Необхідність вчинення нотаріальних дій іноді призводить до ускладнень у нотаріальному процесі, а саме — до відкладення вчинення нотаріального провадження або його зупинення. В разі неможливості отримання документів від посадових осіб, підприємств, установ, організацій, необхідних для вчинення нотаріального провадження, нотаріус має відмовляти у його вчиненні.
При розгляді заяви по суті пропонуємо виокремити основні нотаріальні дії, що складають процес підготовки до вчинення нотаріальних дій. Розгляд заяви по суті має відрізнятися від підготовчих дій тим, що на цій стадії повинні перевірятися всі умови, що визначають можливість вчинення нотаріальних дій, наприклад усі необхідні для вчинення нотаріального провадження документи, встановлюватися всі заінтересовані особи, перевірятися умови додержання всіх процесуальних строків, передбачених законом, підготовленого або перевіреного проекту угоди.
Отже, розгляд заяви по суті — це фактично прийняття нотаріусом остаточного рішення про можливість вчинення нотаріальних дій за підсумком вчинених підготовчих нотаріальних дій.
Практичне значення такого поняття як "розгляд заяви по суті" можна пояснити також тим, що ця підготовча дія має застосовуватись нотаріусом для самоконтролю, а особливо – для складних підготовчих стадій, коли нотаріальний процес мав ускладнення. В останньому випадку нотаріус зобов'язаний знову встановити особу громадянина, його представника, представника підприємства або установи, якщо нотаріальний процес мав ускладнення. Перевіряються також у цьому випадку дієздатність громадян та правоздатність юридичних осіб.
Процесуальний інтерес має викликати також дослідження стадії вчинення нотаріальних дій.
Після підготовки та розгляду заяви по суті нотаріус переходить до безпосереднього вчинення нотаріального провадження. З початком вчинення нотаріальних дій автор пов'язує вчинення первісного запису в реєстрі вчинюваних нотаріальних дій, що не має зворотного характеру тощо. Отже, з цього часу нотаріальні процесуальні правовідносини повинні набувати чітко визначеного законом характеру щодо послідовності вчинення нотаріальних дій та їх змісту [95, с. 380].
Окремі нотаріальні провадження можуть тривати довгий проміжок часу, наприклад, зберігання документів, спадкового майна тощо, тому, як на мене, іноді доречно застосовувати поняття не лише вчинення, а й здійснення нотаріального процесу. При вчиненні нотаріального провадження нотаріус перевіряє справжність підпису учасників угоди. Всі нотаріальні дії повинні реєструватися в реєстрах нотаріальних дій.
Деякі автори відносять до особливої стадії нотаріального процесу стадію виконання вчинених нотаріусом виконавчих написів. На нашу думку, це — суттєва процесуальна помилка. Після вчинення нотаріусом виконавчих написів документи повинні передаватися державній виконавчій службі. Нотаріус лише вчиняє виконавчий напис і після вчинення цієї дії не має ніяких повноважень щодо контролю за виконанням тощо. Тобто ці правовідносини мають регулюватись Законом України "Про виконавче провадження", згідно з яким нотаріус не наділений правом представництва інтересів стягувача.
Отже, необхідно визнати, що ця стадія набуває окремого від нотаріального процесу характеру, регулюється іншим законодавством та виконується іншими посадовими особами. Проілюструвати це можна таким прикладом: спадкове майно, отримане неповнолітньою особою, передається в управління опікуну чи піклувальнику, але ми не говоримо про період управління цим майном, що він також належить до стадій нотаріального процесу.
В. Аргунов відводить окреме місце в стадіях нотаріального процесу оскарженню дій посадових осіб нотаріату. Л. Радзієвська вважає, що судовий процес є продовженням нотаріального. Але з цими точками зору також не можна погодитись. Запозичення з норм ЦПК за аналогією з апеляційною інстанцією можливості перевірки законності та обґрунтованості судових рішень не може поширюватися на нотаріальний процес. Цивільний процес здійснюється відповідно до вимог ЦПК і не може вважатись продовженням нотаріального процесу, оскільки він спрямований на позбавлення нотаріальних процесуальних правовідносин спірного характеру. Участь у цивільному судочинстві осіб, які брали участь у нотаріальному процесі, визначає характер та зміст справи, але поряд з цими особами в справі можуть брати участь й інші особи, участь яких зумовлюється цивільним процесуальним порядком розгляду справи. Передбачений ЦПК порядок подання скарги через нотаріуса або посадову особу, яка вчинила нотаріальну дію, слід розуміти як засіб прискорення цивільного судочинства, який не має нічого спільного з вимогами нотаріального процесу. Якщо апеляційна інстанція в цивільному процесі належить до структури судів, але вищої порівняно із судом першої інстанції, яка користується тією ж цивільною процесуальною формою, що й загальні суди, то перевірка законності дій нотаріуса здійснюється в порядку цивільного судочинства. Таким чином, при оскарженні нотаріальної дії або відмови у її вчиненні (ст. 50 Закону) до суду виникають нові — цивільні процесуальні, а не нотаріальні процесуальні правовідносини. Останні, як на мене, на цей проміжок часу повинні призупинятися [27, с. 21].
