Практично поза увагою законодавця опинилась така структурна одиниця нотаріату, як державний нотаріальний архів, хоча його важливість очевидна, як зазначають деякі автори. Але чи достатнім є для правильного сприйняття ролі і значення державного архіву зазначення про його існування в ст. 23 Закону? На наш погляд, така функція, як збереження нотаріально посвідчених документів не може залишатись поза увагою Закону, а також не врегульовуватись відповідно до єдиної нотаріальної процесуальної форми. Так, згідно з Положенням про державний нотаріальний архів на підставі графіків здійснюється приймання документів не пізніше двох років після закінчення 10-тирічного строку їх зберігання у фондоутворювачів. Отже, періодичність здачі документів державними нотаріальними конторами та архівами становить 12 років, але в цих правовідносинах немає ясності, оскільки не встановлено: здача в архів документів — це право нотаріуса чи його обов'язок. При цьому надане державному нотаріальному архіву право здійснювати контроль за зберіганням документів у фондоутворювачів, право вимагати додержання правил роботи з архівними документами, залучати в необхідних випадках як експертів і консультантів працівників органів нотаріату — це властиві адміністративним правовідносинам владні повноваження, які не підкріплюються відповідними санкціями, що регламентовані законом. Це положення нетипове для адміністративних правовідносин. А тому можна лише здогадатись про необхідність у певних випадках представників державного архіву звертатись до Мін’юсту з метою вжиття єдиного адміністративного заходу до порушника законодавства — зняття з посади або позбавлення права займатись нотаріальною діяльністю. Але цей шлях ускладнений, оскільки згідно зі ст. 12 Закону підставою для застосування санкцій є порушення вимог законодавства, а не інших нормативних актів. Тому доцільно більшу увагу приділити в Законі основним правам і обов'язкам такого суб'єкта нотаріально-адміністративних правовідносин, яким є державний архів та його повноважні представники [33, с. 173].
Тож одна з основних адміністративних функцій — регламентація правовідносин — потребує від адміністративних органів прискіпливої уваги саме до: а) впорядкування, закріплення, вдосконалення існуючих суспільних відносин; б) конструювання нових суспільних відносин, що відповідають вимогам об'єктивних законів розвитку суспільства, положенням Конституції; в) охорони врегульованих нормами адміністративного та інших галузей права суспільних відносин; г) витіснення із сфери діяльності виконавчої влади суспільних відносин, що не відповідають інтересам громадян, суспільства, держави.
Таким чином, моя концепція стосовно меж дослідження нотаріально-адміністративних відносин по суті залишилась тією ж, але попередній аналіз свідчить про розширення меж дослідження нотаріально-адміністративних правовідносин.
Нотаріально-адміністративні правовідносини мають визначати, на наш погляд, які положення безпосередньо стосуються внутрішніх взаємовідносин у структурі нотаріату, а саме:
правові аспекти взаємовідносин у структурі нотаріату, складовою частиною яких є дисциплінарна відповідальність державного і приватного нотаріуса тощо;
положення про оновлення нотаріату України.
Але можна констатувати, що на сьогодні реальних змін у регламентації нотаріально-адміністративних відносин не відбулось, тому порушені проблеми не втратили своєї актуальності. Але на відміну від попередніх публікацій, торкнуся лише основних проблем, що властиві нотаріально-адміністративним правовідносинам. Постійно робляться спроби змінювати законодавство, за допомогою інструкцій, положень, директив, листів, наказів та указів встановлювати різні ставки щодо справляння податків з доходу приватних нотаріусів, визначати норми тих чи інших положень, що регулюють нотаріальну діяльність. Це призводить до невпевненості нотаріусів, конфліктних ситуацій тощо.
Стосовно взаємовідносин, які мають місце між нотаріусами приватними, між приватними та державними, посадовими особами виконкомів та посадовими особами, зазначеними у ст. 40 Закону, виникає питання про підстави їхньої співпраці. На наш погляд, тут можливі дві підстави: цивільно-правова угода про співпрацю та вимоги законодавства (ст. 60 Закону). Гіпотеза про можливість виникнення між нотаріусами певних правовідносин, що регулюються цивільними угодами про співпрацю, обумовлюється необхідністю налагодження тісних взаємозв'язків між особами, що вчиняють нотаріальні дії в різних регіонах. Так, розгляньмо ситуацію, коли боржник і кредитор мешкають у різних містах, і громадянин бажає скористатись нотаріальним провадженням щодо передачі грошей кредитору через нотаріальну контору. В такому разі громадянину для передачі грошей необхідно їхати до нотаріуса за місцем проживання кредитора (в протилежному випадку кредитору необхідно було б їхати до нотаріальної контори за місцем проживання боржника, що є некоректним стосовно правомочної особи і привілеєвим щодо зобов'язаної особи), де будуть прийняті гроші в депозит. Якщо ж між нотаріусами будуть налагоджені зв'язки, то тоді від нотаріуса, який прийняв гроші в депозит, вимагатиметься лише встановлення у кредитора, до якої нотаріальної контори необхідно переказати гроші. А від іншого нотаріуса вимагатиметься їх видача. Таким чином, принцип сприяння громадянам та юридичним особам у вчиненні нотаріальних дій набуде додаткового змісту, що зумовлює також необхідність виникнення тісних взаємозв'язків між нотаріусами [48, с. 115].
