В автоматизированной библиотеке комплекс файлов баз данных состоит из комплекса файлов "Описание документов" и комплекса Файлов "Управление библиотекой". Комплекс файлов "Управление библиотекой" должен позволять прямой доступ к информации и осуществлять вывод результатов обработки информации в необходимом формате. Разнотипность файлов в базах данных влияет на структурирование баз данных, и это должно учитываться при проектировании АБС. Многообразие информационных задач в автоматизированной библиотеке должно учитываться и средствами лингвистического обеспечения. С лингвистическим обеспечением АБС, как известно, связывается эффективность работы любой автоматизированной системы. Анализ комплекса информационных задач в библиотеке указывает на то, что в настоящее время для их решения в АБС должны быть задействованы информационно-поисковые языки классификационного, алфавитно-предметного, фасетного, дескрипторного типа, а также проблемно-ориентированные ИПЯ. Комплекс информационно-поисковых языков в автоматизированной библиотеке должен обеспечивать все те функции, которые возложены на библиотеку в области комплектования, научной обработки документов, систематизации, хранения, поиска информации, обслуживания читателей, управления библиотекой, библиотечными системами и сетями.
При изучении библиотечной технологии для каждой обследуемой библиотеки определена весомость технологических процессов, которые характеризуются следующими усредненными данными: комплектование библиотечного фонда - 5,4%, учет - 1,8%, библиографическое описание произведений печати - 8,2%, систематизация и предметизация произведений печати - 5,4%, организация библиотечного каталога - 4,4%, техническая обработка произведений печати - 1,2%, работа с фондом - 18,8%, обслуживание читателей - 50,5:, обслуживание читателей по МЕА - 2,1:, справочно-библиографическая и информационная работа - 2,2%.
В процессе изучения библиотечной технологии установлена высокая степень дублирования отдельных технологических операций и целых технологических процессов. Под одной крышей областной библиотеки практически функционирует несколько самостоятельных библиотек, которые осуществляют все технологические процессы, свойственные любой библиотеке (комплектование, учет, научная обработка, создание справочного аппарата, обслуживание читателей, справочно-библиографическая работа). Такая организация библиотечной технологии ведёт к неоправданному дублированию технологических процессов и операций и снижает качественные показатели, предъявляемые к ним.
Параметры библиотечных, справочно-библиографических и информационных услуг областных, краевых библиотек, вычисленные как отношение трудозатрат по их реализации к общим трудозатратам библиотеки, характеризуются следующими усредненными данными в процентах (табл. 12).
Таблица 12
| № п/п | Библиотечные и библиографические услуги | % общих трудозатрат |
| 1 | Выдача книг | 90,15 |
| 2 | Обслуживание читателей по МБА | 0,99 |
| 3 | Книжные выставки | 2,58 |
| 4 | Библиографические обзоры | 1,98 |
| 5 | Фактографические справки | 0,17 |
| 6 | Тематические библиографические справки | 0,5 |
| 7 | Библиографические справки на уточнение | 0,29 |
| 8 | Библиотечные справки | 0,37 |
| 9 | «Дни информации» | 0,37 |
| 10 | «Дни специалистов» (вечера) | 2,4 |
| 11 | Консультации читателей у каталогов | 0,19 |
При анализе данных таблицы обращает внимание небольшой перечень этих услуг. Областная библиотека, оставаясь главным библиотечный, учреждением области сосредотачивает внимание на обслуживании книгой прежде всего читателей областного центра и её сфера влияния как справочного, библиографического и, наконец, библиотечного центра области крайне ограничена. Об этом достаточно убедительно свидетельствует выдача книг по МЕА. и показатели справочно-библиографической работы. Расширение и укрупнение областной (краевой) библиотеки как справочного, библиографического и библиотечного центра лежит в русле развития комплекса библиотечно-библиографических и информационных услуг с учетом нужд реализации экономических, и социальных программ предприятий и организаций области (края).
Обстоятельный анализ существующей библиотечной технологии в областных и краевых научных библиотеках позволил не только осознать всю специфику функционирования сложной системы, какой является областная библиотека, но и более обоснованно осуществлять выбор подходов в решении вопросов автоматизации библиотечно-библиографических процессов в областной (краевой) библиотеке.
Разработка проекта автоматизированной библиотеки как автономной системы не может быть осуществлена по ряду причин, и, прежде всего, потому, что областная библиотека имеет тесные связи с большим количеством поставщиков документов. Кроме того, автоматизированная областная библиотека должна работать в режиме сети: такая автоматизированная система, какой является областная библиотека, не может не адаптировать базы данных, создаваемые и распространяемые международными, всесоюзными отраслевыми и региональными информационными и библиотечными центрами.
Из анализа библиотечной технологии следует, что внедрение в практику работы библиотек средств автоматизации потребует разработки новых технологических процессов и операций. Наряду с широким использованием внешних баз данных, областные библиотеки будут создавать, и наполнять новой информацией "собственные" внутренние базы данных, такие, например, как "Документальные, фонды", "Читатели", "Библиотечные сети и системы", "Библиотечные кадры", "Нормативно-справочная база библиотеки" и др.
Многообразие информационных задач и баз данных потребует по-иному подходить к выбору комплекса лингвистического обеспечения автоматизированной областной (краевой) библиотеки. При этом потребуется разработка новых информационно-поисковых языков, обслуживающих специфические базы данных. Разработка новых информационно-поисковых языков, форматов входных и выходных потоков документов должна учитывать потребности не только самой автоматизированной библиотеки, но и всех тех пользователей системы, которые заинтересованы в получении сведений, содержащихся в базах данных библиотеки.
Анализ информационной и библиотечной деятельности областных (краевых) библиотек на современном этапе позволяет выдвинуть "предложение об изменении структуры библиотечных, справочно-библиографических и информационных услуг. При этом целесообразно развивать деятельность межбиблиотечного абонемента, с таким расчетом, чтобы 60-70 процентов трудозатрат, связанных с выдачей книг, падало бы на трудозатраты, связанные с обслуживанием читателей по МЕА. Решение этой задачи может быть обеспечено подключением к ней сотрудников ЦБС в качестве агентов автоматизированной областной библиотеки, на которых возлагается одна из важнейших функций библиографического информирования – выявление потребностей на библиографическую информацию и подготовка запросов для ввода в автоматизированную библиотеку. Одновременно ими должна обеспечиваться функция обучения абонентов системы по эффективному использованию возможностей, которые создаются автоматизированной областной библиотекой.
Полученные результаты позволяют оценить информационные задачи, которые подлежат автоматизации по таким технологическим процессам, как комплектование документальных фондов, их учет, библиотечное и информационно-библиографическое обслуживание читателей, управление библиотечными сетями и системами, а также внести предложения о создании фактографических баз данных автоматизированной областной (краевой) библиотеки, которые позволяют, в конечном счете, осуществлять управление библиотечной деятельностью на базе широкого использования средств вычислительной техники. Результаты исследования положены в основу разработки предложений для технического задания на типовой проект автоматизации областной (краевой) научной библиотеки.