачи
Значительнее место в библиотечной технологии по трудозатратам среди других технологических процессов занимает, учет. Сбор, обработка, а также проведение вычислений, в большинстве случаев осуществляются вручную. Имеющиеся средства оргтехники, (счёты, микрокалькуляторы, СБУ) в принципе не снижают, общих трудозатрат по обработке информации, которая используется для принятия управленческих решений. Значительная часть информации, которая заключена в многочисленных документах (в картотеке заказанной литературы, регистрационных картотеках читателей, книгах индивидуального и суммарного учета, читательских требованиях), практически не используется или используется очень мало, хотя в перечисленных и других документах содержатся сведения, которые позволяли бы наиболее обоснованно принимать решения по наиболее рациональному размещению документов в хранилищах, их рациональна использованию, управлению Формированием фондов, выделению читательских групп и т.п. Централизованная обработка и анализ накапливаемых данных о библиотечных фондах, читателях, о работе структурных подразделений и отдельных работниках позволяет перейти на наиболее совершенные, научно обоснованные методы управления библиотекой и прогрессивные формы библиотечного, справочно-библиографического и библиотечного обслуживания, добиваясь не только выполнения количественных, но и качественных показателей работы библиотеки.