Але виходячи із функцій нотаріату в Україні, необхідно розробити й певну систему взаємодії нотаріату з правоохоронними органами, що має здійснюватись через Міністерство юстиції, яке, на нашу думку, повинно виконувати функцію координатора такої діяльності. При цьому повинен враховуватися процесуальний характер нотаріальної діяльності. Така взаємодія має бути відображена в Законі та спрямована на вирішення загальних правоохоронних та правозахисних функцій держави.
Для виконання таких функцій сьогодні вже діють Єдиний реєстр для реєстрації заборон відчуження об'єктів нерухомого майна, Єдиний реєстр доручень, запроваджені спеціальні бланки нотаріальних документів, здійснюється нотаріусами інформування органів опіки та піклування про угоди за участю неповнолітніх та недієздатних осіб. Але для виконання правоохоронної функції недостатнім є односторонній потік інформації — від нотаріуса до інших правоохоронних органів. Наприклад, якщо Національний банк надсилає телеграму "відносно підробки векселів", то відповідна інформація має надходити й до Мін’юсту, оскільки нотаріусами вчиняються нотаріальні дії з векселями і тому зрозуміло, що така інформація цікавить кожного нотаріуса. Крім того, на нашу думку, доцільно створити єдиний інформаційний банк даних щодо осіб, які є психічно хворими, визнані судом недієздатними та одночасно є власниками нерухомості, а також щодо втрачених паспортів, інших документів, за якими встановлюється особа, тощо.
Особливо проблемним у наш час є питання стосовно можливості держави регламентувати чисельність приватних нотаріусів у адміністративному порядку. Це положення виникло з пункту 4 Указу Президента України від 23 серпня 1998 р. № 932/98 "Про врегулювання діяльності нотаріату в Україні", в якому зазначається, що кількість приватних нотаріусів у межах нотаріального округу визначається Міністерством юстиції України залежно від чисельності населення. На підставі Указу був виданий наказ Міністра юстиції України від 12 січня 1999 р. №2/5, в якому без визначення основного критерію — зв'язку між чисельністю населення, що припадає на одного приватного нотаріуса, зроблено обмеження по регіонах загальної кількості приватних нотаріусів. На запровадження цього положення був введений Єдиний реєстр нотаріусів. Таке обмеження доступу до приватної нотаріальної діяльності серед юристів отримало неофіційну назву "квотування" [13, с. 134].
Розгляньмо випадок, який суперечить можливості практичного застосування цього наказу. Так, стосовно кількості посад державних нотаріусів, як було раніше зазначено, діє принцип керівництва цим питанням з боку Міністерства юстиції України, отже, кількість посад державних нотаріусів може визначатися вищезазначеними органами. Але щодо кількості робочих місць приватних нотаріусів квотування суперечить нормі закону. А саме, тут необхідно виходити з чинної норми закону — відмова у реєстрації приватної нотаріальної діяльності не допускається (ст. 24 Закону), крім того, з вищенаведеного випливає: це питання регулюється Законом, а не Міністерством юстиції. Так, на підставі цього положення будь-який державний нотаріус може подати заяву про звільнення з роботи із збереженням свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю і подати заяву про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності. Таким чином, якщо й вважати квотування можливим та необхідним, то лише посад державних нотаріусів.
З аналізу проекту Закону України "Про нотаріат", який був розроблений під керівництвом квебекських фахівців, стає зрозумілою тенденція до обмеження кількості приватних нотаріусів і нотаріусів взагалі. Так, пропонується запровадити лише приватну форму нотаріальної діяльності. Дійсно, в Квебеку така форма діяльності себе виправдовує, хоча й з певними ускладненнями, але рівень життя громадян Канади значно вищий, приватним нотаріусам Квебеку дозволено займатись поряд з нотаріальною також підприємницькою діяльністю, в законодавстві цієї країни не існує обов'язку громадян вчиняти певні юридично значимі дії лише в нотаріальному порядку тощо [41, с. 90].