Определение эффективности автоматизации технологических процессов аналитико-синтетической обработки документов в областной (краевой) научной библиотеке
Условия расчета
I. Рассматриваемые задачи автоматизации
Для областных (краевых) универсальных, научных библиотек одними из важнейших технологических процессов, являются подготовка и ввод документов в библиотечную систему. Сущность технологических операций по подготовке и вводу документов в систему сводится, прежде всего, к библиографическому описанию (в том случае, если отсутствует централизованная обработка), индексированию и., сражению поисковых образов документов в том справочном аппарате, который ведется в библиотеке. Во многих случаях отделы обработки литературы и организации каталогов в своей работе используются результаты деятельности. Всесоюзных информационных и библиотечных центров, осуществляющих централизованную каталогизацию, несмотря на это, комплекс технологических процессов по аналитико-синтетической обработке продолжает оставаться трудоёмким во многих случаях (64%), библиотека принимает на себя трудозатраты по этим технологическим процессам. Сложность решаемых задач, связана с индексированием документов, т. е представлением смысла документа на естественном языке в виде записи на одном из нескольких информационно-поисковых языках, которые эксплуатируются в областной (краевой) библиотеке. Сложность семантического анализа документов в библиотеке усугубляется еще тем, что тот поток, который должен быть обработан в областной библиотеке, носит универсальный характер. По результатам предпроектного следования технологические процессы, связанные с библиографированием, систематизацией, предметизацией организацией и ведением каталогов, с технической обработкой документов, по своей трудоёмкости оцениваются в 20 - 25 тыс. чел./часов. При этом значительные объёмы работ, связанные с описанием, систематизаций, подбором карточек (алфавитный, систематический ряд) выполняют не операторы и техники, а лица, имеющие высокую процессионалъную подготовку. В этой, связи целесообразно. заметить, что такое отвлечение квалифицированных сотрудников на выполнение, технологических операций, не требующих особой профессиональной подготовки, является нерациональным. В результате снижается уровень глубокого семантического анализа документов с целью обеспечения полноты и глубины его индексирования. А ведь эти два показателя в конечном итоге обеспечивают, тот уровень, который оценивается такими критериями, как релевантность и комфортность обслуживания читателей.
II. Цели автоматизации
Главная цель автоматизации процессов аналитико-синтетической обработки документов состоит не только в том, чтобы сократить трудовые затраты на комплекс технологических операций по подготовке и вводу документов в библиотечную систему, но обеспечить на этом этапе достаточную, полноту и глубину, индексирования и тем самым улучшить условия эксплуатации, документальных фондов.,-, сократить сроки задержки документов, находящихся в отделе обработки литературы.
Ш. Стадия создания (или применения средств, автоматизации аналитико-синтетической обработки документов).
Анализ результатов предпроектного обследования позволял не только выявить, но и оценить структуру технологических операций, которые охватывают процессы библиографирования, систематизации, предметизации и организации справочно-библиографического аппарата. Ведь, в сущности, комплекс технологических процессов семантического анализа и индексирования прямо влияет на эффективность (спрос) эксплуатации документальных фондов хранящихся в библиотеке.
Рассматривая вопросы автоматизации технологических процессов, следует выделить три группы технологических операций. Первая, группа технологических операций, которые связаны с индексированием документов, требует более, обстоятельной проработки. Вторая группа технологических операций, которая охватывает, вопросы собственно каталогизации, библиографического описания, подбора (систематизации) может обеспечиваться базами данных, которые будут создаваться при реализации технологических процессов по комплектованию фондов. Третья группа технологических операций (техническая обработка), потребует более широкого применения средств организационной техники. Достаточно сказать, что опыт применения этих средств накоплен как в органах информации, так и в библиотеках.