Після того, як було розглянуто цивільну справу та в разі задоволення вимог заявника, нотаріус чи інша посадова особа нотаріату зобов'язується судовим рішенням до вчинення нотаріальної дії. Крім того, чи можна вважати позов до нотаріуса продовженням нотаріального процесу? На наш погляд, однозначно ні, оскільки в цьому випадку нотаріус набуватиме статусу відповідача, він може бути зобов'язаним судом до відшкодування завданої шкоди тощо. Отже, є можливість визнати, що судовий розгляд справи, яка випливає з нотаріального провадження, також є характерним ускладненням нотаріального процесу, а не його стадією.
Розділ 3. Поняття, ознаки та юридична природа нотаріальних правовідносин
В юридичній літературі існує думка про відсутність нотаріальних процесуальних правовідносин, учені навіть не намагаються досліджувати та розкривати їх суть. Ця теорія базується на "аксіомі", що нотаріус не перебуває в матеріально-правових відносинах з особою, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії.
Але, на нашу думку, справляючи плату за вчинення нотаріальних дій нотаріус бере на себе відповідальність за відповідність таких дій закону та підзаконним нормативно-правовим актам. Отже, можна вважати, що нотаріус вступає у матеріальні правовідносини з особою. Неважко довести, що приватний та державний нотаріуси при цьому мають особисту заінтересованість і несуть особисту відповідальність. Так, приватний нотаріус, особисто вчиняючи нотаріальну дію, отримує за це плату за домовленістю із стороною, а державний нотаріус — заробітну плату.
На підставі цього можна вважати, що у випадку, коли особа звертається до суду за захистом права, порушеного нотаріальною дією, та одночасно вимагає відшкодування матеріальної та моральної шкоди від нотаріуса, що ці відносини мають матеріально-правовий характер. Отже, в даному випадку має місце особистий інтерес нотаріуса у вирішенні справи, наявність якого заперечують деякі автори. Звідси незрозумілою є позиція багатьох фахівців, які не можуть встановити природу нотаріальних процесуальних правовідносин і як наслідок — дійти єдиної думки про характер скарги на нотаріальні дії або відмови в її вчиненні. Оскільки держава наділила нотаріальні органи та певних посадових осіб відповідними повноваженнями, їх компетенція має загалом адміністративне походження, що зумовлює по суті державну відповідальність за наслідки їх діяльності. Однак ця концепція в сучасних умовах суперечитиме існуванню та діяльності приватних нотаріусів [32, с. 58].
Відносячи нотаріуса до зацікавлених осіб (ч. 6 ст. 50 Закону "Про нотаріат"), законодавець тим самим констатує його зацікавленість у вирішенні справи. Оскільки зацікавленість нотаріуса прямо протилежна інтересам заявника і він повинен відповідати за порушення прав та інтересів заявника, що охороняються законом, то доречніше, на наш погляд, називати його відповідачем. На підтвердження цієї думки можна навести положення ст. 21 та ст. 27 Закону "Про нотаріат", які прямо передбачають відповідальність нотаріусів за шкоду, заподіяну особі внаслідок незаконних або недбалих дій. Таким чином, це положення підтверджує наявність матеріально-правових зобов'язань нотаріуса перед особою.
Є можливість підкреслити, що матеріально-правова заінтересованість нотаріуса на стадії вчинення нотаріального процесу не повинна впливати на об'єктивність та неупередженість, незалежність і підпорядкування його дій тільки закону.
Значно складніше визначити характер правовідносин осіб, для яких вчинення нотаріальних дій не є основним функціональним завданням. У Законі ці правовідносини не обумовлені, відсутня норма, що передбачала б, які вимоги повинні висуватися до таких осіб, якими мають бути їх рівень освіти та відповідальність.