IV. Уровень оцениваемой задачи
Весь комплекс технологических операций по каталогизации технической обработке документов, организацией и ведению каталогов в настоящее время в объектах обследования практически выполняется вручную. В отдельных случаях применяются пишущие машинки. Однако, если судить по публикациям, освещающим, опыт, автоматизации библиотечно-библиографических процессов, особенно за рубежом, целесообразно отметить, что эти вопросы в принципе решены. Достаточно указать, что из 995 публикаций в 146 рассматриваются вопросы создания и эксплуатации машинных каталогов, в 20 работах освещаются вопросы применения баз данных для библиографического описания документов, 18 работ в той или иной степени освещают опыт применения средств оргтехники для механизации технической обработки документов. Имеющийся опыт использования баз данных для каталогизации документов в СССР (БЕН, ГБЛ) позволит не только изучить и сформулировать его, но и практически использовать этот опыт проектирования автоматизированной библиотеки.
У. Назначение результатов автоматизации процессов обработки литературы в областной (краевой) библиотеке.
Результаты решения задач по автоматизации аналитико-синтетической обработки (каталогизация, ведение каталогов) будут, прежде всего, использованы читателями библиотеки, сократится время на поиск библиографических описаний по запросу читателей, станет возможным автоматизировать подготовку списков вновь поступившей, литературы и на этой основе осуществлять индивидуальное и коллективное информирование. С накапливанием библиографических описаний в базе данных "Документальные фонды библиотеки" станет возможным обеспечение библиографической информацией нужд науки и производства (осуществление ретроспективного Поиска), снизятся стоимостные показатели обслуживания читателей в.библиотеке, достаточно сказать, что только по "узким" местам производства в Кузбассе нуждаются в библиографическом обеспечении более 55 тысяч мероприятий по рационализации и совершенствованию производства.
VI. Краткая характеристика базового варианта
Рассматривая базовый вариант комплекса технологических процессов, которые охватывают техническую обработку документов, каталогизацию, организацию и ведение, библиотечных каталогов, целесообразно отметить, что в отделах обработки литературы и организации каталогов областной (краевой) библиотеки используются, с одной стороны, результаты централизованной обработки, которая осуществляется в издательствах путем снабжения книг классификационным индексом и макетом описания, а с другой стороны, результаты централизованной каталогизации, которую осуществляет Всесоюзная Книжная Палата по таким видам документов как книги, сериальные издания (журналы, газеты.). Вместе с тем часть входного потока документов требует от библиотеки самостоятельного проведения всех тех технологических операций, которые связаны с каталогизацией. Чаще всего в этом потоке представлены, главным образом, материалы конференций, научно-технических семинаров и малотиражная ведомственная литература. Анализ деятельности этих отделов убеждает в том, что, несмотря на использование результатов централизованной каталогизации, в библиотеках приходится по ряду причин вести, доработку документа (опоздание карточек ВКЛ на поступившие издания несоответствие классификационного индекса, которым наделен документ, областям его применения и т.д.). Доработка изданий, осуществляемая в библиотеках» связана еще и с тем, что классификационные индексы, которыми снабжаются издания и вторичные документы, не обеспечивают достаточной глубины, что в свою очередь, вызывает, к жизни потребность в реклассификации документов. Все это, вместе взятое, не только увеличивает стоимость обработки издания и трудоёмкость этих работ но и ведет к удлинению директивных сроков обработки документов.
Сведения о структуре трудозатрат и объёмах выполняемых работ по каждой технологической операции приводятся в таблицах ниже.
VII. Краткая характеристика предлагаемого варианта
Анализ набора технологических операций, связанных с каталогизацией документов в библиотеке, которые осуществляются в отделе обработки литературы и организации каталогов, показывает, что весь этот набор дублирует аналогичные операции при оформлении заказов на документы, которые осуществляются отделом комплектования документальных фондов. В предлагаемом варианте за отделом обработки литературы и организации каталогов остается техническая обработка документов, при которой могут быть широко использованы средства организационной техники. Вместе с этим отдел приобретет новые функции по поддержанию в рабочем состоянии машинных ката-1 логов, внесению изменений в них, а также исключению из баз данных ненужных сведений, поддерживанию комплекса лингвистического обеспечения автоматизированной библиотеки.
VIII. Возможные сферы экономии при автоматизации процессов каталогизации